Nastavení mezd

76.1 Účel

Nastavení mezd obsahuje údaje zaměstnavatele, výchozí účty, termíny, institucionální identifikátory a předkontace používané napříč mzdovým tokem.

76.2 Předpoklady a oprávnění

Je nutné oprávnění payroll.settings. Připravte ověřené identifikační údaje, symboly ČSSZ a zdravotních pojišťoven, bankovní účty a schválený účtový rozvrh. ISDS se nastavuje samostatně v obecném nastavení firmy.

76.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Nastavení mezd.
2. Vyplňte identifikaci zaměstnavatele a údaje pro dokumenty a podání.
3. Nastavte účty a splatnosti pro mzdy, daň, sociální a zdravotní pojištění.
4. Doplňte přidělené identifikátory institucí.
5. Nastavte výchozí předkontace a zkontrolujte jejich existenci v účtovém rozvrhu.
6. Pro podání vytvořte oddělené TEST a produkční profily; certifikát uložte jen do určeného bezpečného úložiště.

76.4 Stavy

Rozpracované nastavení lze uložit, ale navazující krok může být blokován. Validační chyba označuje neúplný nebo neplatný údaj. Úspěšné uložení nepotvrzuje, že identifikátor či účet uznala externí instituce.

Po dokončení základního nastavení se mzdový modul automaticky označí jako aktivní. Zákazník nedokládá paralelní měsíce, opravný běh, obnovu ze zálohy ani kvalifikační protokol.

Dokud MyÚčto nedokončí interní ověření produktu, zůstávají ostrá podání a mzdové platební příkazy globálně blokované. Výpočty a testovací podání fungují a na přehledu mezd se zobrazuje informační upozornění. Na straně firmy není potřeba tuto interní bránu odemykat. Podrobný popis je v úvodní kapitole mezd.

76.5 Kontroly a bezpečnost

Ověřte každou hodnotu proti oficiálnímu zdroji a správné firmě. Privátní klíče, hesla a SMS kódy nepatří do poznámek ani příloh. Testovací certifikát ČSSZ používejte jen v TEST profilu a produkční konfiguraci ověřte samostatně.

76.6 Časté chyby

• Identifikátor nebo účet zkopírovaný z jiné firmy.
• Záměna TEST a produkčního prostředí.
• Chybějící předkontace blokující účetní krok.
• Domněnka, že nastavení ISDS automaticky odesílá podání nebo načítá inbox.

76.7 Návaznosti

Osoby a vztahy založíte v kapitole 58k, složky v 58p, účetní kontrolu v 58f a elektronické odeslání v 58j.

76.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Nastavení mezd se evidují registrační a kontaktní údaje pro mzdovou agendu. Stránka používá čtyři samostatné záložky: Zaměstnavatel a účtárny, Účty institucí, Automatické účtování a Politiky a připravenost. Firma může mít více mzdových účtáren, ale právě jedna aktivní účtárna musí být označena jako výchozí. Každá účtárna má vlastní název, kód a vlastní variabilní symbol pro platby sociálního pojištění. Vyplňuje se název; kód se z něj předvyplní sám (bez diakritiky, velkými písmeny) a při shodě s existující účtárnou se odliší číselnou příponou. Přepsat ho můžete kdykoli — jakmile do něj sáhnete, přestane se z názvu odvozovat. Stejně se chová kód mzdové složky, dimenze (středisko/zakázka/činnost) i ručně zadávané instituce. Pole Registrační číslo zaměstnavatele slouží pro evidenci a podání; není variabilním symbolem platby.

U každé účtárny lze vyplnit Testovací VS ČSSZ. Testovací prostředí ČSSZ má vlastní přidělený variabilní symbol, jiný než ostrý, a podání poslané pod cizím symbolem zamítne. Odmítnutí přitom hlásí chybějící pověření k e-službě nebo nezaznamenaný certifikát, takže se snadno splete s problémem podpisu. Jakmile je testovací symbol vyplněný, přehled odeslání ho v testovacím prostředí nabídne sám a při odesílání pod ostrým symbolem upozorní.

V záložce Podání se potvrzuje samostatný profil REGZEL. Obsahuje čtyřmístný kodFU, povinný kodPracovisteFU (kromě Specializovaného finančního úřadu s kódem 4000), případné devítimístné VČP začínající 6 a evidenční příznaky zaměstnavatele. Kód pracoviště může aplikace nabídnout z daňového nastavení firmy, ale použije jej až po výslovném potvrzení; kodFU nikdy neodvozuje. VČP vyplň pouze tehdy, pokud je firmě skutečně přidělil správce daně; nejde o registrační číslo zaměstnavatele ani o variabilní symbol ČSSZ.

