Platební karty

Sekce Peníze → Platební karty vede firemní platební karty a jejich držitele. Z bankovních výpisů pak aplikace pozná, kterou kartou se platilo, spáruje platbu s účtenkou nebo fakturou téže karty a ukáže, ke kterým platbám kartou ještě chybí doklad.

Co se o kartě eviduje

Aplikace nikdy neukládá celé číslo karty. Stačí poslední čtyři číslice (koncovka), podle nich se karta pozná ve výpisu. Vložíte-li do pole koncovky celé číslo, uloží se jen poslední čtyři číslice a aplikace vás na to upozorní. Pole Název, Jméno držitele a Poznámka celé číslo karty odmítnou.

Držitel se zobrazuje u bankovních pohybů a v přehledu plateb bez dokladu. Pokud vyberete zaměstnance nebo uživatele, musí patřit do stejné firmy. Smažete-li zaměstnance, karta zůstane a vazba na něj se zruší; jméno držitele zůstává. Totéž platí pro vozidlo, jehož byl řidičem. Kartu, jejíž uložený držitel už do firmy nepatří, jde dál upravovat — vazba se při uložení uvolní.

Platnost a archivace

Dvě karty se stejnou koncovkou nesmí u jedné firmy platit ve stejném období, jinak by nešlo určit, čí platba to byla. Novou kartu se stejnou koncovkou proto založte s platností navazující na tu původní.

Kartu, která se už nepoužívá, archivujte (akce Archivovat v detailu karty). Archivace kartu nemaže: platby z minulosti jí zůstanou přiřazené. Pokud karta neměla vyplněnou platnost do, doplní se dnešním datem. Archivovanou kartu zobrazíte zaškrtnutím „Zobrazit archivované" a můžete ji obnovit.

Koncovka karty v bankovních pohybech

Při importu výpisu se z maskovaného čísla karty (například PK: 000000****1234) uloží koncovka k pohybu. Funguje to pro GPC výpisy (doplňující řádky 078/079), PDF výpisy CREDITAS a KB, bankovní API a e-mailová avíza, pokud maskované číslo obsahují. Jméno obchodníka se u karetních plateb doplní do protistrany. Maskovaný IBAN nebo číslo účtu (CZ ** … 1234, ****1234/0100) se za kartu nepovažuje.

V detailu výpisu se u platby kartou zobrazí koncovka, a je-li karta v evidenci, i její držitel nebo název.

Pohyby importované dřív se doplní samy při aktualizaci aplikace (krok auto-backfill příkazu php api/bin/migrate.php). Ručně lze doplnění spustit příkazem php api/bin/backfill-card-last4.php --apply.

Párování plateb kartou

Platba kartou se páruje s přijatou fakturou nebo účtenkou podle koncovky karty, částky a data:

• Doklad se stejnou koncovkou a sedící částkou se spáruje automaticky. Doklad přitom musí být vystavený nejvýš 7 dní před zaúčtováním platby v bance a nejvýš 2 dny po něm.
• Doklad placený kartou bez uvedené koncovky je jen návrh ke kontrole, a to pouze tehdy, když si ho nemůže nárokovat platba jiné karty se stejnou částkou.
• Doklad jiné karty se nespáruje nikdy, ani podle shody částky a data. Dvě stejné platby dvěma kartami téhož dne se proto nespárují křížem.
• Dvě stejné platby toutéž kartou k jednomu dokladu jdou ke kontrole, aplikace nehádá, která z nich to byla.

Koncovku nese doklad vzniklý nahráním účtenky z přehledu plateb bez dokladu (viz níže), účtenka z AI importu a doklad, ke kterému se připojil sken účtenky s koncovkou karty.

Doklad nemusí být v aplikaci dřív než platba. Když přijde později, spáruje se s platbou své karty sám, jakmile je přijatý: po AI importu účtenky, kterou import rovnou označil jako zaplacenou, po připojení skenu s koncovkou karty a po přijetí konceptu dokladu. Nezaúčtovaný doklad se přitom zaúčtuje, má-li firma zapnuté automatické účtování přijatých dokladů.

Platby kartou bez dokladu

Záložka Platby bez dokladu ukazuje odchozí platby kartou za zvolené období, ke kterým zatím není spárovaný žádný doklad. Platby jsou seskupené podle karty a držitele; karty, které nejsou v evidenci, jsou na konci seznamu.

U každé platby jsou akce:

• Nahrát účtenku — nahrajete PDF nebo fotografii účtenky. Doklad se vytěží stejně jako při AI importu přijaté faktury, dostane formu úhrady „karta" a koncovku karty z platby. Otevřete ho, zkontrolujte a potvrďte.
• Spárovat — po potvrzení dokladu spustí párování platby znovu. Spárovaná platba se hned zaúčtuje i s vypořádáním (viz Účtování plateb kartou).
• Uzavřít bez dokladu a K tíži držitele — jen u platby zaúčtované přes mezičlen karty, ke které doklad nebude (viz níže).
• Výpis — otevře bankovní výpis s platbou.

U platby zaúčtované přes mezičlen se pod obchodníkem zobrazí analytika karty, na které platba čeká na doklad (například „Mezičlen 378.101"). Uzavřená platba z přehledu zmizí.

