44. Účetní deník

Účetní deník je jádrem podvojného účetnictví v MyÚčto — chronologický seznam všech účetních zápisů firmy, tedy dvojic (nebo vícenásobných skupin) řádků MD (má dáti) a Dal, u kterých musí vždy platit Σ MD = Σ Dal. Najdeš ho v menu Účetnictví → Účetní deník. Modul je dostupný jen pro firmy vedené v režimu podvojné účetnictví — firmy na daňové evidenci vedou místo něj jednodušší Peněžní deník bez podvojných zápisů.

Zaúčtování jakéhokoli dokladu — ať už automatické (faktura, banka, pokladna, majetek), nebo ruční — vždy prochází stejnou vnitřní službou, která hlídá podvojnost, otevřenost účetního období a idempotenci. Díky tomu se v deníku nikdy neobjeví nevyrovnaný zápis ani duplicitní zaúčtování téhož dokladu, ani kdyby doklad někdo omylem zaúčtoval dvakrát rychle po sobě (dvojklik, výpadek sítě a opakování požadavku apod.).

44.1 Odkud se zápisy berou

Naprostou většinu zápisů do deníku nezakládáš ručně — vznikají automaticky jako vedlejší produkt běžné práce s doklady. Systém k dokladu sestaví vyrovnané řádky MD/Dal podle nastavených předkontací a zapíše je do deníku; ty už jen v deníku vidíš výsledek a můžeš se z něj prokliknout zpět na zdrojový doklad. Podle sloupce Zdroj rozeznáš:

Každý takto vzniklý zápis nese v poli Zdroj vazbu na konkrétní doklad (source_type + source_id). Kliknutí otevře postranní souhrn zdroje; z něj lze přejít do plného detailu podporovaného dokladu. Zdrojový panel funguje pro vydané a přijaté faktury, banku, pokladnu, majetek, odpisy i vypořádání.

Idempotence — proč doklad nejde zaúčtovat dvakrát

Dvojice (typ zdroje, ID zdrojového dokladu) je pro zápis jedinečná — v databázi ji hlídá unikátní klíč přímo nad tabulkou zápisů. Opětovné zaúčtování téhož dokladu (např. po opravě údajů na faktuře, nebo když stejný požadavek odejde omylem dvakrát) proto nikdy nevytvoří druhý zápis:

• systém k dokladu nejdřív zkusí najít existující zápis; pokud ho najde, smaže jeho původní řádky MD/Dal a nahradí je nově spočítanými — zápis si zachová stejné ID, jen se mu zvýší interní číslo verze (row_version) a přepíšou se částky, popis i datum dokladu podle aktuálního stavu zdrojového dokladu,
• pokud dva požadavky na zaúčtování téhož dokladu odejdou současně (typicky dvojklik na tlačítko), databáze druhý souběžný pokus o vložení odmítne jako duplicitu — aplikace to detekuje a automaticky ho převede na stejný přepis popsaný výše, takže výsledek je stejný, ať se doklad zaúčtuje jednou, nebo omylem vícekrát „najednou",
• přepis se neprovede u zápisu, který je mezitím stornovaný (viz § 44.8) — takový zápis se z principu už nesmí měnit, doklad je nutné zaúčtovat jako zcela nový zápis,
• přepis se neprovede ani tehdy, když se aktuální zápis nachází v mezitím uzavřeném účetním období — do uzavřeného období nejde zasáhnout, i kdyby šlo jen o přepočet stejného dokladu (§35 zákona o účetnictví).

Ruční zápisy (source_type = Ruční) žádné source_id nemají, takže se na ně idempotence nevztahuje — každé uložení ručního zápisu je vždy nový samostatný zápis.

44.2 Seznam zápisů

Stránka Účetní deník zobrazuje stránkovaný seznam zápisů (50 na stránku, navigace stránek dole; zápisy jsou seřazené od nejnovějších — nejdřív podle data zápisu, při shodném datu podle pořadí vzniku) se sloupci:

• Datum — datum účetního případu (entry_date),
• Doklad — číslo dokladu/zápisu,
• Datum dokladu *(skryto ve výchozím zobrazení)* — datum vyhotovení, pokud se liší od data zápisu,
• Popis,
• Zdroj — typ a číslo zdrojového dokladu; odznak Automaticky se u automatického zápisu zobrazuje přímo v tomto sloupci,
• Částka — celková částka zápisu (Σ MD, u vyváženého zápisu shodná se Σ Dal),
• Stav — badge Zaúčtováno (zeleně) nebo Koncept (šedě),
• Zaúčtováno dne a Zaúčtoval *(skryto ve výchozím zobrazení)*.

Přes ikonu ozubeného kola (ColumnPicker) si zobrazené sloupce přizpůsobíš, přepínačem hustoty řádků (DensityToggle) zvolíš kompaktnější nebo prostornější tabulku. Nastavené kombinace filtrů lze uložit a znovu použít přes Uložené filtry.

