MyÚčto MyÚčto.cz Manuál
Stáhnout PDF Zpět na hlavní stránku

Zaměstnanci

69.1 Účel

Agenda zaměstnanců spojuje osobní kartu s jedním nebo více pracovními vztahy. Oddělení osoby od vztahu zachovává historii a umožňuje správně zpracovat souběhy.

69.2 Předpoklady a oprávnění

Uživatel potřebuje právo číst nebo měnit osoby a pracovní vztahy. Připravte pouze údaje potřebné pro mzdu, daň, pojištění, platbu, dokumenty a podání a ověřte je z oprávněného podkladu.

69.3 Krokový postup

  1. Otevřete Mzdy → Zaměstnanci a založte osobu nebo otevřete existující.
  2. Vyplňte identifikační, adresní, daňové, pojistné a platební údaje.
  3. Založte samostatný vztah pro každý právně odlišný pracovní poměr či dohodu.
  4. Doplňte typ vztahu, data, úvazek, odměňování, pojištění a daňový režim.
  5. Změny podmínek zapisujte s účinností; nepřepisujte údaje použité v uzavřených obdobích.
  6. Při skončení uzavřete poslední období, připravte dokumenty a proveďte podporovaná hlášení; nepodporované registrace dokončete ručně.

69.4 Stavy

Osoba může existovat bez aktivního vztahu. Vztah může být budoucí, aktivní nebo skončený. Neúplná data lze evidovat, ale výpočet, dokument či podání může vyžadovat jejich doplnění.

69.5 Kontroly a bezpečnost

Ověřte identifikátory, pojišťovnu, účet, data vztahu a souběhy. Osobní a zdravotní údaje zpřístupněte jen podle role. Odkaz na dokument je volitelná stopa k bezpečně uloženému podkladu; nenahrazuje zákonný identifikátor a nesmí obsahovat tajné údaje.

69.6 Časté chyby

69.7 Návaznosti

Zaměstnavatele a předkontace nastavuje kapitola 58o, pravidelné odměňování 58p, běhy 58e a životní události vůči institucím 58j.

69.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Zaměstnanci se zobrazují stejné karty jako ve spodní části Mzdové rekapitulace. Změna jména nebo aktivního stavu v původní agendě se proto týká téže osoby; žádné slučování duplicitních karet není potřeba.

Primárním tlačítkem Přidat zaměstnance založíš právě tuto společnou kartu, nikoli druhou osobu jen pro úplné mzdy. Formulář se otevře místo seznamu, takže nemusíš nikam scrollovat ani hledat založenou osobu. Nahoře je jen to, bez čeho uložení neprojde — jméno, druh vztahu a plánovaný nástup. Zbytek je hned pod tím ve sbalitelné části Další údaje: rodné číslo, datum narození, základní mzda, týdenní pracovní doba, mzdová účtárna a zdravotní pojišťovna. Jedno uložení tak založí kartu, první pracovní vztah i jeho podmínky; nový zaměstnanec se pak otevře k doplnění zbytku osobního profilu.

Týdenní pracovní doba je součástí zakládacího formuláře. Zadejte skutečný úvazek hned při založení, aby první interval podmínek odpovídal realitě. Automatický nárok dovolené tuto sjednanou dobu převezme; není nutné ji znovu opisovat v agendě absencí. Firemní výměra dovolené platí všem vztahům. Pole Výjimka z výměry dovolené vyplňte jen tam, kde má konkrétní vztah jiný nárok; prázdná hodnota znamená převzetí účinné firemní politiky. Změna se ukládá jako nová účinná verze podmínek, takže starší nároky zůstanou dohledatelné. Mzdová účtárna se nabízí firmě s víc než jednou aktivní účtárnou; ostatním ji aplikace dosadí z výchozí účtárny zaměstnavatele. Zdravotní pojišťovna se předvyplní tou, kterou má firma v nastavení jako výchozí, a zapíše se do zákonné evidence osoby k datu nástupu — týmž uložením jako zaměstnanec, takže nemůže vzniknout karta bez ní. Neznámý kód pojišťovny proto celé založení odmítne a nic se neuloží. Zaměstnance bez českého rodného čísla lze založit bez náhradní hodnoty. EČP, VČP a zahraniční identifikátor se vedou samostatně a lze je doplnit přímo v běžné editaci; úplná osobní evidence dál uchovává jejich 1:N historii. Rodné číslo se v seznamu nezobrazuje. Tlačítko zůstává viditelné i uživateli bez práva zápisu, ale je neaktivní a vysvětlí chybějící oprávnění.