U platby na čerpací stanici (podle obchodníka, např. název sítě stanic nebo pohonné hmoty v popisu) se pod obchodníkem zobrazí vozidlo držitele karty, pokud ho lze určit jednoznačně. Řídí-li držitel víc vozidel, aplikace to napíše a vozidlo neurčí.

Vozidlo podle karty

Karta s držitelem vybraným ze zaměstnanců slouží i knize jízd: tankování zaplacené kartou (účtenka nebo faktura s koncovkou karty, bankovní pohyb kartou, import tankování se sloupcem karty) se přiřadí vozidlu, jehož řidičem je držitel karty. Rozhoduje karta platná k datu tankování, takže historická tankování zůstanou u tehdejšího držitele i po výměně karty.

Vozidlo se podle karty přiřadí jen tehdy, když na dokladu není SPZ a držitel řídí právě jedno aktivní vozidlo. Podrobnosti viz kapitola Kniha jízd, oddíl Přiřazení vozidla.

Oprávnění

Evidenci karet vidí a upravují uživatelé s oprávněním ke správě bankovních účtů firmy. Přehled plateb bez dokladu vyžaduje přístup k bance, nahrání účtenky oprávnění k nahrávání přijatých dokladů a spárování oprávnění k párování bankovních pohybů. Nastavení účtování karet, změna analytiky karty a uzavření platby bez dokladu vyžadují oprávnění k zaúčtování bankovních pohybů (stejné jako nastavení GoPay).

Účtování plateb kartou

Bez zapnutého režimu mezičlenu se spárovaná platba kartou účtuje stejně jako jiná úhrada přijatého dokladu z bankovního účtu, ke kterému je karta vedená (MD 321 / D 221).

V podvojném účetnictví lze platby kartou účtovat přes mezičlen s analytikou pro každou kartu. Zapíná se v záložce Nastavení účtování na stránce Platební karty. Platba kartou se pak z výpisu zaúčtuje hned, i když k ní ještě není doklad, a zůstatek analytiky karty vždy ukazuje platby, ke kterým doklad chybí.

Předkontace

Vypořádání je samostatný zápis (v deníku zdroj „Vypořádání platby kartou"). Bankovní zápis platby se kvůli dokladu nikdy nepřepisuje: spárování přidá vypořádání, zrušení párování vypořádání stornuje a zůstatek analytiky karty se vrátí. Stejně jako u zrušení zaúčtování bankovního pohybu platí, že v uzavřeném nebo zamčeném období storno nejde provést.

Dorazí-li doklad až k platbě, kterou jste mezitím uzavřeli bez dokladu, uzavření se samo stornuje a zaúčtuje se vypořádání.

Analytika karty

Každá karta dostane vlastní analytiku mezičlenu postupně (378.101, 378.102 …), nikoli podle koncovky. Analytika vznikne automaticky u první platby karty a jmenuje se „Karta ****1234 (název karty)". V detailu karty je vidět analytika, její zůstatek (platby bez dokladu) a odkaz na obraty účtu. Jinou existující analytiku mezičlenu lze kartě vybrat ručně; analytiku jiné karty převzít nejde.

Platba kartou, kterou firma neeviduje, založí neověřenou kartu s vlastní analytikou. Neověřené karty stránka Platební karty zvýrazní — doplňte název a držitele a kartu uložte, nebo ji ověřte akcí Ověřit kartu. Když je zakládání karet vypnuté, nebo kartu nejde k datu platby jednoznačně určit, jde platba na záchrannou analytiku 378.199 Neevidované karty.

Karta vedená k cizoměnovému účtu má analytiku vedenou v měně účtu: zápisy nesou cizoměnovou částku i kurz dne platby.

Nastavení účtování

Historie se nepřeúčtovává. Platby kartou před datem účinnosti zůstávají zaúčtované tak, jak byly (321/221, 548/221 …). Zaúčtovaná platba drží režim, ve kterém se zaúčtovala: zapnutí režimu, jeho vypnutí, změna mezičlenu ani změna analytiky karty už zaúčtované platby nemění a platí jen pro nové zápisy. Nese-li původní analytika zůstatek, uložení změny chce potvrzení a zůstatek na původním účtu vypořádáte ručně.

Kontroly

• Měsíční kontrola hlásí platby kartou bez dokladu starší než lhůta z nastavení (jen od data účinnosti režimu). Řádek vede do přehledu plateb bez dokladu.
• Předuzávěrková kontrola „Mezičlen plateb kartou se zůstatkem" porovná zůstatek každé analytiky karty s konkrétními nevypořádanými platbami a zvlášť ukáže rozdíl, který platbami vysvětlit nejde (typicky ruční zápis na analytiku karty). Nevypořádané platby uzavřete v přehledu plateb bez dokladu.
• Analytiky karet pod 261 nebo 395 se nehlásí v kontrole peněz na cestě, vnitřního zúčtování ani průběžných účtů — hlídá je jen kontrola mezičlenu.
• Výkaz peněžních toků bere platbu kartou jako výdaj v den platby, i když je mezičlen pod 261.

Daňová evidence

Firma v daňové evidenci účty nemá. Platba kartou je v ní bankovní výdaj v peněžním deníku a mezičlen se nepoužívá; neznámé karty se nezakládají. Přehled plateb bez dokladu slouží jako výzva k doložení výdaje.