Drill-down na zdrojový doklad

Kliknutí na Zdroj otevře read-only postranní panel se souhrnem zdroje, aniž by uživatel ztratil rozevřený deník a filtry. Podle typu nabízí odkaz do plného detailu:

• vydaná/přijatá faktura — detail faktury,
• banka — detail bankovního výpisu, ke kterému spárovaná transakce patří (viz Banka); zápis totiž vzniká z jednotlivé transakce, proklik tě ale vezme rovnou na výpis, který ji obsahuje,
• pokladna — seznam Pokladna předfiltrovaný na konkrétní pokladnu a číslo dokladu (samostatnou stránku detailu pokladní doklad nemá, filtr ale dokladu obratem najde — viz Pokladna).

• majetek a odpis — karta majetku nebo příslušný odpis,
• vypořádání — detail vazeb vypořádaných položek.

U technických zdrojů bez samostatného detailu, například u uzavření knih nebo kurzového přecenění, zůstane zdroj textový.

Filtry

Nad tabulkou je filtrační lišta:

• Číslo dokladu — hledá částečnou shodu v celém deníku, ne jen na aktuální stránce,
• Fulltext — hledá v čísle dokladu, popisu a dostupných údajích zdroje,
• Období — výběr účetního období (fiskální rok) ze seznamu založených období,
• Datum od / Datum do — rozsah data účetního případu,
• Zdroj — omezení na jeden typ zdroje, včetně Banka a Pokladna (drill-down z Banky/Pokladny i tento filtr vedou ke stejnému výsledku, jen jinou cestou — buď z konkrétního dokladu do deníku, nebo z deníku podle typu zdroje),
• Původ — jen zápisy vytvořené automaticky, po ručním potvrzení, nebo ručně bez automatického návrhu,
• Účet od / Účet do — omezí deník na rozsah kódů účtů,
• Částka od / Částka do — omezí celkovou částku zápisu,
• Stav — jen zaúčtované, jen koncepty, nebo vše.

Odkaz „Zrušit filtry" vrátí výchozí (prázdný) stav. Když do stránky přijdeš prokliknutím z jiného místa aplikace (detail dokladu, uzávěrka, sestavy), filtry se předvyplní automaticky podle parametrů v URL — typicky se rovnou rozbalí konkrétní zápis a rozsah data se zúží přesně na den daného zápisu, aby ses v dlouhém deníku neztratil(a).

Export PDF / XLSX

Tlačítka Export PDF a Export XLSX nad tabulkou stáhnou deník přesně s aktuálně nastavenými filtry (fulltext, číslo dokladu, období, rozsah dat, zdroj, původ, stav, rozsah účtů a částek) — deník je totiž jako jediná zákonná kniha (§13 zákona o účetnictví), kterou je potřeba mít i mimo aplikaci (archivace, předložení auditorovi nebo finančnímu úřadu). Export obsahuje zápisy chronologicky (od nejstaršího), u každého řádky MD/Dal s kódem a názvem účtu a celkovou částkou zápisu a sloupec Původ; PDF má číslované strany. Export je omezený na max. 5 000 zápisů najednou — při větším rozsahu zúži filtr (typicky Datum od/do) a export zopakuj po částech.

Rozklik na detail zápisu

Klikem na řádek se zápis rozbalí a zobrazí:

• tabulku řádků zápisu — účet (kód + název z osnovy), středisko, částka na straně MD nebo Dal; u cizoměnových řádků i částka v původní měně pod částkou v CZK (viz § 44.5),
• součtový řádek Celkem,
• popis zápisu s možností úpravy a přílohy dokladu (viz § 44.6),
• samostatné poznámky, které lze připnout, upravit a zachovat s autorem,
• panel Související dokumenty pro vazby na dokumentový archiv,
• datum vytvoření zápisu,
• panel Proč takto? u automatizovaných zápisů — ukáže zdroj rozhodnutí (například shodu platby nebo pravidlo), režim automatického zpracování a dostupné auditní údaje,
• tlačítko Kopírovat jako nový — otevře formulář Ruční účetní zápis s předvyplněnými stejnými řádky (účet, strana, částka) a dnešním datem; hodí se pro doklady, které se opakují bez šablony (jednorázová varianta oproti šablonám, viz § 44.4),
• tlačítko Stornovat (u aktivního zaúčtovaného zápisu), nebo odkaz na stornující zápis (u již stornovaného).

Zápisy, které už byly stornovány, mají v seznamu badge Stornováno a jsou vizuálně ztlumené (nižší kontrast řádku).

44.3 Koncept vs. zaúčtovaný zápis

Zápis může být ve dvou stavech:

• Koncept (posted_at prázdné) — zápis existuje, ale nebyl finálně zaúčtován,
• Zaúčtováno (posted_at vyplněné) — zápis je platný a započítává se do hlavní knihy, obratové předvahy i výkazů (tam na koncepty upozorňuje hláška „V rozsahu je N nezaúčtovaných konceptů — nejsou zahrnuty").