Hvězdička u popisku znamená, že bez toho pole uložení neprojde. Při zakládání jsou takové jen tři: jméno, druh vztahu a plánovaný nástup. Rodné číslo, datum narození ani mzda povinné nejsou a jdou doplnit kdykoli později — rodné číslo je potřeba až u přihlášky na ČSSZ (kde stačí i EČP) a u oznámení zdravotní pojišťovně.

Toolbar nad seznamem umožňuje hledání podle jména, přepnutí mezi aktivními, všemi a kartami vyžadujícími doplnění a rychlý přechod na měsíční zadání mezd. Hledání i stránkování probíhá nad celou firmou na serveru po 25 osobách, takže se stejným postupem pracujete s deseti i pěti sty zaměstnanci.

Seznam ukazuje:

Akce v řádku odpovídá tomuto kroku, například Doplnit bydliště; u hotové karty se jmenuje Otevřít kartu. Detail nejdřív ukáže čtecí souhrn běžných údajů. Citlivé hodnoty zůstávají maskované a odkryjí se jen samostatnou oprávněnou akcí. Editor se otevře až tlačítkem Upravit, takže pouhá kontrola karty nezobrazuje desítky vstupních polí. Technická verze záznamu se uživateli nezobrazuje, ale dál se interně posílá při ukládání a chrání před přepsáním souběžné změny.

V editoru Běžné údaje zaměstnance bez přepínání záložek upravíš jméno a příjmení, rodné číslo, bydliště, e-mail, telefon, týdenní pracovní dobu a pravidelnou hrubou mzdu. Stát bydliště se vybírá ze společného číselníku zemí. Pokud je číselník dočasně nedostupný, formulář dovolí ručně zadat dvoupísmenný ISO kód, aby úpravu adresy nezablokoval výpadek sítě. Změna jména, bydliště, kontaktu, pracovní doby nebo mzdy nevynuluje historii: starší záznam uzavře a založí novou účinnou verzi; záznam založený tentýž den lze ještě opravit na místě. Uzavřená historická adresa se při založení nové adresy nemění. Pokud je u osoby uloženo rodné příjmení, nová verze jména je bez jeho odkrytí bezpečně převezme na serveru. Jméno a příjmení se zadávají samostatně a systém je nikdy neodhaduje z celého zobrazovaného jména. Osobní profil a primární pracovní vztah se ukládají jednou transakcí, takže při chybě nezůstane změněná jen jedna část.

Na telefonu se seznam automaticky mění z tabulky na karty. Historii identit, adres a kontaktů, výplatní účty a další méně časté údaje otevřeš pod formulářem ve sbalené části Úplná osobní evidence a historie. Nejde o nahrazenou nebo ztracenou evidenci: zůstávají zde vazby 1:N pro historické identity, adresy, kontakty, výplatní účty a jejich období účinnosti. Také u všech historických adres se stát vybírá ze stejného číselníku. U citlivých údajů se zobrazuje pouze maska; novou hodnotu zadej jen tehdy, když ji chceš změnit. Po uložení aplikace otevřenou hodnotu z formuláře odstraní.

Každá verze jména má sbalenou část Údaje pro registraci zaměstnance. Zadává se v ní titul před a za jménem, datum a místo narození, stát narození, státní občanství a pohlaví používané registračním formulářem ČSSZ. Běžnou práci s kartou tato pole nezahltí; rozbal je při nástupu nebo při opravě registrační identity. Státy vyber ze stejného číselníku zemí jako u adres. Údaje se uloží do konkrétní historické verze a platí od data Platí od uvedeného nad nimi. Při registraci pracovního vztahu proto aplikace použije verzi účinnou k datu nástupu, nikoli dnešní nebo poslední zadanou hodnotu. Prázdné nepovinné pole lze doplnit později; test registrace pak přesně řekne, který údaj ještě chybí.

