Dokumenty a výstupy

66.1 Účel

Agenda vytváří mzdové listiny a zaměstnanecké dokumenty z uzavřených nebo jinak způsobilých dat a uchovává jejich vazbu na osobu, vztah a období.

66.2 Předpoklady a oprávnění

Uživatel potřebuje payroll.documents. Zdrojová data musí být zkontrolována a u měsíčních výstupů zpravidla uzavřena. Dokument nesmí být vydán, pokud aplikace nemá údaje potřebné pro jeho zákonný obsah.

66.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Dokumenty a výstupy a vyberte typ, zaměstnance a období.
2. Zkontrolujte náhled, identifikaci zaměstnavatele, vztah, částky a data.
3. Vytvořte dokument a bezpečně jej doručte oprávněnému příjemci.
4. Evidujte vydání nebo převzetí bez ukládání přístupových tajemství.
5. Při opravě vytvořte navazující dokument a zachovejte původní auditní stopu.

66.4 Stavy

Návrh čeká na kontrolu, vygenerovaný dokument odpovídá konkrétním zdrojovým datům a vydaný má evidované předání. Vygenerování samo o sobě neznamená doručení ani podpis příjemce.

66.5 Kontroly a bezpečnost

PDF a exporty obsahují osobní a mzdové údaje. Chraňte je při stažení, přenosu i archivaci. Před vydáním zkontrolujte správnou osobu a období. Potvrzení pro úřad práce závislé na zákonném přepočtu průměrného výdělku dokončete ručně, pokud aplikace bezpečný výpočet nenabízí.

66.6 Časté chyby

• Výstup z návrhu běhu vydaný jako konečný.
• Odeslání dokumentu nesprávnému zaměstnanci.
• Domněnka, že stažení PDF je důkaz předání.
• Ruční úprava vygenerovaného dokumentu bez auditní návaznosti.

66.7 Návaznosti

Zdrojem je mzdový běh a zaměstnanci. Doby uchování řeší retenční lhůty a bezpečný výmaz kapitola 58s.

66.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Dokumenty a výstupy vyber období. Seznam zobrazuje dokumenty uložené ke schválené revizi mzdového běhu, zaměstnance, mzdovou účtárnu, číslo revize, čas vytvoření a velikost. Na telefonu se tabulka mění na karty.

Záložka Roční dokumenty umožňuje zvolit rok a zaměstnance a vytvořit mzdový list, potvrzení k zálohové dani nebo potvrzení ke srážkové dani. Mzdový list vzniká pouze z posledních schválených revizí všech mzdových účtáren v daném roce. Zahrne také více souběžných revizí v jednom měsíci, například doplatek po skončení vztahu. Pokud chybí schválený výsledek, historická identifikace nebo jiný povinný podklad, aplikace dokument nevytvoří a zobrazí konkrétní důvod.

Daňová potvrzení jsou dva samostatné formuláře: 25 5460, MFin 5460 – vzor č. 33 pro zálohovou daň a 25 5460/A, MFin 5460/A – vzor č. 12 pro příjmy zdaněné srážkou. Automaticky se vytvářejí pro rok 2026. Zálohové potvrzení zmrazí stav Prohlášení poplatníka i měsíce, ve kterých bylo podepsané; srážkové potvrzení uvádí přesné měsíce příjmů. Pro přesná pole tiskopisu musí mít historická identita zaměstnance vedle celého zobrazovaného jména vyplněné také samostatné jméno a příjmení; systém je z celého jména neodhaduje.

Zálohové potvrzení podporuje také doloženého daňového nerezidenta. Nemá-li přidělené české rodné číslo, uvede se datum narození. Řádek 14 se naplní součtem povinného sociálního a zdravotního pojistného zaměstnance výhradně ze schválených měsíčních výsledků. Srážkové potvrzení 25 5460/A lze podle oficiálního tiskopisu vystavit českému rezidentovi nebo nerezidentovi EU/EHP; jinou rezidenci aplikace odmítne.

Řádky 11 a 12 zálohového potvrzení přebírají doložené měsíční nároky na děti, invaliditu I./II. stupně, invaliditu III. stupně a průkaz ZTP/P. Jméno a rodné číslo dítěte, případně datum narození dítěte bez českého rodného čísla, se při vydání uzamknou do šifrované roční revize. Pozdější úprava karty proto již vydané PDF nezmění. Pokud bylo v aplikaci provedeno a schváleno roční zúčtování, řádek 13 zobrazí jeho uložený přeplatek, doplatek ze zúčtování a rozdíl na daňovém bonusu. Přeplatek před zvýhodněním na děti, přeplatek po zvýhodnění i výsledný doplatek jsou na tiskopisu oddělené. Aplikace neprovádí nový daňový výpočet; ověří vzájemné součty zmrazeného výsledku a pouze je převede do odpovídajících polí formuláře.

Řádek skutečně vyplacených příjmů nevychází z plánovaného výplatního dne. Aplikace jej povolí jen tehdy, když neměnná platební evidence dokládá úplnou výplatu všech zahrnutých čistých mezd nejpozději do 31. ledna následujícího roku. Chybějící, částečná, pozdní nebo zvrácená úhrada vytvoření zablokuje. Stejně bezpečně se odmítnou situace, pro které snapshot nemá všechna povinná pole formuláře, například nedoložený nárok, nerezident bez částky povinného pojistného, podporovaný produkt spoření bez přesného mapování, nepeněžní příjem nebo doplatek za minulý rok. Údaj se nikdy tiše nedopočítá.