Rozlišení najdeš v badge sloupce Stav i ve filtru Stav. Koncept se u přepisovatelných dokladů (viz idempotence v § 44.1) při opravě zdrojového dokladu jednoduše přepíše — storno dává smysl jen u zaúčtovaného zápisu (koncept se opraví/nahradí přímo, ne protizápisem).

44.4 Ruční zápis

Tlačítkem „Ruční zápis" na hlavní stránce deníku (jen role s právem zápisu — účetní/ administrátor) otevřeš formulář Ruční účetní zápis (/accounting/journal/new).

Hlavička

• Datum zápisu — povinné, datum účetního případu; musí spadat do existujícího a otevřeného účetního období, jinak zaúčtování selže s chybou o chybějícím/uzavřeném období,
• Číslo dokladu — volitelné; necháš-li prázdné a firma má na stránce Účetní období zapnutou volbu „Automatická čísla dokladů ručních zápisů (řada ID)", systém číslo přidělí automaticky z číselné řady vedené pro ruční zápisy (spravuje se v témže dialogu Číselné řady),
• Popis — volitelný text zápisu (max. 255 znaků).

Řádky zápisu

Tabulka řádků, kde ke každému přidáš:

• Kód účtu — textové pole s našeptávačem (datalist) nad aktivními účty firemní osnovy; při rozpoznaném kódu se pod polem zobrazí název účtu, při nerozpoznaném hláška „Účet není v osnově",
• Stranu — MD nebo Dal,
• Částku — kladné číslo, na 2 desetinná místa (vždy v účetní měně CZK — ruční zápis přes formulář nepodporuje zadání cizí měny/kurzu na řádku, na rozdíl od automatických zápisů z cizoměnových faktur, viz § 44.5),
• Středisko — volitelné analytické členění. Pole našeptává aktivní položky z firemního číselníku Nástroje → Střediska, ale kvůli kompatibilitě historických zápisů lze ponechat i vlastní volný text.

Tlačítkem „+ Přidat řádek" přidáš další řádek, křížkem u řádku ho odebereš (musí zůstat aspoň jeden). Do nabídky účtů se dostanou jen aktivní účty (syntetika i analytika), neaktivní se v novém zápisu nenabízí.

Kontrola vyrovnanosti

Pod tabulkou řádků systém průběžně počítá součty MD a Dal a zobrazuje badge:

• „Vyrovnáno" (zeleně) — Σ MD = Σ Dal a součet je kladný,
• „Rozdíl X" (žlutě) — zápis není vyrovnaný, X je rozdíl MD − Dal.

Tlačítko „Zaúčtovat" je aktivní až když je zápis vyrovnaný a žádný řádek nemá prázdný účet nebo nekladnou částku. Stejnou podmínku (Σ MD = Σ Dal, kontrolovanou na zaokrouhlených částkách v haléřích, tedy přesně na tom, co se skutečně uloží, nikoli přes nepřesné porovnání desetinných čísel) vynucuje i backend — ruční obejití kontroly na frontendu tedy nic nezmůže, server nevyrovnaný zápis vždy odmítne.

Po úspěšném uložení se zápis rovnou zaúčtuje (vznikne posted_at) a přesměruje tě zpět do seznamu deníku.

Nejčastější chybové hlášky při ukládání

Kromě nevyrovnanosti může uložení ručního zápisu odmítnout i z dalších důvodů — všechny hlídá server bez ohledu na to, co propustí formulář:

Příklad: ruční zápis se dvěma řádky

Účetní potřebuje zaúčtovat zálohu na pracovní cestu vyplacenou zaměstnanci z hotovosti mimo běžný pokladní doklad. Založí ruční zápis takto:

Badge pod tabulkou ukáže „Vyrovnáno" (Σ MD = Σ Dal = 5 000 Kč), tlačítko „Zaúčtovat" se odemkne a po odeslání zápis rovnou vznikne jako Zaúčtováno.

Převod mezi účty (261 — Peníze na cestě)

Vedle tlačítka Zaúčtovat je i tlačítko „Převod banka ↔ pokladna", které otevře samostatný dialog Převod mezi účty (261). Použiješ ho pro přesun peněz mezi dvěma účty firemní osnovy (typicky mezi bankovními účty, nebo banka/pokladna), kdy odeslání a přijetí spadá do různých dat — systém vytvoří dvě nohy přes účet 261 — Peníze na cestě (MD 261 / D zdrojový účet při odeslání, MD cílový účet / D 261 při přijetí), sdílející číslo dokladu z vlastní číselné řady PP (přebírá se ze stejné správy číselných řad jako řada pro ruční zápisy — viz Účetní období). Zadáš:

• Z účtu / Na účet — kódy účtů (musí existovat v osnově a být různé),
• Částka — kladná,
• Datum odeslání / Datum přijetí,
• Popis *(volitelné)*.