Výplatní účet musí mít název, období účinnosti a rozdělení výplaty. Před zařazením do platební dávky jej samostatně ověř tlačítkem Ověřit účet a uveď druh podkladu i datum ověření. Máš-li ve formuláři neuloženou změnu účtu, ověření je zablokované: nejdříve kartu ulož, aby se nikdy neověřila předchozí uložená hodnota pod nově zobrazenými údaji. Každá pozdější změna čísla účtu, účinnosti nebo aktivního stavu ověření automaticky zneplatní.

69.8.1 Vyživované osoby a daňové zvýhodnění na dítě

Ve sbalené části Úplná osobní evidence a historie je pod osobním profilem sekce Vyživované osoby a daňové zvýhodnění. Eviduje děti, na které se uplatňuje měsíční daňové zvýhodnění podle § 35c zákona o daních z příjmů, a manžela nebo partnera, u kterých lze slevu uplatnit až v ročním zúčtování.

U osoby zadáš vztah k poplatníkovi, jméno, datum narození, volitelné rodné číslo, průkaz ZTP/P, soustavné studium a období, po které je osoba vyživovaná. Rodné číslo dítěte se ukládá šifrovaně, v seznamu i v detailu se zobrazuje jen maskované a odkrýt je lze pouze auditovaným odhalením citlivých údajů.

Samotná evidence osoby ještě nezakládá nárok. Ten vzniká až uplatněním s vlastním obdobím účinnosti, kde uvedeš:

Aplikace nedovolí dvě překrývající se uplatnění na totéž dítě u jednoho poplatníka ani uplatnění mimo období, kdy je osoba vedena jako vyživovaná. Uplatňuje-li totéž dítě (rozpoznané podle rodného čísla) ve stejném měsíci jiný zaměstnanec téže firmy, uložení se odmítne.

Sazby zvýhodnění se berou z legislativního rulesetu. Pokud pro dané období žádná účinná sazba neexistuje, aplikace částku neodhaduje — označí nárok k ruční kontrole.

Nárok zasahující do měsíce uzavřeného schválenou mzdovou revizí se věcnou změnou nepřepisuje. Původní záznam se ukončí posledním zmrazeným měsícem a vznikne nová účinná verze od měsíce následujícího, takže historický výsledek zůstane nedotčený. Ukončení nároku mimo zmrazené období se provede běžnou úpravou data „Nárok do".

69.8.2 Zákonná evidence osoby

Pod běžnými údaji zaměstnance je sekce Zákonná evidence osoby. Vede právní skutečnosti, ze kterých vychází zákonný výpočet:

Chybí-li kterýkoli z prvních pěti údajů, mzdový běh zákonný výpočet této osoby nespočítá a skončí v ručním posouzení. Sekce proto v hlavičce ukazuje počet chybějících údajů a uvnitř je vyjmenuje pro konkrétní měsíc; datum Ke kterému dni určuje, který měsíc se kontroluje.

Měsíční evidence zdravotního minima je nepovinná. Není-li za měsíc zadaná, platí zákonný výchozí stav podle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.: doplatek do minimálního vyměřovacího základu hradí zaměstnanec. Zadává se tedy jen tehdy, když je skutečnost jiná — doplatek jde k tíži zaměstnavatele, protože nižší základ způsobily překážky na jeho straně, nebo si zaměstnanec při souběhu zvolil pro doplatek jiného zaměstnavatele. Rozklad pojistného u schválené mzdy pak ukazuje i to, jestli hodnota vznikla zápisem, nebo odvozením ze zákona. Volba neověřeno dál znamená ruční posouzení.

