Retenční lhůty

76.1 Účel

Agenda retenčních lhůt určuje, jak dlouho se jednotlivé kategorie mzdových záznamů a dokumentů uchovávají a které položky se blíží konci stanovené doby.

76.2 Předpoklady a oprávnění

Uživatel potřebuje payroll.retention. Firma musí mít schválená pravidla uchování zohledňující zákonné povinnosti, právní nároky, probíhající řízení a vlastní oprávněné potřeby.

76.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Retenční lhůty a projděte kategorie údajů.
2. Ověřte délku lhůty, počátek jejího běhu a právní důvod.
3. Zkontrolujte seznam záznamů, kterým lhůta končí, a případné blokace výmazu.
4. Před rozhodnutím ověřte vazby na dokumenty, běhy, platby, účetnictví, podání a otevřená řízení.
5. Samotný výmaz spouštějte jen v oddělené agendě a po schválení odpovědnou osobou.

76.4 Stavy

Záznam může být v aktivní retenční době, blízko konce, po lhůtě nebo blokovaný právním důvodem. Uplynutí lhůty není automatickým výmazem a blokace má přednost před plánovaným odstraněním.

76.5 Kontroly a bezpečnost

Retenci pravidelně revidujte a používejte kontrolu druhou osobou. Nezkracujte lhůty jen kvůli úspoře místa. Přehledy obsahují osobní údaje a musí mít omezený přístup. Export seznamu nemažte ani nesdílejte bez stejné ochrany jako původní data.

76.6 Časté chyby

• Počítání lhůty od data vložení místo právně rozhodné události.
• Ignorování probíhajícího sporu, kontroly nebo exekuce.
• Domněnka, že stav „po lhůtě“ data automaticky odstranil.
• Posouzení jen databázového záznamu bez dokumentů a exportů.

76.7 Návaznosti

Fyzický proces popisuje výmaz osobních údajů. Uchovávané výstupy vznikají v dokumentech a podáních.

76.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

Mzdový modul drží nejcitlivější osobní údaje v aplikaci a nesmí je držet navždy ani je zahodit dřív, než smí. Přehled Mzdy → Retenční lhůty ukazuje, jak dlouho se která skupina mzdových dat uchovává, od kdy lhůta běží a kde to stojí psané. Otevřít ho může role s oprávněním payroll.retention.

Odsud se nic nemaže. Uplynulá lhůta je konec povinnosti uchovávat, ne příkaz ke skartaci. Nastavit jde dvojí: odchylka firmy od katalogové lhůty a zadržení výmazu konkrétní osoby. Samotný výmaz má vlastní obrazovku (Výmaz osobních údajů).

U každé kategorie je vidět:

• Lhůta — počet let, podle kterého se opravdu počítá, tedy včetně případného prodloužení, které si firma sama dohodla.
• Běží od — kalendářní roky po roce, kterého se záznam týká, roky po roce vyhotovení, nebo roky od konce účetního období.
• Právní pramen — konkrétní ustanovení, ne jen číslo zákona, a u lhůt, jejichž číslo se v posledních letech měnilo, i novela, která dnešní znění zavedla.
• Ověřeno — den, ke kterému se citace porovnala s účinným zněním předpisu.
• Dotčené tabulky — čeho přesně se lhůta drží.

76.8.1 Původ lhůty

Nejdůležitější sloupec není číslo, ale odkud se vzalo. Rozlišují se tři stavy a jejich počty stojí jako dlaždice nad tabulkou, takže rozdíl je vidět hned:

• Ze zákona — číslo stojí v předpise a pramen říká kde.
• Dodaná politika — číslo dodala aplikace, protože zákon pro tuhle skupinu záznamů uschovávací lhůtu nemá. Týká se to zdravotního pojištění: v zákoně č. 592/1992 Sb. žádná uschovávací lhůta není, deset let je bezpečné rozhodnutí, ne právo, a přehled to říká nahlas.
• Bez lhůty — doloženo, že předpis lhůtu nestanoví. Spis k exekučním srážkám žádnou uschovávací lhůtu nemá: v občanském soudním řádu se uschovávání týká jen prodeje nevyzvednutých movitých věcí a v exekučním řádu je povinnost uložena exekutorovi, ne plátci mzdy.

Kategorie bez lhůty se k výmazu nikdy nenavrhne, dokud lhůtu nedodá firma vlastní politikou. Sloupec Výmaz to u každé kategorie říká přímo.

76.8.2 Co z lhůt plyne pro výmaz

Spodní panel přepočítá lhůty na konkrétní osoby k zadanému dni: kolik jich lze navrhnout k výmazu a — hlavně — proč se ostatní nenavrhly. Rozlišuje běžící retenční lhůtu, zadržení výmazu (kontrola, odvolání, spor, exekuce, insolvence), neurčenou lhůtu, chybějící základ výpočtu a osoby, které už anonymizované jsou. Návrh, který někoho mlčky vynechá, se nedá zkontrolovat.

Panel osoby jmenuje, nejen počítá: kdo je na řadě k výmazu a koho drží zadržení. Nevratný úkon se podle samotného čísla odklepnout nedá.

Lhůty účetních a daňových záznamů firmy jako celku (§ 31 a § 32 zákona o účetnictví) mají vlastní přehled na Účetnictví → Retenční lhůty.

76.8.3 Odchylka firmy od katalogové lhůty

Tlačítko Odchylka firmy na řádku kategorie otevře jeden formulář s jedním tlačítkem Uložit. Zadává se v něm:

• Prodloužení o (roky) — přičte se ke lhůtě z katalogu. Použije se, když firmu váže smlouva nebo vnitřní předpis s delší lhůtou.
• Dodaná lhůta (roky) — nabídne se jen u kategorií, které lhůtu v katalogu nemají (dnes spis k exekučním srážkám). Dokud ji nikdo nedodá, osoba se k výmazu nikdy nenavrhne.
• Zdůvodnění — povinné. Odchylka od zákonné lhůty musí být doložitelná a ukládá se s ní.

Lhůtu nelze zkrátit. Není to omezení formuláře, ale pravidlo aplikace: zkrácení pod hodnotu z katalogu — ať už zákonnou, nebo dodanou politikou — se odmítne s vysvětlením, které řekne, odkud lhůta pochází. Odchylku jde kdykoli zrušit tlačítkem Zrušit odchylku; lhůta se tím vrátí na hodnotu z katalogu.

76.8.4 Zadržení výmazu (legal hold)

Zadržení drží data osoby i po uplynutí lhůty — kvůli daňové kontrole, odvolání, soudnímu sporu, exekuci nebo insolvenci (§ 32 zákona o účetnictví a mzdové důvody). Zadává se tlačítkem Zadržet výmaz a vyžaduje osobu, důvod, č. j. nebo popis řízení a datum. Bez popisu se neuloží: jinak by nešlo doložit, proč se výmaz zadržel.

Dokud zadržení trvá, osoba se k výmazu nenavrhne a už schválený návrh ji přeskočí. Uvolnění je vědomý úkon a potvrzuje se — výmaz osoby tím zase půjde navrhnout a provést. Uvolněný záznam nezmizí, jen dostane datum uvolnění; zaškrtnutím Zobrazit i uvolněná se zobrazí i historie.

Zadržení zadané na účetní straně (Účetnictví → Retenční lhůty) platí na celou firmu, a tedy i na mzdy. Opačně to neplatí: zadržení jedné osoby nemá co blokovat mazání faktur.