Po odeslání se obě nohy zaúčtují najednou a dialog se zavře s potvrzením čísel dokladů.

Uložit a nový

Tlačítko „Uložit a nový" vedle „Zaúčtovat" uloží rozepsaný zápis stejně jako běžné odeslání, ale místo přesměrování do deníku vyčistí řádky pro další zápis (datum a popis zůstávají). Hodí se, když účetní zapisuje víc podobných interních dokladů za sebou (např. zálohy víc zaměstnancům ve stejný den).

Šablony ručních zápisů a mzdový můstek

Ruční zápisy, které se opakují (mzdy z externí mzdovky, splátky leasingu), nemusíš každý měsíc vyklikávat znovu — ulož si je jako šablonu.

Uložit jako šablonu — tlačítko vedle „Zaúčtovat" (aktivní, jakmile má každý rozepsaný řádek vyplněný kód účtu). V dialogu zadáš:

• Název šablony — povinný,
• Popis — volitelný,
• Pojmenování řádků — ke každému řádku (účet + strana pro orientaci) volitelný název pro čitelnost, např. „Hrubé mzdy", „Sociální pojištění zaměstnavatele" — usnadní pozdější napárování CSV importu (viz níže),
• „Uložit i aktuální částky jako výchozí" — nezaškrtnuto (výchozí): šablona si pamatuje jen kostru (účty, strany, pojmenování) a částky zůstanou při použití prázdné k doplnění — typické pro mzdy, kde se částka mění každý měsíc. Zaškrtneš ji u zápisů s pevnou částkou (např. fixní splátka leasingu).

Nový ze šablony — tlačítko v hlavičce formuláře ručního zápisu. Vybereš uloženou šablonu ze seznamu (nebo ji smažeš křížkem, pokud už není potřeba) a tlačítkem „Použít šablonu" se řádky předvyplní do gridu. Nic není uzamčené — účet, strana i částka na každém řádku se dají v gridu běžně přepsat, šablona je jen výchozí bod. Prázdné částky (typicky mzdy) doplníš ručně, nebo je napárujete z CSV (viz dále). Datum zápisu se nemění (zůstává dnešek, případně datum, které jsi už vyplnil).

Všechny uložené šablony najdeš také v Šablony → Šablony zápisů. Na této záložce lze šablonu vytvořit, upravit její název, popis i jednotlivé řádky (účet, stranu, výchozí částku, pojmenování a středisko), smazat ji nebo z ní rovnou založit nový ruční zápis.

Superadmin zde má navíc podzáložku Šablony banky. Ta spravuje globální katalog pravidel nabízených všem firmám přes Banka → Pravidla účtování → Ze šablony. U šablony lze nastavit český a anglický název, směr, kritéria shody, typ operace, globální předkontaci, prioritu, pořadí a aktivní stav. Úprava se projeví jen při budoucím vytvoření pravidla; již existující firemní pravidla zůstávají beze změny. Šablonu použitou některou firmou lze deaktivovat, nikoli smazat.

Firemní číselník středisek se spravuje v Nástroje → Střediska. Při založení se kód automaticky vytvoří z názvu a před uložením jej lze ručně upravit. Uložený kód je pak neměnný; upravovat lze název a stav aktivní/neaktivní. Aktivní střediska se nabízejí našeptávačem v ručním zápisu i v editoru šablon. Středisko, které už je použité, se při odstranění jen deaktivuje, aby zůstaly historické účetní zápisy čitelné.

Firma vedená v podvojném účetnictví má automaticky k dispozici doporučenou šablonu „Mzdy" (badge „doporučená"), naseedovanou při prvním otevření dialogu Nový ze šablony, s řádky:

Jde o mzdový můstek pro externí mzdovku — šablona drží typický předpis pro rychlé zaúčtování importované rekapitulace. Vedle něj je k dispozici také obrazovka Účetnictví → Mzdová rekapitulace, která umí z měsíčních vstupů vypočítat náhled a zaúčtovat předpis. Obě cesty jsou alternativní: tentýž měsíc nezaúčtovávej jednou importem a podruhé mzdovou rekapitulací. Mzdový list a jeho podklady popisuje Mzdách.

Import rekapitulace z CSV

Po výběru šablony se v dialogu Nový ze šablony zobrazí sekce „Import rekapitulace z CSV". Nahraješ CSV soubor se dvěma sloupci (oddělovač ; nebo ,, volitelná hlavička se přeskočí automaticky):

1. název položky (musí odpovídat pojmenování řádku šablony, diakritika a velikost písmen se ignorují) nebo kód účtu (např. 521),
2. částka (podporuje český i anglický formát desetinné čárky/tečky).