Ověřené hodnoty (český nebo zahraniční režim, ověřená pojišťovna, platný A1) jsou rozhodnutím uživatele. Odkaz na podklad je všude volitelný: lze zvolit typický podklad nebo přes volbu Jiné zapsat konkrétní číslo dokladu (písmena, číslice a znaky ., :, /, _, -), ale prázdné pole uložení, výpočet ani podání neblokuje. Aplikace žádný domnělý odkaz sama nevytváří. Za ověření správnosti právní skutečnosti odpovídá uživatel. Varianta neověřeno se dál ukládá jako důvod ručního posouzení.

Tlačítko Přidat záznam předvyplní běžný český případ: daňový rezident ČR, český sociální i zdravotní režim, formulář A1 se netýká, sleva pracujícího důchodce se neuplatňuje a zdravotní pojišťovna je ta, u které je osoba dosud vedená (jinak výchozí pojišťovna zaměstnavatele z nastavení mezd). U běžného zaměstnance tak není co vyplňovat — stačí zkontrolovat a uložit.

Na co se evidence neptá, to si odvodí: u českého daňového rezidenta je stát vždy ČR, u českého sociálního režimu je A1 vždy „netýká se". Tato pole se proto nezobrazují a objeví se až po přepnutí na cizí režim — tehdy si evidence vyžádá stát ze seznamu; odkaz k režimu zůstává nepovinný. Stát i zdravotní pojišťovna se vždy vybírají ze seznamu, nepíšou se. Chybí-li něco, co server nepřijme, napíše to evidence rovnou u záznamu i s tím, co s tím udělat.

Evidence se zadává po celých měsících a záznamy jedné řady musí na sebe navazovat den po dni — čtecí cesta vyhodnocuje evidenci k prvnímu dni měsíce, takže změna uprostřed měsíce by se buď ztratila, nebo by pro daný měsíc vznikly dvě současně platné verze. Díra v řadě se odmítne už při uložení; jinak by se projevila až tím, že mzdový běh za chybějící měsíc spadne do ručního posouzení.

Záznam, který začal před koncem posledního schváleného mzdového období, je uzavřený: jeho začátek nejde posunout ani ho smazat. Věcná změna se do něj nezapíše — původní záznam se ukončí posledním uzavřeným dnem a nová právní skutečnost vznikne jako nový záznam od dalšího měsíce. Doplnit dosud chybějící záznam do uzavřeného období naopak jde; nic tím nepřepisuje.

Celá sekce se ukládá jedním tlačítkem Uložit. Čtení stačí obecné oprávnění pro mzdy, zápis vyžaduje Spravovat zaměstnance (payroll.person.write) — evidence je vedená na osobě, ne na jednotlivém pracovním vztahu.

69.9 Pracovní vztah a předkontace

Jedna osoba může mít více samostatných právních vztahů. Rozlišení je důležité pro výpočet, podání i účetnictví:

Druh vztahuHrubý nákladZávazek
pracovní poměr mimo výkon funkce, zaměstnání malého rozsahu, DPP, DPČ521331
příjem společníka ze závislé činnosti522366
odměna za výkon funkce člena orgánu523366
pojistné hrazené zaměstnavatelem524336

Odměna jednatele za výkon funkce tedy není totéž co pracovní poměr jednatele mimo výkon funkce ani jiný příjem společníka. Souběh se vede jako více vztahů jedné osoby.

Převzatý legacy vztah zachovává dosavadní kontaci Mzdové rekapitulace. Před ostrým použitím úplných mezd zkontroluj, zda právní titul odpovídá skutečnosti; zejména starší karta „jednatel-společník“ sama nerozliší smlouvu o výkonu funkce od ostatní závislé činnosti.

69.10 Životní cyklus vztahu

Nový vztah začíná jako Plánovaný. Stav se nemění volným přepsáním pole, ale jen nabízenými akcemi:

Plánovaný → Předregistrovaný → Aktivní → Přerušený → Skončený → Archivovaný

Z přerušeného vztahu se lze vrátit do aktivního stavu nebo jej ukončit. Plánovaný či předregistrovaný vztah lze samostatně označit jako Nenastoupil a potom archivovat. U každé akce zvolíš datum účinnosti. Přeskočení povinného kroku nebo návrat ze skončeného vztahu aplikace odmítne.

