53. Úplnost dokladů

Cesta: Účetnictví → Úplnost dokladů

Úplnost dokladů je pouze čtecí kontrola ve dvou směrech:

1. hledá starší skutečné bankovní pohyby, ke kterým není doložený ani zaúčtovaný účetní případ,
2. hledá otevřené pohledávky a závazky po splatnosti.

Sestava nic automaticky nepáruje, nekontuje ani nemění stav dokladu. Je dostupná jen pro firmu v podvojném účetnictví a pro uživatele s právem číst účetnictví.

53.1 Bankovní pohyby bez dokladu

Výchozí práh je 30 dní. Lze zadat 0 až 3 650 dní a omezit výsledek na všechny, příchozí nebo odchozí pohyby. Do výsledku se dostane pohyb, který splňuje všechny podmínky:

• pochází ze skutečného bankovního výpisu (source = statement),
• je stále nespárovaný a nemá matched_invoice_id,
• jeho datum je nejpozději v den odpovídající zvolenému prahu,
• není k němu evidována úhrada ve vazbě faktury ani obecné párování platby,
• nemá aktivní účetní zápis se zdrojem banka,
• bankovní účet výpisu bezpečně náleží zvolené firmě.

Ignorované a spárované pohyby, pohyby s evidovanou úhradou a pohyby už zaúčtované do deníku se nezobrazí. Kontrola se neptá, zda existuje návrh kontace v Automatu; rozhodující je skutečný doklad, párování a aktivní zápis.

Každý řádek ukazuje datum, stáří, protistranu, popis, částku a stav:

• Doklad chybí — není otevřená žádost o tento podklad,
• Doklad vyžádán — existuje žádost navázaná na bankovní pohyb ve stavu Vyžádáno.

Odkaz Otevřít výpis vede na detail bankovního výpisu. Samotný štítek Doklad vyžádán položku neřeší; podklad je potřeba doručit, zkontrolovat a správně zaúčtovat.

Aging a součty

Pohyby jsou rozdělené podle stáří:

• 0–30 dní,
• 31–60 dní,
• 61–90 dní,
• 91–180 dní,
• více než 180 dní.

Souhrn u každého pásma obsahuje počet a korunový součet. Do korunových součtů se zahrnují pouze pohyby vedené v CZK; cizoměnový pohyb zůstane v seznamu, ale bez spolehlivého přepočtu se nepřičte k total_czk. Součet zachovává znaménko pohybu, takže odchozí částky mohou souhrn snižovat.

🛈 Pohyb bez faktury nemusí být chyba. Daně, pojistné, mzdy, bankovní poplatky, vlastní převody nebo vklady mohou mít jiný účetní podklad. Kontrola říká, že z dostupných vazeb nevidí doklad ani zaúčtování; neurčuje daňovou uznatelnost.

53.2 Doklady po splatnosti bez plné úhrady

Druhá část používá stejné historické saldokonto jako účetní sestava:

• účet 311 pro vydané faktury a pohledávky,
• účet 321 pro přijaté faktury a závazky.

Ke dni spuštění vypočte pro každou otevřenou položku:

1. účetně zachycenou částku orientovanou na normální stranu účtu,
2. poměr zaplacení z doložených úhrad a storen,
3. zbývající korunovou částku,
4. počet dní po splatnosti.

Plně vyrovnaná položka v haléřích se vynechá. Doklad se splatností dnes ještě není po splatnosti. Výsledek je seřazený od nejstaršího prodlení a každý řádek vede na detail vydané nebo přijaté faktury.

Částka Zbývá uhradit je účetní zůstatek v CZK, ne původní nominální částka v měně dokladu. Záporná otevřená položka může znamenat přeplatek nebo dobropis a musí se posoudit podle detailu saldokonta.

53.3 Doporučený postup

1. Nastavte práh podle interního rytmu předávání dokladů; pro měsíční práci je obvykle vhodných 30 dní, před uzávěrkou lze použít kratší interval.
2. Projděte zvlášť odchozí a příchozí bankovní pohyby.
3. U chybějícího podkladu ověřte, zda již není v Dokumentech nebo mezi přijatými fakturami; případně jej vyžádejte.
4. U oprávněné platby bez faktury doložte jiný průkazný podklad a zkontujte ji podle povahy operace.
5. U dokladů po splatnosti zkontrolujte skutečné úhrady, částečné platby, dobropisy, zápočty a kurzové rozdíly. Neměňte pouze štítek stavu dokladu, pokud by přestal odpovídat deníku.
6. Po opravách sestavu načtěte znovu a pokračujte Měsíční kontrolou.

53.4 Rozdíl proti K doúčtování

K doúčtování zahrnuje všechny aktuálně nezaúčtované vydané a přijaté doklady a banku bez návrhu bez ohledu na stáří. Úplnost dokladů naproti tomu:

• aplikuje na banku nastavitelný časový práh,
• vyžaduje současně absenci dokladu, párování i aktivního bankovního zápisu,
• přidává opačný pohled na doklady po splatnosti z účtů 311 a 321,
• nerozlišuje, zda pro bankovní pohyb existuje čekající návrh v Automatu.

Prázdný výsledek neprokazuje, že v účetnictví nechybí doklad, který do systému vůbec nevstoupil. Je to technická kontrola úplnosti vazeb nad dostupnými daty, nikoli úplná inventura účetních případů.