46. Průvodce účetního

Tahle kapitola není popis jedné obrazovky — je to mapa a doporučený postup napříč celou aplikací z pohledu účetní/účetního, který v MyÚčto.cz vede podvojné účetnictví jedné nebo víc firem. Ostatní kapitoly popisují jednotlivé stránky do detailu; tahle kapitola říká, jak systém účtuje, kdy na kterou stránku sáhnout a v jakém pořadí věci na sebe navazují — od jednoho dokladu až po roční závěrku.

Pokud vedeš daňovou evidenci místo podvojného účetnictví, sekce menu Účetnictví se ti nezobrazí — místo ní máš Daňová evidence (§ 51: peněžní deník, pohledávky a závazky). Tahle kapitola je pro režim podvojné účetnictví (double_entry).

46.1 Než začneš — co je „zaúčtováno" a proč na tom všechno stojí

Vydaná i přijatá faktura, bankovní/pokladní pohyb i majetkový doklad mohou existovat v aplikaci bez zápisu v účetním deníku — vystavení dokladu a jeho zaúčtování jsou dva oddělené kroky. Dokud doklad není zaúčtovaný, nepromítne se do hlavní knihy, výsledovky, rozvahy ani do předvahy pro DPH kontrolu.

• Na detailu vydané faktury (§ 14) i přijaté faktury (§ 23) je tlačítko Zaúčtovat — vytvoří zápis podle předkontace a doklad dostane účetní ikonu Zaúčtováno s tooltipem a odkazem na zápis v deníku.
• Badge Nezaúčtováno vidíš přímo v seznamech faktur (filtr Zaúčtování ve FilterBar) i na dlaždici Akce k řešení na Přehledu — to je tvůj denní vstupní bod, kolik dokladů ještě čeká na zaúčtování.
• Když zaúčtování selže, aplikace vrátí srozumitelnou chybu místo tichého selhání — přehled chybových hlášek a jak je opravit viz § 16.1.3 Zaúčtování do deníku a ochrany účtu při zaúčtování.
• U banky (§ 28) a párovaných plateb (§ 28.7) lze zaúčtování z velké části zautomatizovat pravidly — ušetří to ruční zaúčtování běžných plateb.

46.2 Jak systém účtuje

MyÚčto nemá jeden univerzální automat, který by „uměl účtovat". To, jaký zápis vznikne, skládají čtyři nezávislé vrstvy nastavení. Teprve nad nimi stojí automatika, která rozhoduje o něčem úplně jiném: jestli hotový výsledek rovnou zapíše do deníku, nebo ti ho předloží ke schválení.

Ten rozdíl je praktický. Je-li zápis věcně špatně, oprav vrstvu, která o něm rozhodla. Je-li zápis správně, ale nemá vznikat sám, sáhni na automatiku. Nastavování automatiky nikdy neopraví špatný účet a naopak.

Jedno platí vždycky: ať zápis vznikne jakkoli, prochází stejnou vnitřní službou, která hlídá podvojnost (Σ MD = Σ Dal), otevřenost účetního období, zámek k datu a idempotenci. V deníku proto nikdy nevznikne nevyrovnaný zápis ani dvojí zaúčtování téhož dokladu — viz Účetní deník.

46.2.1 Čtyři vrstvy, které určují kontaci

Vrstvy se nepřekrývají a nedají se nahradit jedna druhou:

• Předkontace není šablona. Je to mapa „typ operace → dvojice účtů". Systém má zhruba padesát globálních klíčů (fakturace, úhrady, pokladna, zálohy, mzdy, DPH, kurzové rozdíly, opravné položky, rezervy, časové rozlišení, dohadné položky, odpisy, vyřazení majetku, inventarizační rozdíly, odvody). Firma u nich může přepsat jen účty MD/Dal — nový druh operace nezaložíš, a firemní override vždy přebije globální hodnotu. Prázdná strana může být záměr: protiúčet doplní podle dokladu služba, třeba u kurzového rozdílu. DPH na 343 v mapě není vůbec; dopočítává ji daňová služba z položek přes knihu DPH.
• Pravidlo nákladů nevybírá kontaci, vybírá druh řádku. Kontaci pak určí předkontace odpovídající tomuto druhu.
• Bankovní pravidlo není šablona zápisu s pevnou částkou. Rozpoznává transakci; částku bere z pohybu.
• Šablona zápisu neúčtuje. Jen předvyplní řádky, které účetní doplní a potvrdí.