Skončení vztah nemaže. Zůstává dostupný pro pozdější doplatek, opravu, podání a dohledání tehdy platných údajů. Archivace jej pouze odklidí z aktivního workflow.

69.11 Historie smluvních podmínek a souběhy

Tlačítko Nová verze podmínek založí další účinný interval. Předchozí verzi uzavře dnem před novou účinností; starší mzdové období proto pozdější změna nepřepíše. Historie drží zejména:

Formulář nové verze podmínek je rozdělený na dvě části. Nahoře je jen to, co se běžně mění: účinnost, plánovaný nástup, mzdová účtárna, týdenní hodiny, úvazek, data smlouvy, příznak primárního vztahu, prohlášení k dani a nepovinný důvod změny. Zbytek — evidence pro JMHZ, režimy sociálního a zdravotního pojištění, daňový režim, cizí předpisy, sazbová kategorie § 5a a sleva § 7a — je ve sbalené části Další údaje; ta se sama otevře jen u vztahu, kde už je něco z ní vyplněné.

Hvězdička u popisku označuje pole, bez kterého uložení neprojde. Důvod změny mezi ně nepatří — vyplň ho, jen když chceš, aby v časové ose bylo vidět proč.

Mzdovou účtárnu vybíráš přímo na kartě vztahu. Je to jediné místo, kde jde změnit: z účtárny vychází variabilní symbol zaměstnavatele pro odvod sociálního pojistného a mzdový běh se dá na účtárnu zúžit, takže vztah bez ní nemá čím vykázat odvod. Novému vztahu ji aplikace dosadí z výchozí účtárny zaměstnavatele; firmě s víc účtárnami nabídne výběr už při zakládání vztahu. Vztah, který účtárnu nemá (typicky převzatá data), na to na kartě upozorní — uložení to ale nikde neblokuje, blokátorem se to stane až při uzamčení vstupů mzdového běhu. V nabídce se objeví jen aktivní účtárny; deaktivovaná účtárna, kterou vztah drží, v ní zůstává, aby ji úprava podmínek tiše nezměnila.

U odměny člena statutárního orgánu, u dohody o pracovní činnosti a u práce společníka pro vlastní společnost přibývá v podmínkách pole Účast na nemocenském pojištění z odměny. Rozhoduje o tom, jak se odměna zdaní, když zaměstnanec nepodepsal prohlášení k dani (§ 6 odst. 4 písm. b) zákona o daních z příjmů):

U pracovního poměru, zaměstnání malého rozsahu a dohody o provedení práce se pole nenabízí — tam zařazení plyne přímo z druhu vztahu a aplikace si ho odvodí sama.

Ve stejné verzi podmínek je skupina JMHZ – vykonávaná pozice. Eviduje strukturovanou obec pracoviště, kód obce a stát, druh činnosti, bližší určení pracovněprávního vztahu, příspěvek a nástroj APZ, funkční požitky a dočasné přidělení. Druh činnosti i bližší určení se vybírají z připnutých číselníků JMHZ. U druhů 1 až 9 je bližší určení povinným podkladem pro výběr scénáře; chybějící hodnota se nikdy nevykládá jako „Žádné“. Příznaky používají tři stavy Neověřeno, Ne a Ano; chybějící historický údaj se nikdy automaticky nepovažuje za „ne“. Obec, její kód a stát se ukládají jen jako úplná trojice. Dokud nejsou údaje vybrané z autoritativních číselníků CISOB a CZEM, aplikace kontroluje shodu názvu obce s kódem i platnost státu. Obec se vybírá našeptávačem; stát z připnuté nabídky. Podmínky před začátkem účinnosti připnutých číselníků nelze takto označit jako ověřené. Budoucí personální změnu lze naplánovat podle posledního připnutého snapshotu, ale mzdový snapshot ji pro JMHZ označí jako neověřenou, pokud vykazované období přesahuje jeho ověřené pokrytí. Taková data nesmějí projít budoucí readiness bránou ani se odeslat bez novějšího snapshotu. Při dočasném přidělení Ano je navíc nutné doplnit identitu alespoň jednoho uživatele; samotný příznak nestačí k přípravě podání.