V části Platební účty institucí se evidují účty ČSSZ, finančního úřadu, zdravotních pojišťoven, zákonného pojištění a dalších příjemců. Pro každý účet vyber typ instituce a ulož zaměstnavatelský variabilní symbol, měnu, období platnosti, druh ověřovacího zdroje a datum ověření; reference zdroje (číslo sdělení nebo dopisu) je nepovinná a lze ji nechat prázdnou. Stejně tak jsou volitelné reference podkladů v politikách zaměstnavatele a u počátečních stavů převzatých z předchozího zpracování. Povinná pole jsou ve formuláři označená hvězdičkou. V seznamu jsou celé číslo účtu a variabilní symbol vidět hned v prvních sloupcích, bez rozklikávání; v úložišti zůstává účet šifrovaný. Změnu samotného účtu, typu nebo kódu instituce či začátku platnosti založ jako nový historický záznam; u existujícího záznamu lze bezpečně upravit název, platební symboly, konec platnosti a údaje o ověření. Období stejné instituce a měny se nesmějí překrývat.

Pod účty institucí se nastavuje sazba zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele (vyhláška č. 125/1993 Sb.). Sazba se ukládá s datem, od kdy platí, a s kódem pojistitele — ten musí odpovídat kódu instituce zadanému u účtu typu Zákonné pojištění. Sazbu určuje a pojistné počítá i platí sám zaměstnavatel; pojišťovna neposílá výměr ani předpis pojistného.

K výběru slouží rozbalovací sazebník přílohy č. 2 vyhlášky — všech osm sazbových skupin a 98 vyjmenovaných činností tak, jak je uvádí předpis, včetně dvou skupin bez kódu: 10,5 ‰ pro činnosti, při kterých se pracuje s výbušninami, radioaktivními látkami, radonem, infekčním materiálem nebo jedy a pro práci ve velkých výškách či hloubkách, a 5,6 ‰ pro ostatní ekonomické činnosti. Kliknutím na řádek se sazba předvyplní do formuláře; uloží se až tlačítkem Přidat sazbu a lze ji předtím přepsat.

Sazebník je podklad, ne odpověď. Příloha č. 2 člení činnosti podle klasifikace OKEČ, kterou Český statistický úřad zrušil k 31. 12. 2007 a nahradil ji CZ-NACE; vyhláška se od té doby nezměnila, takže závazná je stále OKEČ. Stejné číslo přitom v obou klasifikacích znamená jinou činnost (OKEČ 62 je letecká doprava, CZ-NACE 62 jsou činnosti v oblasti informačních technologií), a závazný převodník mezi nimi neobsahuje žádný právní předpis. MyÚčto proto čísla kódů nepáruje: má-li firma vyplněný kód CZ-NACE, nabídne řádky sazebníku podobné názvem činnosti a označí je jako nezávazný návrh. Rozhoduje skutečná převažující základní činnost tvořící předmět podnikání.

Zadá-li se sazba, která v příloze č. 2 není, formulář na to upozorní, ale uložení nezablokuje — doložená odlišná sazba má přednost před číselníkem. Z uložené sazby se čtvrtletně počítá pojistné z vyměřovacího základu sociálního pojištění; minimum je 100 Kč za kalendářní čtvrtletí a výsledek se zaokrouhluje nahoru na celé koruny.

Osobní variabilní symbol ČSSZ a číslo pojištěnce OSVČ v obecném nastavení firmy zůstávají určena pro vlastní odvody fyzické osoby. Platby zaměstnavatele je nepřebírají. U právnické osoby se tato osobní pole v obecném nastavení nezobrazují; identifikátory zaměstnavatele se ukládají jen v mzdovém nastavení. Automatické návrhy a rozpoznání bankovních plateb používají aktivní mzdovou účtárnu a účet příslušné instituce platný k datu platby; nejednoznačný nebo historický údaj zůstane k ručnímu posouzení.

Na stejné stránce se nastavují výchozí účty automatického zaúčtování. Samostatně se rozlišuje mzda zaměstnance mimo výkon funkce, příjem společníka a odměna za výkon funkce člena orgánu. Dále se vybírají účty pojistného, daně a ostatních srážek. Nabídka obsahuje jen aktivní účty vhodného typu z účtového rozvrhu firmy. Příznak automatického zaúčtování se při uzamčení vstupů uloží do neměnné revize mzdového běhu. Je-li pro dané období vypnutý, schválení automatický účetní deník nevytvoří. Pozdější změna politiky už uzamčený běh nezmění; chybějící nebo neplatná politika automatické účtování bezpečně zastaví.