Příklad CSV z externí mzdovky:

Položka;Částka
Hrubé mzdy;185000
524;62790
Závazek vůči zaměstnancům (čistá mzda k výplatě);134800
336;42200
342;27790

Tlačítkem „Nahrát a napárovat" systém napáruje řádky CSV na řádky šablony a rovnou je předvyplní do gridu ručního zápisu (žádný zápis se přitom nezapisuje do databáze — jde jen o náhled/předvyplnění). Položky, které se nepodařilo napárovat (překlep v názvu, neznámý účet), se ohlásí toastem s počtem — zkontroluj názvy nebo kódy účtů a doplň je ručně. Import je jednorázový — soubor se nikam neukládá, slouží jen k rychlému vyplnění aktuálního zápisu.

44.5 Multi-měnové řádky zápisu

Zákon o účetnictví (§4 odst. 12) vyžaduje, aby se pohledávky, závazky, valuty, ceniny a devizové účty vedly současně v cizí měně i v korunách. MyÚčto proto u řádků deníku (kromě běžné částky v CZK) volitelně ukládá:

• měnu řádku (např. EUR, USD) — NULL, pokud je řádek v účetní měně (CZK),
• kurz k účetní měně, kterým byla částka přepočtena,
• částku v cizí měně — tj. původní částku dokladu v jeho měně.

Tyto tři údaje se vyplní automaticky jen na saldokontních řádcích (311 — odběratelé, 321 — dodavatelé) vznikajících ze zaúčtování cizoměnové vydané nebo přijaté faktury. Faktura vystavená/přijatá v CZK má vždy kurz 1,0 a tyto sloupce zůstávají prázdné (není co přeceňovat). Ruční zápis cizí měnu na řádku zadat neumožňuje — všechny jeho částky jsou vždy v CZK.

V rozbaleném detailu zápisu se cizoměnová částka zobrazí jako malý řádek pod částkou v CZK (viz § 44.2), takže u faktury v eurech vidíš zaokrouhlenou korunovou částku i skutečnou částku v EUR, ze které vznikla.

Kurzové přecenění a kurzové rozdíly

K rozvahovému dni (v rámci uzávěrky) systém přecení otevřené cizoměnové zůstatky aktuálním kurzem a rozdíl proti účetně vedené hodnotě zaúčtuje jako samostatný zápis se zdrojem Kurzové přecenění — kurzový zisk na účet 663, kurzová ztráta na účet 563 (přesný účet určuje předkontace fx.gain/fx.loss, s výchozí hodnotou 663/563, pokud si ji ve firemní osnově nepřenastavíš). Totéž pravidlo (663 zisk / 563 ztráta) platí i pro přecenění cizoměnových zůstatků na bankovních účtech.

44.6 Popis, přílohy a poznámky

Po rozbalení detailu zápisu jsou pod řádky MD/Dal dvě další sekce.

Inline editace popisu

U zápisů se zdrojem Ruční, Uzavření knih nebo Otevření knih (jediné typy, u kterých popis nespravuje jiný doklad) se u popisu zobrazí ikona tužky — kliknutím otevřeš textové pole (max. 255 znaků, Enter uloží, Esc zruší). U ostatních zdrojů (faktura, banka, pokladna, majetek…) je popis uzamčen — text „Popis se edituje na zdrojovém dokladu" vysvětluje, že popis patří k dokladu samotnému (pokus o editaci na serveru vždy skončí stejnou chybou, i kdyby se ji frontend nepokusil zabránit).

Úprava popisu funguje i na už zaúčtovaném zápisu — nejde o obcházení neměnnosti účetnictví, protože je auditovaná: u zaúčtovaného zápisu se navíc zobrazí varování „Změna zaúčtovaného zápisu je auditována (§35)" a systém uloží before/after hodnotu do activity logu v téže databázové transakci jako samotnou změnu — nemůže tedy nastat stav, kdy by se popis změnil, ale záznam o tom v auditní stopě chyběl. Úprava respektuje otevřenost období (do uzavřeného období nejde zasáhnout) a je zamítnutá i u zápisu, který je mezitím stornovaný.

Optimistická konkurence. Formulář si drží interní číslo verze zápisu (row_version), které pošle spolu s uloženým textem. Pokud zápis mezitím upravil (nebo zaúčtoval znovu) jiný uživatel, server uložení odmítne a v aplikaci se ukáže hláška „Zápis mezitím změnil jiný uživatel — načetl jsem aktuální stav, zkuste to prosím znovu." Aplikace si zároveň sama načte aktuální stav zápisu (aktuální popis i nové číslo verze) a předvyplní jím editační pole, takže rozepsaný text se neztratí — porovnáš si ho s tím, co mezitím uložil kolega, a uložení jednoduše zopakuješ.