Když se výsledek nelíbí, postupuj po vrstvách odshora:

1. špatně rozpoznaný druh nákladu → oprav pravidlo nákladů nebo přímo řádek dokladu,
2. správný druh, ale chybný základní účet → oprav předkontaci,
3. nestandardní vícerádkový zápis → použij nebo uprav šablonu zápisů,
4. opakovaná platba bez dokladu účtovaná špatně → oprav bankovní pravidlo.

Podrobně všechny čtyři popisuje kapitola Šablony a pravidla, předkontace samotné § 92.3.

46.2.2 Co který doklad spustí

Mzdové platby se z banky neúčtují: pohyb si nárokuje mzdový modul, aby se závazek neodúčtoval dvakrát. Vypořádání se řeší v Mzdových příkazech a úhradách a kontroluje na Shodě účtování mezd.

46.2.3 Kde se automatika zapíná a co přesně smí

Všechno se nastavuje na jednom místě: Firma → Nastavení → Daně a účetnictví. Tentýž box je i v Účetnictví → Automat → Pravidla, takže kvůli změně režimu nemusíš odcházet z fronty.

Dvě samostatná zaškrtávátka řídí háček na vznik dokladu:

• Automaticky účtovat vydané faktury — po vystavení faktury ji rovnou zaúčtovat. Chyba zaúčtování vystavení nezablokuje; faktura zůstane vystavená a zaúčtuješ ji ručně.
• Automaticky účtovat přijaté faktury — totéž pro přijaté doklady.

Box Automatika účtování řídí zbytek — hlavně banku:

Podrobné nastavení má čtyři skupiny:

• Platby a převody — Vystavené faktury, Přijaté faktury, Spárované bankovní platby, Převody mezi vlastními účty.
• Odvody — Sociální a Zdravotní pojištění OSVČ, Sociální a Zdravotní pojištění zaměstnavatele, Platby DPH, Odvod daně v režimu OSS, Daň z příjmů, Srážková daň, Daň ze závislé činnosti, Daň z nemovitých věcí, Silniční daň, Paušální daň, Ostatní odvody.
• Banka — Bankovní úroky, Bankovní poplatky, Vlastní bankovní pravidla, Naučené kontace, Rozpoznávání odvodů, Rozpoznávání vlastních převodů.
• AI — AI návrhy bankovních plateb, AI návrhy dokladů.

Rozpoznávání je nadřazené: vypneš-li Rozpoznávání odvodů nebo Rozpoznávání vlastních převodů, klesnou s ním i všechny operace, které se o něj opírají — vyšší úroveň u jednotlivého odvodu se pak neuplatní.

Úroveň je vždy jen horní hranice. Bez ohledu na nastavení se nikdy nezaúčtuje samo:

• AI návrh — technicky vyloučený, nejde povolit ani omylem,
• nejednoznačná shoda — dvě stejně silná pravidla skončí jako návrh s důvodem konflikt pravidel,
• cizoměnový nespárovaný pohyb,
• pohyb v uzavřeném nebo zamčeném období,
• položka nad stropem pravidla nebo nad denním limitem,
• operace na saldokontním účtu (311, 321, 314, 324, 325) mimo řádné spárování platby s dokladem,
• úhrada závazku (336, 342, 343, 345) z 221 bez existujícího zaúčtovaného předpisu v dostatečné výši — jinak by vznikl nepodložený zůstatek,
• podezření na duplicitu a nízká jistota — ty jdou rovnou do fronty Vyžaduje zásah.

