58. Účetní kontroly a inventarizace
MyÚčto nabízí několik kontrolních pohledů, ale žádný z nich sám neprokazuje věcnou správnost účetnictví. Tato kapitola skládá jednotlivé kontroly do jednoho měsíčního a ročního postupu a vysvětluje, co systém pouze signalizuje a co musí účetní ověřit nezávislým podkladem.
58.1 Tři vrstvy kontroly
- Provozní úplnost — K doúčtování a Úplnost dokladů hledají známé položky bez dokončeného zpracování.
- Účetní integrita — měsíční kontrola, deník, předvaha a saldokonto hledají nevyrovnané zápisy, neobvyklé zůstatky, nezpracované úhrady a chybějící návaznosti.
- Inventarizace a daňová rekonciliace — účetní zůstatek se porovnává s fyzickým, smluvním nebo externě potvrzeným skutečným stavem.
Prázdná fronta nebo zelený technický check není důkaz, že nechybí smlouva, přijatá faktura, závazek, majetek nebo časové rozlišení, které systém neměl z čeho rozpoznat.
58.2 Doporučená měsíční kontrola
- Dokonči nebo vysvětli položky v K doúčtování.
- Otevři Účetnictví → Úplnost dokladů a projdi bankovní pohyby bez dokladu a neuhrazené doklady po splatnosti.
- Spusť Účetnictví → Měsíční kontrola za přesný měsíc či kvartál.
- Porovnej banku a pokladnu s výpisy, saldokonto s knihou pohledávek a závazků a účet 343 s DPH za stejné období.
- U cizoměnových dokladů spusť Daně → Audit kurzů (ČNB) a vysvětli významné odchylky.
- Oprav zdrojové doklady a kontroly spusť znovu.
- Po potvrzeném podání DPH období vědomě zamkni k datu a ulož důvod.
Kontroly jsou read-only, pokud u nich není výslovně uvedeno tlačítko pro vytvoření návrhu či zápisu. Nález se nemá „zazelenat“ ručním dorovnáním bez podkladu.
58.3 Provozní úplnost dokladů
Podrobný popis obou pracovních pohledů je rozdělený podle bodů menu:
- K doúčtování je operativní fronta skutečných bankovních pohybů bez návrhu, nezaúčtovaných dokladů a otevřených žádostí;
- Úplnost dokladů kontroluje bankovní pohyby bez podkladu a opačným směrem otevřené saldo po splatnosti.
Pohyb může být oprávněně bez faktury — například daň, pojistné, bankovní poplatek, převod mezi vlastními účty nebo výplata. Požadavek na chybějící dokument pouze eviduje komunikaci; případ je vyřešený až po doručení, kontrole a správném zaúčtování podkladu.
58.4 Audit párování plateb
Měsíční kontrola porovnává stav úhrad, vazby bankovních pohybů a otevřené saldo. Typické nálezy:
- doklad označený jako zaplacený bez odpovídající úhrady,
- aktivní úhrada k dokladu, který stále vystupuje jako neuhrazený,
- spárovaná záloha a finální doklad se špatným zůstatkem,
- částka nebo měna platby neodpovídá vazbě,
- vlastní převod nemá obě strany účtu 261.
Opravuj vazbu platby nebo účetní zápis. Neměň ručně jen stav dokladu, pokud by tím evidence úhrad a deník přestaly odpovídat skutečnosti.
58.5 Inventarizace rozvahových účtů
Cesta: Účetnictví → Inventarizace účtů
Sestava vytvoří k rozvahovému dni soupis konečných zůstatků účtů tříd 0–4. Číslo účtu vede na opis a doporučený druh podkladu napovídá, čím zůstatek doložit:
| Oblast | Typický nezávislý podklad |
|---|---|
| Banka 221 | bankovní výpis nebo potvrzení banky |
| Pokladna 211 | fyzická inventura hotovosti |
| Pohledávky a závazky 311/321 | saldokonto, potvrzení partnera, následná úhrada |
| DPH 343 | podané přiznání, potvrzení a platební historie |
| Majetek 0xx | inventární karta, fyzické ověření, odpisový plán |
| Časové rozlišení a dohady | smlouva, období plnění, výpočet a schválení |
| Daně a pojistné | přiznání, přehled, předpis a platba |
Zůstatky se počítají z celého fiskálního období před závěrkovými převody na účty 702/710. Koncepty se do nich nezapočítají; pokud v období existují, stránka na jejich počet samostatně upozorní.