Přílohy zápisu

Sekce Přílohy umožňuje k ruční nebo jinak vzniklé položce deníku připojit skutečný doklad (sken, PDF, fotku) — nezávisle na tom, jestli má zdrojový doklad (faktura) své vlastní přílohy v Dokumentech. Přílohy zápisu se ukládají do vlastního úložiště, odděleného od dokumentového systému faktur. Rozpoznávají se formáty PDF, obrázek (JPG/PNG…), XML, ISDOC, ZFO — ostatní podporované, ale jinak nekategorizované typy padnou pod obecné „ostatní". Ovládání:

• tlačítko „Přidat přílohu" nebo přetažení souborů do vyznačené zóny (drag & drop, více souborů najednou; při vícesouborovém nahrání se každý soubor vyhodnotí samostatně — jedna vadná příloha v dávce nezastaví nahrání ostatních, u chybné se jen zobrazí důvod),
• u každé přílohy vidíš název souboru, popisek (upravitelný inline ikonou tužky, max. 255 znaků, „bez popisku" když není vyplněný), velikost a datum nahrání,
• ikona stažení a (s právem zápisu) koš pro smazání.

Nahrávání hlídá dva limity: jeden soubor smí mít max. 20 MiB, součet velikostí všech příloh jednoho zápisu smí dosáhnout max. 100 MiB — po jeho překročení další nahrání odmítne s hláškou o překročení celkového limitu. Typ souboru se nepozná podle přípony ani podle toho, co pošle prohlížeč, ale z obsahu souboru (magic-byte/finfo detekce); nebezpečné typy (spustitelné soubory a další zakázané přípony/MIME typy) jsou blokované bez ohledu na to, jak se soubor jmenuje. Stejný soubor (podle otisku obsahu — sha256, ne podle názvu) nejde k témuž zápisu nahrát dvakrát — druhý pokus skončí hláškou o duplicitě („Tato příloha už je u zápisu evidována"), ale bajty na disku se při první shodě jen sdílí, žádná duplicita dat nevzniká. Smazáním přílohy zmizí záznam v deníku; samotná data na disku se smažou, jen pokud už je nesdílí jiná (stejný obsah nahraný vícekrát se ukládá jednou, dokud ho drží alespoň jeden záznam).

Stažení přílohy vždy vynutí uložení souboru na disk (nikdy se neotevře přímo v prohlížeči) — bezpečnostní opatření proti spuštění škodlivého obsahu z prohlížeče.

Poznámky k zápisu

Poznámky jsou oddělené od účetního popisu. Jeden zápis jich může mít více a každá nese autora a čas vytvoření či poslední úpravy. Text může mít až 5 000 znaků; v detailu se načítá nejvýše 200 živých poznámek. Důležitou poznámku lze připnout, takže zůstane před ostatními. Uživatel s právem zápisu může poznámku upravit nebo ji odstranit; odstranění je auditovatelné měkké smazání, nikoli přepis historie účetního zápisu.

44.7 Historie zápisu

Každý přepis existujícího zápisu (idempotentní re-post popsaný v § 44.1) i editace popisu zanechává v databázi neměnnou historickou verzi předchozího stavu hlavičky i řádků zápisu — jde o auditní mechanismus na úrovni databázového serveru (tzv. systémové verzování), který běží automaticky na pozadí ke každé změně a nejde ho vypnout ani obejít z aplikace. Slouží jako důkazní materiál pro §35 zákona o účetnictví (dohledatelnost oprav).

V rozbaleném detailu zápisu, pod přílohami, je sekce Historie — kliknutím na ni se načte a zobrazí časová osa všech verzí zápisu, od nejnovější:

• u každé verze vidíš číslo verze, badge „aktuální" u té poslední, datum a čas vzniku verze a (pokud se ho podařilo dohledat v auditním logu) i kdo ji vytvořil,
• u verze vzniklé přepisem/editací popisu je pod ní čitelný rozdíl proti předchozí verzi: která hlavičková pole se změnila (např. popis, datum dokladu) formou „původní hodnota → nová hodnota", a jednotlivé řádky MD/Dal označené jako přidané (zeleně), odebrané (červeně) nebo změněné (s původní i novou částkou/stranou),
• nejstarší verze (vznik zápisu) žádný rozdíl nemá — je to výchozí stav.

Zápis, který od svého vzniku nebyl nikdy přepsán ani nezměnil popis, má v historii jen jednu verzi a sekce zobrazí „Zápis nebyl od vzniku upraven."

44.8 Storno a oprava zaúčtovaného zápisu

Zákon o účetnictví (§35) vyžaduje, aby se do uzavřeného účetního období nezasahovalo a aby oprava zaúčtovaného dokladu byla vždy dohledatelná. MyÚčto to řeší dvěma mechanismy podle toho, zda je období, kam zápis patří, ještě otevřené:

• Otevřené období — oprava přepisem. Když opravíš údaje na zdrojovém dokladu (u již zaúčtované vydané faktury i administrátorským force-editem), systém existující zápis k dokladu přepíše na místě (stejné ID zápisu, nové řádky) — historii této změny drží auditní stopa na úrovni databáze (viz § 44.7), takže i po přepisu je dohledatelné, jak zápis vypadal předtím. Přepis odmítne zápis, který je už stornovaný — ten se opravuje jen novým zápisem.
• Otevřené období — přímé smazání chybného zápisu. V detailu podporovaného zápisu je vedle storna dostupné tlačítko „Smazat“. Bez protizápisu lze odstranit ruční zápis, zápis vydané či přijaté faktury, bankovního pohybu a poslední odpis. Faktura se atomicky odúčtuje (u přijaté faktury ve stavu Zaúčtovaná se pracovní stav vrátí na Přijatá, platební stav zůstane zachovaný); bankovní pohyb se vrátí mezi nezaúčtované položky, takže jej lze zkontovat znovu. Tato možnost není dostupná v období, které se uzavírá, je uzavřené či schválené, v části účetnictví uzamčené k datu ani u již stornovaného zápisu nebo jeho protizápisu. Smazání se zaznamená do auditního logu a databázová systémová historie uchová předchozí podobu zápisu.
• Zaúčtovaný zápis, který přepisem opravovat nechceš (nebo nejde) — storno. Tlačítko „Stornovat" v detailu zápisu vytvoří zrcadlový protizápis — stejné účty a částky (včetně cizoměnové stopy, pokud na originále byla), ale s prohozenými stranami MD/Dal — zaúčtovaný k aktuálnímu datu (do otevřeného období). Originál dostane odkaz na stornující zápis (badge „Stornováno" a proklik na stornující zápis), stornující zápis referuje originál. Zápis lze stornovat jen jednou — opakované storno hlásí „Zápis už byl stornován" (i kdyby dva požadavky na storno odešly současně, druhý vždy prohraje a nevznikne druhý protizápis). Storno je možné jen u zaúčtovaného zápisu (koncept se řeší jinak, viz § 44.3) a jen do otevřeného období.
• U zápisu se zdrojem vydaná/přijatá faktura storno navíc odemyká zdrojový doklad (zruší příznak „Zaúčtováno" na faktuře), pokud k dokladu neexistuje jiný aktivní zaúčtovaný zápis — doklad tak můžeš opravit a zaúčtovat znovu.

Automatické storno při smazání nebo interním stornu dokladu

Storno popsané výše spouštíš ručně tlačítkem v deníku. Když ale smažeš nebo interně stornuješ zaúčtovanou vydanou či přijatou fakturu přímo v Fakturách / Přijatých fakturách, stejný mechanismus (protizápis s prohozenými stranami) se spustí automaticky, ve stejné transakci jako smazání/storno dokladu — deník tak nikdy nezůstane se zápisem k dokladu, který už neexistuje nebo je zrušený.

Při smazání rodičovské faktury se nejdřív stornují a odpojí také aktivní zápisy všech navázaných dokladů, které databáze smaže společně s ní (dobropisy a daňové doklady k přijaté platbě). Selhání storna jediného potomka zastaví celé smazání.

• Protizápis dostane popis „Storno zápisu při smazání dokladu" (u smazání) nebo „Storno zápisu při stornu dokladu" (u interního storna), číslo dokladu „STORNO {původní číslo}", a zaúčtuje se do stejného období jako originál — na rozdíl od ručního storna v deníku (to jde vždy do aktuálního otevřeného data).
• Právě proto, že se protizápis snaží zaúčtovat do období originálu: pokud je to období uzavřené, celá operace (smazání i storno dokladu) skončí chybou a nic se neuloží — ani doklad, ani zápis se nezmění. Appka to nahlásí srozumitelně, např. *„Fakturu nelze smazat — má zaúčtovaný zápis, který nelze stornovat (Období storna je „closed" — storno nelze zaúčtovat.). Nejdřív vyřešte zaúčtování v deníku."* (analogicky pro storno a pro přijaté faktury). Řešení je stejné jako jinde v této kapitole — období napřed znovu otevřít přes Uzávěrku, nebo doklad neuzavíráš, ale opravíš přeúčtováním.
• Při smazání se navíc na zdrojovém dokladu zruší vazba na zápis (source_id), protože samotný doklad za okamžik zmizí — v deníku po něm zůstane jen dvojice originál + stornující zápis jako auditní stopa.

44.9 Zámek účtování k datu

Kromě uzavření celého účetního období (viz Uzávěrka) existuje i jemnější, měkký zámek účtování k datu platný napříč všemi obdobími firmy — locked_until. Řídí, do kterého data (včetně) už nejde nově zaúčtovat, přeúčtovat ani stornovat žádný doklad, i když samotné účetní období je pořád formálně otevřené.

K čemu slouží. Jakmile jednou podáš přiznání k DPH za leden, nechceš, aby šlo o pár měsíců později omylem zaúčtovat další doklad zpátky do ledna a rozhodit tak už podané přiznání. Zámek k datu je jemnější než uzavření celého roku — běžný provoz v aktuálních měsících funguje beze změny, chráněná je jen minulost před zamčeným datem.