Vlastní převod se účtuje sám jen mezi evidovanými vlastními účty ve stejné měně. Uživatelské bankovní pravidlo smí účtovat samo teprve tehdy, když je povýšené na automatický režim, má vyplněný rozsah částky a už nejméně třikrát uspělo.

46.2.4 Návrhy: co znamená „Proč" a jistota

Každý návrh i automatický zápis nese štítek Proč, který říká, která vrstva rozhodla:

Jistota (slovně i procentem) vyjadřuje sílu shody podle dostupných dat, ne účetní správnost. Prakticky platí, že položka pod velmi vysokou jistotou se zaúčtovat sama nemůže a při opravdu nízké jistotě rovnou padá do Vyžaduje zásah. U návrhu s vysokou jistotou, který přesto čeká, Automat vypíše konkrétní pojistku — překročený strop, denní limit, chybějící předpis, anomálii nebo uzavřené období.

46.2.5 Kam výsledek doputuje — tři fronty, tři různé otázky

Bankovní pohyb, pro který existuje návrh v jakémkoli stavu, je vždy jen v Automatu; do fronty K doúčtování se dostanou jen dva důvody — nenalezeno pravidlo a cizoměnová operace není podporovaná automatikou. Fronty se tak záměrně nepřekrývají. Nezaúčtovaný doklad naopak může být vidět v obou — je to týž případ ve dvou pracovních pohledech.

Automat má sedm záložek: Doporučení (výchozí — hledá příležitosti k automatizaci nad existující historií), Zaúčtováno dnes, Ke schválení, Vyžaduje zásah, Pravidla, Checklist a Historie.

46.2.6 Náklady: od PDF přijaté faktury k účtu

1. Doklad se do systému dostane e-mailem, uploadem, přes ISDOC nebo přes AI extrakci (Nákup → AI import), která vyplní hlavičku a řádky.
2. Na každém řádku se určí druh nákladu. Rozhodují tři vrstvy v tomto pořadí: firemní pravidlo nákladů → katalog frází → vestavěná klíčová slova. Neuspěje-li nic, řádek zůstane na výchozí hodnotě a rozhodne účetní.

Místo výchozího účtu může pravidlo určit konkrétní aktivní nákladový účet. Saldokonto, DPH, banku ani pokladnu jako cíl nastavit nelze.

1. Kritéria pravidla — konkrétní dodavatel, fragment názvu dodavatele, fragment popisu položky — se vyhodnocují současně (AND) a aspoň jedno z nich musí být vyplněné. Rozpětí částky je jen zúžení podle ceny za kus bez DPH, ne samostatné kritérium; pravidlo postavené jen na ceně by zachytávalo nesouvisející nákupy. Priorita 0–999, výchozí 100, nižší jde první; vyhraje první shoda.
2. Každé pravidlo má Režim použití: Jen navrhovat nebo Použít automaticky. Pravidla z asistenta i z Automatu vznikají vždy v režimu návrhu. I automatické použití je jen předvyplnění — ruční volba účtu na řádku je vždy silnější a nepřepíše se.
3. Systém sám hlídá dvě věci, které se pletou nejčastěji:

• práh § 26 odst. 2 ZDP — řádek označený jako drobný majetek, jehož cena za kus překročí zákonný limit (výchozích 80 000 Kč), se překlopí na dlouhodobý majetek a účet 042 s odpisy;
• osobní a nedaňové výdaje podle § 25 ZDP (typicky optika nebo chytré hodinky) dostanou jen nízkou jistotu, zůstanou jako služba a účet nedostanou vůbec — volba mezi 528 a 513 je rozhodnutí účetní jednotky.

1. Účetní potvrdí řádek. Do uložení jde pořád jen o návrh.
2. Zaúčtování použije předkontaci odpovídající potvrzenému druhu. Faktura se rozpadá po položkách, takže jeden doklad může mít víc nákladových noh s různými účty. DPH jde odděleně přes knihu DPH; neodpočitatelná část daně se přičte k nákladu.
3. Daňovou uznatelnost nese účet, ne pravidlo. Nedaňový náklad se účtuje na účet označený v účtovém rozvrhu jako daňově neuznatelný (528, 513) a odtud si ho sečte řádek 40 přiznání k dani z příjmů právnických osob.
4. U drobného majetku lze z potvrzených řádků založit evidenční karty — karta nevytváří druhý nákladový zápis (§ 27).