Jedna osoba může mít souběžně například HPP a DPP nebo samostatný pracovní poměr a odměnu za výkon funkce. V aktivním workflow může být právě jeden vztah označen jako primární. Každý souběh má vlastní kód, stav, historii a budoucí registrační identitu.

69.11.1 OIČ / IK MPSV a ID PPV pro JMHZ

Po přidělení identifikátorů ČSSZ otevřete na kartě konkrétního pracovního vztahu sbalenou sekci Identifikátory JMHZ od ČSSZ. Sekce se načte až po otevření, takže ani firma se stovkami zaměstnanců neposílá zbytečně stovky dotazů.

Rozlišujte, komu údaj patří:

Identifikátory pro Testovací prostředí a Produkci jsou oddělené. Před uložením vždy zkontrolujte zvolené prostředí, datum platnosti a oba údaje podle protokolu ČSSZ. Přepnutí prostředí rozepsané hodnoty zahodí, aby se testovací identifikátor omylem neuložil do produkce. Odkaz na zdroj je nepovinná interní poznámka; uložení neblokuje. Povinné je pouze výslovné potvrzení, že jste údaje ověřili v podkladu ČSSZ.

Po uložení aplikace zobrazuje jen masky a otevřené hodnoty už do formuláře nevrací. Již platný identifikátor nelze tiše přepsat jinou hodnotou. Pokud ČSSZ identifikátor opravila nebo změnila, nejprve ověřte datum účinnosti a navazující protokol; nesprávnou hodnotu neobcházejte založením druhé osobní karty.

Pro zobrazení stačí právo číst mzdy. Uložení mění údaj osoby i pracovního vztahu, a proto vyžaduje současně oprávnění spravovat zaměstnance i pracovní vztahy. Nejde o pravidlo čtyř očí: uživatel s oběma oprávněními provede celý krok sám.

69.12 Checklist a časová osa

Detail ukazuje povinnosti nástupu, změny a skončení. Patří sem smlouva nebo dohoda, registrace a změny pro zdravotní pojišťovnu a ČSSZ/JMHZ, daňové prohlášení, výstupní doklady, kontrola exekucí či insolvence a kontrola pozdějšího doplatku. U každé položky je termín a stav Nesplněno, Splněno nebo Netýká se.

Časová osa zachovává stavové přechody, změny checklistu i rozdíl každé smluvní verze. Pokud jiný uživatel mezitím vztah změnil, starší formulář se neuloží a je nutné načíst aktuální verzi.

69.12.1 Navazující agendy

Karta vztahu má sekci Navazující agendy. Vede z ní jedno kliknutí do každé agendy, kde se k tomuto člověku dá něco pořídit — docházka a směny, nepřítomnosti, mzdové vstupy, pracovní cesty, opakované složky, průměrný výdělek, dohody o srážkách, exekuce, dokumenty a roční zúčtování. Cílová obrazovka se otevře už zúžená na daného zaměstnance; zúžení je vidět v horní liště a jedním tlačítkem se ruší. Zužuje server, ne jen zobrazená stránka — hledaný člověk se najde, i kdyby jeho záznamy ležely až na několikáté straně, a stránkování i počty mluví o zúženém seznamu. Když zúžení nedá žádný záznam (cizí nebo zaniklý vztah, zestaralý odkaz), řekne to lišta větou; prázdná tabulka bez vysvětlení se nezobrazí.

Pod tlačítky je souhrn: u agend, ve kterých něco je, počet záznamů, datum posledního a případně částka. Agendy, ve kterých zatím nic není, se jmenují jednou nenápadnou větou pod souhrnem. Agenda, na kterou uživatel nemá oprávnění, se nenabízí ani nezapočítává.