Posun po podání. Vygenerování ani stažení přiznání k DPH nebo kontrolního hlášení (viz Výkazy DPH) samo zámek neposouvá. Backend jej posune až při explicitním označení validního snapshotu za skončené období jako odeslaného, a to jen dopředu (nikdy ho automaticky nezmenší). Běžná obrazovka Archivu podání tuto akci zatím nenabízí, proto v současném UI použij po doloženém podání ruční nastavení zámku administrátorem.

Co uvidíš. Pokus o zaúčtování, přeúčtování nebo storno dokladu s datem v zamčeném rozsahu skončí chybou, že datum je zamčené. Storno zaúčtovaného zápisu, jehož datum už je zamčené, samo o sobě projde, ale protizápis se automaticky zaúčtuje k dnešnímu (otevřenému) datu, ne k datu originálu.

Ruční nastavení a posun. Zámek může nastavit, posunout dopředu i vrátit zpátky jen administrátor — na stránce Účetnictví → Měsíční kontrola tlačítkem „Uzamknout k datu", vždy s povinným písemným zdůvodněním (min. 5 znaků); změna se zaznamená do auditní stopy (hodnota před/po + důvod). Stejná akce je dostupná i přímo přes administrátorské API (PUT /api/accounting/period-lock).

44.10 Kontrola integrity deníku (noční job)

Kromě zámků a auditní stopy má appka i pasivní diagnostiku — jednou denně (02:30) proběhne CLI cron cron-journal-integrity-check, který u každé firmy v režimu podvojné účetnictví (daňová evidence se přeskakuje — deník tam neexistuje) porovná doklady s deníkem a hledá pět typů nesrovnalostí:

Job je čistě diagnostický — nic sám neopravuje, jen zapíše počty a ukázku nálezů (journal_integrity_findings, přepis při každém běhu). Výsledek vidíš na dashboardu (§ 10.10.2) — karta „Zkontroluj integritu deníku" se zobrazí jen když job něco našel, se závažností vždy vysoká. Appka nemá samostatnou stránku s výpisem jednotlivých nálezů — karta i každý štítek rozpadu vedou zpátky na tenhle seznam zápisů, kde nesrovnalost dohledáš ručně podle typu.

Ruční spuštění (např. hned po podezřelé opravě, bez čekání na noční běh):

php api/bin/cron-journal-integrity-check.php                  # spustí a uloží výsledek
php api/bin/cron-journal-integrity-check.php --dry-run         # jen vypíše, nic neuloží
php api/bin/cron-journal-integrity-check.php --supplier=12     # jen jedna firma

Při ručním zaúčtování přes API lze zadat jiné entry_date než DUZP. Pokud datum leží v jiném kalendářním roce, zápis se vytvoří, ale odpověď vrátí varování entry_date_outside_document_year; takový přesun je potřeba účetně ověřit.

44.11 Omezení a tipy

Kdo smí co

• Deník je jen pro podvojné účetnictví — firmy na daňové evidenci modul v menu vůbec nevidí.
• Ruční zápis (i storno, i editace popisu, i přílohy) vyžaduje právo zápisu (role účetní/administrátor); role jen pro čtení vidí vše, ale nic needituje.
• Σ MD = Σ Dal je tvrdá podmínka na backendu (počítaná v haléřích, ne přes desetinná čísla) — frontendová kontrola je jen pomůcka, server nevyrovnaný zápis vždy odmítne.
• Zaúčtovat (i stornovat, i přepsat idempotentním re-postem) lze jen do otevřeného účetního období — nejdřív si ověř v Uzávěrce, že období pro dané datum existuje a je otevřené.
• Popis zápisu lze inline upravit jen u ručních zápisů a zápisů uzavření/otevření knih — u ostatních (faktura, banka, pokladna, majetek) se popis mění na zdrojovém dokladu.
• Přílohy zápisu mají per-soubor limit 20 MiB a per-zápis limit 100 MiB; duplicitní obsah se k témuž zápisu nedá nahrát dvakrát.
• Ruční zápis přes formulář vždy počítá jen v CZK — cizí měnu/kurz na řádku má jen automaticky vzniklý zápis z cizoměnové faktury.
• Filtr Zdroj i postranní detail ze zápisu pokrývají banku, pokladnu, faktury, majetek, odpisy a vypořádání. Plný detail se otevírá až odkazem ze zdrojového panelu.
• Export deníku (PDF/XLSX) respektuje aktuálně nastavené filtry a je omezený na max. 5 000 zápisů v jednom exportu.
• Sekce Historie v detailu zápisu ukazuje časovou osu verzí s rozdílem oproti předchozí verzi — spárování s konkrétním uživatelem je orientační (časová blízkost v auditním logu), ne přesná vazba.
• Kromě otevřenosti období hlídá zaúčtování/přeúčtování/storno i zámek k datu (§ 44.9). Po doloženém podání jej nastav administrátor; backend jej umí posunout také při explicitním označení DPH/KH snapshotu jako odeslaného, ale běžné UI tuto akci zatím nenabízí.