Roční dokument má vlastní neměnnou revizi a není uměle připojený k prosincové mzdě. Osobní údaje jeho zdrojového snapshotu jsou kontextově šifrované; manifest obsahuje pouze interní identifikátory a kryptografické otisky. Pozdější oprava mzdy vytvoří další revizi mzdového listu a původní soubor zůstane dohledatelný. Roční zúčtování se v mzdovém listu nedopočítává a bez samostatně schváleného ročního výsledku se označí jako neprovedené. Opravné daňové potvrzení musí navazovat na poslední vydaný dokument stejného druhu a vyžaduje konkrétní důvod. Nová revize uvádí datum nahrazovaného potvrzení a důvod v příloze; původní PDF zůstává beze změny. Opakování stejné opravné žádosti bezpečně vrátí již archivovanou revizi.

U ukončeného pracovního vztahu otevři v Mzdy → Zaměstnanci jeho detail a část Dokumenty při skončení vztahu. Potvrzení o zaměstnání lze vytvořit jen po kontrole přesné identity, adresy a smluvních podmínek účinných ke dni skončení. Ve formuláři potvrď druh práce, kvalifikaci, pracovní expozici, pokračující srážky a případné důchodové kategorie před rokem 1993. Částky srážek se nezadávají — aplikace je přebírá z uzavřené evidence. Každá oprava vyžaduje konkrétní důvod a vytvoří novou neměnnou revizi.

Samostatné potvrzení pro Úřad práce (§ 313 odst. 2) je zablokované. Aplikace v modulu Absence a průměry rozlišuje, zda pro rozhodné čtvrtletí chybí schválený snapshot průměrného výdělku, nebo zda snapshot existuje a chybí jen ověřený přepočet na čistý měsíční výdělek podle zákona o zaměstnanosti — v obou případech ale potvrzení nelze vydat a aplikace nenabízí ruční zadání hotové čisté částky.

Stažení nejprve získá krátkodobé jednorázové oprávnění a potom soubor předá prohlížeči. Původní dokument se při opravě nikdy nepřepisuje. Nový výstup má vlastní revizi a původní zůstává dohledatelný.

Pro každou poslední schválenou revizi období lze vytvořit měsíční ZIP. Obsahuje právě ty dokumenty, které už byly k revizi archivovány, a strojově čitelný manifest s jejich otisky. Doplníš-li později další dokument, vznikne nová revize balíčku; opakované vytvoření nad stejnou sadou vrátí stejný výsledek.

66.9 Měsíční a roční archiv mezd

Záložka Archiv mezd vytváří souhrnný ZIP za celou firmu. Není to export jednoho zaměstnance a kvůli jeho sestavení se nenačítá ani nevybírá seznam zaměstnanců. Hodí se pro pravidelnou měsíční zálohu mzdové uzávěrky, předání kontrolovatelných podkladů a roční archivaci.

1. Otevřete Mzdy → Dokumenty a výstupy → Archiv mezd.
2. Pro měsíční archiv vyberte měsíc, pro roční archiv rok.
3. Stiskněte Vytvořit a stáhnout měsíční ZIP nebo Vytvořit a stáhnout roční ZIP. Příprava větší firmy může chvíli trvat; tlačítko po dobu práce nelze spustit podruhé.
4. Stažený soubor uložte do firemního zabezpečeného úložiště. Obsahuje osobní a mzdové údaje a musí mít stejnou ochranu jako výplatní pásky.
5. Při dlouhodobé archivaci ověřte CHECKSUMS.txt proti souborům v ZIPu a manifest.json, který popisuje období, zdrojové revize, velikosti a SHA-256 otisky.

Archiv vychází jen ze schválených nebo pozdější revizí nahrazených zmrazených mzdových zdrojů. Měsíční ZIP zahrne všechny takové revize vybraného měsíce ve všech mzdových účtárnách, nikoli jen poslední opravu. Roční ZIP zahrne totéž za celý rok a navíc dostupné neměnné roční snapshoty a jejich zdrojové vazby. Přidají se již archivované mzdové dokumenty, datové věty a validační nebo doručovací artefakty podání a protokoly JMHZ, u kterých je bezpečně doložené období. Každý binární soubor se před zařazením znovu ověří uloženou velikostí a SHA-256 otiskem.

Do archivu se záměrně nezařazují dnešní editovatelné karty zaměstnanců, proměnlivý provozní stav podání, protokoly bez doloženého období ani libovolné ručně přidané přílohy podání. Nikdy se neexportují hesla, komunikační kódy, přístupové tokeny, certifikáty nebo soukromé klíče. Roční citlivý snapshot se před zařazením dešifruje pouze v paměti a ověří klíčovaným otiskem; databázový šifrovaný blob se do ZIPu nekopíruje.

Vytvořený ZIP je v serverovém archivu uložen šifrovaně a odděleně pro právě zvolenou firmu. Prohlížeč nejprve vytvoří archiv, potom získá krátkodobé jednorázové oprávnění a teprve nakonec soubor stáhne. Oprávnění je svázané s přihlášeným uživatelem i firmou, neposílá se v adrese a po prvním použití už neplatí. Pokud za období není žádná schválená mzdová revize nebo nesouhlasí integrita zdroje, aplikace ZIP nevytvoří a zobrazí důvod.