Výmaz osobních údajů

77.1 Účel

Agenda připravuje řízené odstranění nebo anonymizaci osobních údajů po skončení retenčních povinností. Jde o nevratnou a odděleně oprávněnou operaci.

77.2 Předpoklady a oprávnění

Je nutné oprávnění payroll.erasure, předchozí posouzení retenčních lhůt a schválení odpovědnou osobou. Před zahájením ověřte, že neexistuje zákonná, smluvní, účetní ani procesní překážka.

77.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Výmaz osobních údajů a vyhledejte osobu.
2. Spusťte náhled dopadu a projděte všechny navázané kategorie dat.
3. Vyřešte blokace, zejména neukončenou retenci, aktivní vztah, otevřené řízení či povinný dokument.
4. Znovu zkontrolujte rozsah a bezpečně zaznamenejte právní důvod bez nadbytečných osobních údajů.
5. Proveďte potvrzovací kroky zobrazené aplikací; poslední potvrzení považujte za nevratné.
6. Po dokončení ověřte výsledek a uchovejte pouze dovolený auditní záznam o operaci.

77.4 Stavy

Požadavek může být připravený, blokovaný, čekající na potvrzení, dokončený nebo chybový. Náhled nic nemaže. Dokončený výmaz nelze použít k obnovení původního obsahu.

77.5 Kontroly a bezpečnost

Výmaz může dokončit jedna oprávněná účetní. Před posledním krokem musí ověřit firmu, osobu i rozsah a aplikace její kroky zapíše do auditní stopy. Nevytvářejte nechráněnou kopii „pro jistotu“, protože by tím smysl výmazu zanikl. Zálohy a externí exporty řešte podle schválené politiky firmy.

77.6 Časté chyby

• Výmaz jen kvůli žádosti bez kontroly zákonné povinnosti uchování.
• Záměna osoby se stejným jménem.
• Opomenutí exportovaných PDF, bankovních souborů nebo externího archivu.
• Uložení úplných mazáných údajů do auditní poznámky.

77.7 Návaznosti

Nejdříve vždy projděte retenční lhůty. Vazby mohou vést do zaměstnanců, dokumentů, plateb a podání.

77.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

Obrazovka Mzdy → Výmaz osobních údajů (oprávnění payroll.erasure) je jediné místo, odkud se mzdová osobní data mažou. Výmaz je nevratný — data zpátky nikdo nezadá —, proto je rozdělený do tří kroků, které se dají zkontrolovat každý zvlášť.

77.8.1 1. Sestavit návrh

Zadá se den, ke kterému se posuzuje, a aplikace sestaví návrh jen z osob, kterým lhůta uplynula a nic je nedrží. Když k tomu dni není koho navrhnout, řekne to a nevytvoří nic — prázdný návrh by se dal schválit a v přehledu by vypadal jako provedený výmaz.

77.8.2 2. Schválit nebo zamítnout

Detail návrhu jmenuje každou osobu a u ní uvádí:

• Rozsah — *úplný výmaz* u osoby bez účetní stopy, jinak *anonymizace*: účetní záznam zůstane, zmizí z něj jen osobní údaj.
• Podle ustanovení — lhůta, o kterou se rozhodnutí opírá, i s tím, jak je doložená.
• Dopad — kolik řádků osobních dat zmizí, po skupinách.
• Zbytek — osobní údaj, který zůstane ve zmrazeném obsahu (vystavená PDF, odeslaná XML). Ten se nepřepisuje a návrh to říká předem, ne až potom.

Zamítnutý návrh zůstává v přehledu jako doklad, ale provést už ho nelze.

77.8.3 3. Provést

Provedení je samostatný krok nad schváleným návrhem. Neschválený návrh aplikace odmítne. Potvrzovací dialog vypíše dotčené osoby a vyžaduje dvojí potvrzení — zaškrtnutí, že rozumíte nevratnosti, a opsání čísla návrhu. Jedním kliknutím se výmaz spustit nedá.

Každá položka se před provedením posuzuje znovu. Co mezi schválením a provedením dostalo zadržení nebo se u toho změnil rozsah, se přeskočí s uvedeným důvodem místo aby se provedlo podle zastaralého rozhodnutí. Výsledek u každé osoby je vidět ve sloupci Výsledek.

77.8.4 Co po výmazu zůstane

Návrh zůstává jako doklad, že výmaz proběhl: kdo ho schválil, kdy se provedl a podle které lhůty se rozhodovalo. V auditní stopě zůstává i jméno osoby — je to vědomé rozhodnutí, aby šlo doložit, o koho šlo. Samotná osobní data z evidence zmizí; u úplně vymazané osoby proto zůstane řádek návrhu bez jména a obrazovka to napíše.