Pro otevřené nebo uzavírané období lze uložit hlavičku protokolu — odpovědnou osobu, datum inventury a označení protokolu — a u každého účtu:
- zadat zjištěný skutečný stav,
- porovnat systémem vypočtený rozdíl proti účetnímu zůstatku,
- doplnit poznámku a označit doložené či vyřešené položky,
- uložit práci jako rozpracovanou nebo inventarizaci dokončit.
Dokončení je možné jen tehdy, když není žádný nevyřešený účet. Nulový rozdíl se považuje za vyřešený automaticky; nenulový rozdíl musí účetní výslovně označit za vyřešený a doložit mimo samotný číselný údaj. Poznámka u řádku je v aplikaci volitelná. Uložení kontroluje verzi období a zapisuje auditní událost, takže souběžná změna účetnictví nemůže být tiše překryta starým formulářem.
Nezahájená inventarizace je při uzavření knih varování, protože firma ji může vést mimo aplikaci. Jakmile ji ale v aplikaci založíš, rozpracovaný stav nebo nevyřešené rozdíly jsou chybou, která uzavření knih blokuje. Po změně deníku se zůstatky přepočtou znovu, takže dříve dokončený protokol může vyžadovat nové odsouhlasení.
Export PDF/XLSX poskytuje soupis účetních zůstatků a prostor pro ruční inventurní doplnění. Aktuální exportní endpoint do souboru neslévá elektronicky uložené skutečné stavy a poznámky z formuláře; při archivaci proto přilož i podepsané důkazy, externí potvrzení a schválený protokol podle vnitřní směrnice. Starší již uzavřené období bez uložené inventarizace je pouze pro čtení a aplikace jeho stav zpětně odvodí z ověřených účetních zůstatků.
58.6 Kontrolní mapa K1–K10
| Kód | Oblast | Co je rozhodující |
|---|---|---|
| K1 | technické a clearingové účty | Nenulový zůstatek musí mít konkrétní případ a podklad; nemusí být automaticky chybou. |
| K2 | neobvyklá strana účtu | Rozliš přeplatek či dobropis od obrácené kontace. |
| K3 | úhrady a saldokonto | Stav dokladu, vazby plateb a účetní saldo musí vyprávět stejný příběh. |
| K4 | kurz proti ČNB | Odchylku lze ponechat jen s doloženým kurzem nebo pevnou kurzovou politikou. |
| K5 | položky proti hlavičce | Rozdíl nad toleranci oprav na dokladu; nevytvářej nevysvětlené dorovnání. |
| K6 | měnová stopa | Cizoměnový zůstatek musí nést měnu i původní částku pro přecenění. |
| K7 | podvojnost a rozvaha | Nevyrovnaný deník nebo aktiva ≠ pasiva je strukturální bloker. |
| K8 | kolize variabilních symbolů | Nejednoznačné shody potvrď podle partnera, částky, měny a data. |
| K9 | podané přiznání | Porovnávej s XML, které bylo skutečně odesláno, nikoli jen vygenerováno. |
| K10 | závěrková úplnost | Odpisy, rozlišení, opravné položky a opakované náklady jsou návrhy k odbornému posouzení. |
Podrobný rozpad průběžných kontrol a možnost exportovat všechna zjištění jsou v kapitole Měsíční kontrola.
58.7 Audit kurzů ČNB
Audit porovná uložený kurz dokladu s kurzem ČNB k rozhodnému dni a vypíše odchylku. Neopravuje doklady ani deník. Odchylka může být správná, pokud firma používá doložený pevný kurz, kurz celní hodnoty nebo jiný zákonný postup. Bez doloženého důvodu oprav kurz na zdrojovém dokladu a použij řízené přeúčtování, aby zůstala auditní stopa.
Kurz na faktuře, kurz bankovní úhrady a závěrkový kurz plní různé účely. Jejich rozdíl se nemá odstranit přepsáním historie; tvoří realizovaný nebo nerealizovaný kurzový rozdíl podle povahy položky.
58.8 Vazba na uzávěrku a balíček
Uzávěrkový balíček umí shromáždit účetní výkazy, deník, knihu DPH, daňový výstup, inventuru dlouhodobého a drobného majetku, staré saldo a časová rozlišení. Balíček není účetní archiv a jeho dokončení není potvrzením správnosti jednotlivých částí.
Před schválením závěrky ověř a případně doplň zejména:
- inventarizaci rozvahových účtů a podepsané inventurní soupisy,
- externí bankovní a partnerská potvrzení,
- smlouvy a výpočty k významným dohadům a časovému rozlišení,
- potvrzení podaných daňových formulářů,
- vysvětlení nevyřešených varování a schválení odpovědnou osobou.