81. Účtový rozvrh

Cesta: Nástroje → Účtový rozvrh

Účtový rozvrh je seznam účtů, na které firma účtuje. Stránka i její API jsou dostupné jen firmě v režimu podvojného účetnictví. Předkontace jsou po rozdělení menu popsány samostatně v kapitole Nástroje; šablony zápisů a pravidla nákladů v kapitole Šablony.

81.1 Co stránka zobrazuje

Účty jsou seskupené do tříd 0–7 podle prvního znaku kódu. Samostatně se zobrazují podrozvahové účty, závěrkové účty a ostatní kódy. V každé skupině jsou účty seřazené podle kódu.

Prázdná obvyklá strana není chyba. Například účty 343, 341 nebo 431 mohou podle skutečného salda skončit na MD i na Dal. Obvyklá strana slouží sestavám a kontrolám; vlastní stranu každého řádku určuje účetní zápis.

Přepínač Zobrazit neaktivní načte i vyřazené účty. Neaktivní účet zůstává čitelný v historickém deníku a sestavách, ale není nabízen pro nový zápis.

81.2 Automatické založení osnovy

Při zahájení aktivace podvojného účetnictví server idempotentně naseeduje standardní syntetické účty, vybrané analytiky (mimo jiné 343.100 / 343.200 / 343.900 — viz § 81.3.2, a nedaňové nákladové analytiky 501.990 / 511.990 / 518.990 / 548.990) a systémové předkontace. Stejný seed lze bezpečně spustit znovu: existující firemní účty ani jejich názvy se neduplikují. Aktivační průvodce je popsán v kapitole Aktivace účetnictví.

Účty jsou vždy oddělené podle firmy (supplier_id). API a repozitář při každém čtení i zápisu používají aktuální firmu z požadavku; znalost číselného ID účtu jiné firmy nestačí k jeho načtení nebo změně.

81.3 Syntetické a analytické účty

• Syntetický účet je zpravidla třímístný účet standardní osnovy, například 311 nebo 501.
• Analytický účet je firemní podúčet syntetiky, například 311.100 nebo 501.200.

Tlačítko Nová analytika otevře formulář:

• aktivní syntetický rodič,
• unikátní kód o délce 3–10 znaků; povolené jsou číslice, písmena a tečka,
• název analytiky.

Analytika dědí typ účtu a obvyklou stranu po rodiči. Web proto tato pole nenabízí. Kód musí být v rámci firmy unikátní. Nový účet vzniká jako aktivní. Novou syntetiku nelze založit tímto formulářem; pro řízený hromadný přenos slouží import.

81.3.1 Tečkovaný zápis analytik

Kanonický tvar analytiky je syntetika, tečka, pořadové číslo — 221.100, 211.500, 343.900, 501.200. Tak analytiky vedou účetní i ostatní účetní programy a tak je aplikace zakládá i zobrazuje. Dřívější beztečkový zápis (221100) se při aktualizaci přejmenoval automaticky všude, kde je kód uložený jako text — v účtovém rozvrhu, v předkontacích, v bankovních pravidlech účtování, u pokladen, na kartách majetku i v mzdovém nastavení. Kde by přejmenování narazilo na už existující tečkovaný kód, zůstane starý kód nedotčený a funguje dál.

Formulář sám tečku nevynucuje — kód smí mít 3–10 znaků z číslic, písmen a tečky, takže i účty jako 311D nebo 461K ze standardní šablony zůstávají platné. Tečkovaný tvar má ale dva praktické důsledky:

• Přesměrování z holé syntetiky. Když má předkontace zadaný jen syntetický účet a firma pod ním má právě jednu aktivní daňovou tečkovanou analytiku, zápis se provede na tu analytiku. Řeší to naráz všechna místa, kde byl účet v enginu zadaný natvrdo (kurzové rozdíly, opravy a udržování, zaokrouhlení) a odpadá díky tomu ruční kontace pro každou drobnost.
• Nedaňová analytika .990 se do obecného přesměrování nepočítá. Použije se pouze u nedaňového přijatého dokladu nebo nedaňové účetní alokace; její samotná existence proto nemůže změnit kontaci daňově uznatelných nákladů.
• Víceznačné účty se nepřesměrovávají nikdy. U 211, 221, 343, 336, 315, 345 a 501 rozhoduje o analytice kontext dokladu — bankovní účet výpisu, pokladní registr nebo mzdové nastavení — ne osnova. Kdyby se přesměrovávalo i tady, skončily by všechny účty na první nalezené analytice.
• Netečkovaná analytika se pro přesměrování nepoužije. Je to záměrná pojistka: šablona má pod 311 jedinou analytiku 311D (dlouhodobé pohledávky), na kterou by jinak spadly úplně všechny pohledávky.

Celý mechanismus jde firmě vypnout, pokud si účtování nad holými syntetikami vyloženě přeješ.

81.3.2 Analytiky DPH 343.100, 343.200 a 343.900

Šablona rozvrhu zakládá pod syntetikou 343 tři analytiky:

Všechny tři jsou závazkové a saldní — smějí stát na obou stranách, protože nadměrný odpočet je pohledávka za státem.

Přednost má vždy předkontace (invoice.vat.input, invoice.vat.output); analytika je jen výchozí hodnota. Kdo chce zůstat na plochém 343, přepíše si kontaci a nic se pro něj nemění.

81.3.3 Měsíční zúčtování DPH

Za každé skončené zdaňovací období vznikne automaticky interní doklad „Zúčtování DPH", který převede obrat vstupní a výstupní daně na zúčtovací účet — přesně tak, jak to účetní dělá ručně:

    MD 343.200 / D 343.900     daň na výstupu za období
    MD 343.900 / D 343.100     daň na vstupu za období

Po dokladu jsou 343.100 i 343.200 za období nulové a na 343.900 leží přesně to, co se odvede (nebo co má finanční úřad vrátit). Ten zůstatek pak uzavře platba z banky, takže je průběžně srovnatelný se saldem u správce daně — na plochém 343 to z principu nešlo.

