57. Úplnost dokladů

Cesta: Účetnictví → Úplnost dokladů

Úplnost dokladů je pouze čtecí kontrola ve dvou směrech:

1. hledá starší skutečné bankovní pohyby, ke kterým není doložený ani zaúčtovaný účetní případ,
2. hledá otevřené pohledávky a závazky po splatnosti.

Sestava nic automaticky nepáruje, nekontuje ani nemění stav dokladu. Je dostupná jen pro firmu v podvojném účetnictví a pro uživatele s právem číst účetnictví.

57.1 Bankovní pohyby bez dokladu

Výchozí práh je 30 dní. Lze zadat 0 až 3 650 dní a omezit výsledek na všechny, příchozí nebo odchozí pohyby. Do výsledku se dostane pohyb, který splňuje všechny podmínky:

• pochází ze skutečného bankovního výpisu (source = statement),
• je stále nespárovaný a nemá matched_invoice_id,
• jeho datum je nejpozději v den odpovídající zvolenému prahu,
• není k němu evidována úhrada ve vazbě faktury ani obecné párování platby,
• nemá aktivní účetní zápis se zdrojem banka,
• bankovní účet výpisu bezpečně náleží zvolené firmě.

Ignorované a spárované pohyby, pohyby s evidovanou úhradou a pohyby už zaúčtované do deníku se nezobrazí. Kontrola se neptá, zda existuje návrh kontace v Automatu; rozhodující je skutečný doklad, párování a aktivní zápis.

Každý řádek ukazuje datum, stáří, protistranu, popis, částku a stav:

• Doklad chybí — není otevřená žádost o tento podklad,
• Doklad vyžádán — existuje žádost navázaná na bankovní pohyb ve stavu Vyžádáno.

Odkaz Otevřít výpis vede na detail bankovního výpisu. Samotný štítek Doklad vyžádán položku neřeší; podklad je potřeba doručit, zkontrolovat a správně zaúčtovat.

57.1.1 Aging a součty

Pohyby jsou rozdělené podle stáří:

• 0–30 dní,
• 31–60 dní,
• 61–90 dní,
• 91–180 dní,
• více než 180 dní.

Souhrn u každého pásma obsahuje počet a korunový součet. Do korunových součtů se zahrnují pouze pohyby vedené v CZK; cizoměnový pohyb zůstane v seznamu, ale bez spolehlivého přepočtu se nepřičte k total_czk. Součet zachovává znaménko pohybu, takže odchozí částky mohou souhrn snižovat.

🛈 Pohyb bez faktury nemusí být chyba. Daně, pojistné, mzdy, bankovní poplatky, vlastní převody nebo vklady mohou mít jiný účetní podklad. Kontrola říká, že z dostupných vazeb nevidí doklad ani zaúčtování; neurčuje daňovou uznatelnost.

57.2 Doklady po splatnosti bez plné úhrady

Druhá část používá stejné historické saldokonto jako účetní sestava:

• účet 311 pro vydané faktury a pohledávky,
• účet 321 pro přijaté faktury a závazky.

Ke dni spuštění vypočte pro každou otevřenou položku:

1. účetně zachycenou částku orientovanou na normální stranu účtu,
2. poměr zaplacení z doložených úhrad a storen,
3. zbývající korunovou částku,
4. počet dní po splatnosti.

Plně vyrovnaná položka v haléřích se vynechá. Doklad se splatností dnes ještě není po splatnosti. Výsledek je seřazený od nejstaršího prodlení a každý řádek vede na detail vydané nebo přijaté faktury.

Částka Zbývá uhradit je účetní zůstatek v CZK, ne původní nominální částka v měně dokladu. Záporná otevřená položka může znamenat přeplatek nebo dobropis a musí se posoudit podle detailu saldokonta.

Z každého z obou účtů se načte nejvýše 5 000 otevřených položek. Pokud jich je víc, obrazovka to napíše nad tabulkou a seznam i jeho součet pak platí jen za načtenou nejstarší část — úplný přehled dá Saldokonto se zúženým výběrem.

57.3 Doporučený postup

1. Nastavte práh podle interního rytmu předávání dokladů; pro měsíční práci je obvykle vhodných 30 dní, před uzávěrkou lze použít kratší interval.
2. Projděte zvlášť odchozí a příchozí bankovní pohyby.
3. U chybějícího podkladu ověřte, zda již není v Dokumentech nebo mezi přijatými fakturami; případně jej vyžádejte.
4. U oprávněné platby bez faktury doložte jiný průkazný podklad a zkontujte ji podle povahy operace.
5. U dokladů po splatnosti zkontrolujte skutečné úhrady, částečné platby, dobropisy, zápočty a kurzové rozdíly. Neměňte pouze štítek stavu dokladu, pokud by přestal odpovídat deníku.
6. Po opravách sestavu načtěte znovu a pokračujte Měsíční kontrolou.

57.4 Rozdíl proti K doúčtování

K doúčtování zahrnuje všechny aktuálně nezaúčtované vydané a přijaté doklady a banku bez návrhu bez ohledu na stáří. Úplnost dokladů naproti tomu:

• aplikuje na banku nastavitelný časový práh,
• vyžaduje současně absenci dokladu, párování i aktivního bankovního zápisu,
• přidává opačný pohled na doklady po splatnosti z účtů 311 a 321,
• nerozlišuje, zda pro bankovní pohyb existuje čekající návrh v Automatu.

Prázdný výsledek neprokazuje, že v účetnictví nechybí doklad, který do systému vůbec nevstoupil. Je to technická kontrola úplnosti vazeb nad dostupnými daty, nikoli úplná inventura účetních případů.

57.5 Úplnost číselných řad vydaných dokladů

Samostatná stránka Daně → Úplnost číselných řad hledá mezery v číslování vydaných faktur a dobropisů. Zvol rok a u každé nalezené řady uvidíš období, rozsah od prvního do nejvyššího použitého pořadového čísla, počet použitých čísel a konkrétní chybějící čísla.

Kontrola respektuje nastavení číslování firmy i vlastní šablony jednotlivých odběratelů:

• měsíční řady vyhodnotí samostatně po měsících, roční po roce,
• řadu bez resetu kontroluje přes celou historii bez ohledu na rok vybraný na stránce,
• pokud faktury a dobropisy skutečně používají shodnou číselnou kostru, posuzuje je jako jednu sdílenou řadu, aby číslo použité dobropisem nevypadalo jako mezera faktur,
• šablonu bez pořadového zástupného symbolu nelze tímto způsobem zkontrolovat a sestava ji neuvádí.

Sestava je pouze čtecí a čísla sama nedoplňuje ani nepřečísluje. Mezera je signál k prověření: dohledávej například smazaný koncept, ručně změněné číslo nebo chybnou šablonu. Stornovaný doklad, který v systému zůstal s přiděleným číslem, mezeru nevytváří. Výsledek kontroly řad je nezávislý na bankovním párování a na dvou kontrolách popsaných výše.