76.8.1 Předkontace pro zvláštní mzdové situace

Vedle běžných účtů mzdy, pojistného, daně a srážek se nastavují také předkontace, které se použijí jen v konkrétní situaci. Není-li předkontace vyplněná, aplikace použije bezpečnou výchozí hodnotu; vyplňte ji podle vlastní osnovy tam, kde se od výchozí liší:

Zákonný příspěvek na spoření u rizikové práce se zaměstnanci nevyplácí a penzijní společnost není institucí sociálního ani zdravotního pojištění, proto nejde ani na 331, ani na 336.

Nedaňová část benefitu je ta, která je u zaměstnance osvobozená od daně — § 25 odst. 1 písm. h) zákona o daních z příjmů ve znění od 1. 1. 2024 ji vylučuje z daňově uznatelných nákladů. Nadlimitní část se naopak zaměstnanci zdaní a zaměstnavateli uznatelná zůstává (§ 24 odst. 2 písm. j) bod 4). Dělení se týká jen košů zdravotní plnění a rekreace, sport a kultura podle § 6 odst. 9 písm. d); stravování, spoření na stáří a přechodné ubytování jsou uznatelné celé a nedělí se.

Cestovní náhrady se účtují proti závazkovému účtu pracovního vztahu, ne na samostatný účet jiných závazků. Zaměstnanci se vyplácí přesně totéž co dřív; mění se jen zápis v deníku.

Analytika pojistného. Pole účtu přijme i analytiku, například 336.100 pro sociální a 336.200 pro zdravotní pojištění. Založíte-li tyto účty ve své osnově, můstek je použije a saldo 336 se rozdělí. Firmám, které je nemají, aplikace tyto účty sama nedoplní a předvyplněná hodnota zůstává na syntetickém 336 — doplnění uprostřed roku by rozdělilo saldo, které do té doby bylo jedno. Rozhodnutí je na účetní; udělejte je k začátku účetního období.

Nové předkontace se do už zaúčtovaných revizí nepromítají. Zmrazený snapshot nese vlastní sadu účtů, takže opakované zaúčtování staršího období vypadá přesně jako poprvé.

V záložce Politiky a připravenost se vede časová historie výplatního dne, pravidla posunu na pracovní den, zaokrouhlení doplatku, oprávnění účetní, automatických kroků a bezpečného doručení. Jedna oprávněná účetní může celý mzdový tok dokončit a odeslat bez povinného zásahu druhé osoby. Období dvou politik se nesmějí překrývat. Nové budoucí pravidlo proto založ až po ukončení platnosti předchozího záznamu. Původ systémového nebo migrovaného záznamu nelze při ruční úpravě změnit.

V záložce Dimenze se vedou mzdová střediska, zakázky a činnosti — vlastní číselník nezávislý na účetním rozvrhu, takže funguje i ve firmě v daňové evidenci. Každá dimenze má typ, kód, název, období účinnosti a volitelný výchozí analytický účet k předkontacím automatického můstku. Kód je unikátní v rámci typu jen s ohledem na účinnou historii — stejný kód a typ lze znovu použít v neprekrývajícím se pozdějším období. Dimenzi použitou ve schválené mzdové revizi nejde smazat, jen ukončit její účinnost; nepoužitou dimenzi lze smazat běžně. Konkrétní přiřazení střediska, zakázky nebo činnosti pracovnímu vztahu se vede přímo na kartě daného vztahu v seznamu zaměstnanců, opět s vlastním obdobím účinnosti a bez souběhu dvou dimenzí stejného typu.

Výchozí účet dimenze mění pouze nákladovou stranu hrubé mzdy. Použije se jen tehdy, když mzdová složka nemá vlastní výslovnou předkontaci; konkrétní účet složky má vždy přednost. Pokud má vztah účet na více dimenzích, rozhoduje v pevném pořadí středisko, zakázka a činnost. Účinné přiřazení i účet se při uzamčení vstupů uloží do snapshotu revize. Pozdější změna číselníku proto nezmění schválený měsíc a projeví se až v nově sestaveném snapshotu. Jako nákladový účet nepoužívejte účty vyhrazené pro pojistné, daň, srážky nebo čistou mzdu (například 524, 336, 342, 379, 331 a 366); aplikace takovou kolizní předkontaci odmítne, aby se jedna částka nevykázala ve dvou kategoriích.

Kontrola připravenosti se spouští k vybranému dni. Ukazuje každý ověřený předpoklad i přesný blokující nedostatek. Kontrolují se jen funkce, které firma skutečně zapnula; zapnutá automatizace, JMHZ nebo bezpečné doručení však bez pozitivního důkazu zůstávají zablokované. Přepínač Vést mzdy je nadále jen v obecném Nastavení firmy a na této stránce se neduplikuje.

Změny se ukládají s kontrolou souběžné editace. Pokud mezitím nastavení změnil jiný uživatel, aplikace zobrazí přesný důvod konfliktu. Tlačítko pro načtení aktuální verze obnoví také její nové číslo verze a teprve potom dovolí úpravu uložit znovu.