Do obratu se nepočítají uzávěrkové a otevírací zápisy, dřívější zúčtovací doklady ani nezaúčtované koncepty.

Kdo doklad nedostane (a proč) — vždy se to zapíše do reportu úlohy, nikdy se to nestane tiše:

Identifikovaná osoba se vyhodnocuje měsíčně bez ohledu na nastavenou periodu DPH. Převažují-li dobropisy a obrat vyjde záporný, obrátí se strany zápisu — záporná částka se nikdy neúčtuje. Chyba u jedné firmy (uzavřené období, zámek data, chybějící analytika) běh nezastaví, jen skončí v reportu.

81.4 Aktivace a deaktivace

Akce Deaktivovat účet nemaže. Historické řádky deníku, výpis účtu a výkazy zůstávají beze změny. Opětovná akce Aktivovat účet vrátí do nabídek.

Deaktivovaný účet nelze nově použít:

• v ručním zápisu nebo šabloně,
• jako firemní předkontaci,
• při automatickém zaúčtování dokladu,
• jako cílový účet nového majetku.

Pokud starší pravidlo na mezitím deaktivovaný účet stále odkazuje, zaúčtování nespadne na jiný účet potichu. PostingService vrátí chybu a účetní musí účet znovu aktivovat nebo opravit pravidlo.

Účty se záměrně nemažou. Kód účtu je součást průkazné účetní stopy a mohou na něj odkazovat deník, šablony, předkontace, střediska nebo karty majetku.

81.5 Import a export

Tlačítka Export a Import pracují s XLSX nebo CSV. Export zahrnuje i neaktivní účty, aby šel použít jako úplný round-trip. Sloupce jsou ucet, nazev, typ, strana, nadrizeny_ucet a aktivni; XLSX obsahuje také list s nápovědou.

Import probíhá ve třech krocích:

1. nahrání .xlsx nebo .csv do 2 MB,
2. serverový dry-run s řádky Založit / Aktualizovat / Přeskočit / Chyba,
3. potvrzení stejného validovaného obsahu.

Náhled ukazuje změny pole po poli a lze jej omezit na problémy. Obsahuje-li chybu, potvrzení je zablokované. Import nikdy nemaže.

81.5.1 Pravidla importu

• Identitou je kód účtu.
• nadrizeny_ucet označuje analytiku; rodič musí být syntetika existující v databázi nebo založená dříve ve stejném souboru.
• U existujícího účtu lze změnit jen název a aktivní stav. Typ, obvyklou stranu ani rodiče nelze přepsat.
• U nové syntetiky jsou povinné typ a název.
• Nová analytika přebírá typ a stranu z rodiče; odlišné hodnoty v souboru jsou nahlášeny.
• Deaktivace účtu používaného aktivní předkontací nebo nevyřazeným majetkem dostane varování. Import může projít, ale navazující automatické účtování bude vyžadovat opravu odkazu.

Zápis importu je tenantově omezený a probíhá až po úspěšném náhledu. Selhání jednoho řádku v potvrzeném souboru nesmí vytvořit neohlášený napůl použitelný rozvrh; výsledný report vždy uvádí založené, změněné, přeskočené a chybné řádky.

81.6 Ochrany při účtování

Vedle existence a aktivity účtu hlídá centrální účetní služba i následující invarianty:

• účty 701, 702 a 710 lze použít jen v řízeném závěrkovém nebo otevíracím zápisu,
• podrozvahové účty 75x/79x se nesmějí v jednom zápisu míchat s rozvahovým či výsledkovým účtem,
• každý zápis musí být vyrovnaný na haléř,
• datum musí patřit do otevřeného období a nesmí spadat do zámku účtování k datu.

Tyto kontroly běží na backendu i při volání API. Omezení webového výběru proto nelze obejít vlastním požadavkem.

81.7 Karta účtu

Kliknutí na řádek účtu (nebo na jeho kód) otevře kartu účtu — rozcestník pro procházení účetnictví po jednom účtu.

Karta obsahuje:

• počáteční stav, obrat MD, obrat Dal a konečný zůstatek za zvolený rozsah; počítají se stejně jako v Hlavní knize a v opisu účtu, u syntetiky včetně pohybů jejích analytik,
• kmenová data — kód, typ, obvyklá strana, syntetika/analytika, aktivita a počet analytik,
• analytiky se zůstatky za tentýž rozsah; každá je odkaz na svoji vlastní kartu,
• u analytiky odkaz na nadřízenou syntetiku.

Rozsah se nastavuje poli Od / Do nebo zkratkou na účetní období. Tlačítka v hlavičce vedou na Opis účtu, do Hlavní knihy (kniha účet sama rozbalí) a do Účetního deníku filtrovaného na tento účet a rozsah; u syntetiky pokrývá filtr i její analytiky.

Karta je jen ke čtení — název a aktivitu se mění v seznamu účtů.

81.8 Oprávnění a chyby

Čtení a export vyžadují oprávnění accounting. Založení analytiky, změna aktivity a import vyžadují zápisové účetní oprávnění; readonly role vidí pouze seznam a export.

Nejčastější chyby:

• duplicitní kód — zvol jinou analytiku nebo oprav import,
• neexistující či neaktivní rodič — aktivuj syntetiku nebo změň vazbu,
• účet je používán — ponech jej aktivní, případně nejdřív přesměruj předkontace a majetek,
• režim není podvojné účetnictví — dokonči aktivaci nebo použij funkce daňové evidence.