46.2.7 Bankovní výpisy: od výpisu k zápisu

1. Import. GPC výpis nebo PDF podporované banky nahraješ v Peníze → Bankovní výpisy, nebo pohyby dorazí z e-mailových avíz (§ 29). Avízo je provizorní, nikdy se neúčtuje a po příchodu oficiálního výpisu mu párování předá.
2. Párování. Platba se spáruje podle variabilního symbolu, ručně, nebo jako sloučená úhrada (§ 28.4).
3. Spárovaná platba se účtuje přímo podle předkontací payment.* — běžná vydaná faktura 221/311, běžná přijatá 321/221, proforma 221/324, přijatá zálohová 314/221. U cizoměnové úhrady se dopočítá kurzový rozdíl (563/663). Na spárované platby faktur bankovní pravidla nesahají.
4. Nespárovaný pohyb projde v tomto pořadí:
5. vestavěné rozpoznání — odvody státním institucím podle mapy předčíslí a variabilních symbolů (DPH, DPPO, DPFO, zálohová a srážková daň ze mzdy, daň z nemovitých věcí, silniční daň, paušální daň, SP a ZP OSVČ) a převody mezi vlastními účty; rozpoznání ustoupí uživatelskému pravidlu s prioritou nižší než 50,
6. bankovní pravidlo,
7. naučená kontace z dříve potvrzených obdobných pohybů,
8. AI návrh, je-li AI asistence zapnutá,
9. nic — pohyb skončí v K doúčtování s důvodem Nenalezeno pravidlo.
10. Cizoměnový nespárovaný pohyb automatika nepodporuje. Dostane důvod Cizoměnová operace není podporovaná automatikou a účtuje se ručně na detailu výpisu.

Bankovní pravidlo si založíš na záložce Pravidla účtování tlačítkem Nové pravidlo, rovnou z rozbalovacího menu pohybu volbou Vytvořit účtovací pravidlo (formulář se předvyplní protistranou, zprávou, směrem a měnou), nebo z hotové šablony v katalogu Nástroje → Šablony bank. pravidel (odvody, bankovní poplatky, přijaté úroky, nájem, předplatné). Pravidlo obsahuje:

• směr (příchozí/odchozí),
• alespoň jedno kritérium shody — protiúčet (volitelně s kódem banky a předčíslím), variabilní symbol, nebo fragment zprávy; fragment se hledá v popisu platby i ve jménu protistrany,
• volitelný rozsah částky (prázdná mez neomezuje danou stranu intervalu),
• kontaci MD/Dal — bankovní strana musí být účet 221, druhá strana nesmí být saldokontní účet (311/321/314/324/325),
• prioritu — nižší číslo se vyhodnocuje dřív; hodnota pod 50 přebije i vestavěné rozpoznání,
• limit pro automatiku — nad zadanou částkou vynutí pouhý návrh, i když je pravidlo povýšené.

Uložení pravidla samo nic nezaúčtuje. Otestovat na historii je dry-run; Použít na historii vytvoří jen návrhy pro dosud nezaúčtované pohyby v otevřených obdobích a nikdy nepřeúčtuje už zaúčtovanou transakci.

Nové pravidlo vždy začíná v režimu navrhovat. Po pěti potvrzeních beze změny za sebou, bez jediného odmítnutí a s vyplněným rozsahem částky nabídne Automat tlačítko Povýšit na automatiku — k povýšení nikdy nedojde samo. Naopak tři odmítnutí na různých transakcích pravidlo deaktivují a storno automatického zápisu ho vrátí zpět do režimu návrhů.

46.2.8 Když je zápis špatně

• Návrh, který ještě není zaúčtovaný — v Automatu Upravit kontaci a schválit opravenou variantu (rozdíl se uloží jako učicí signál), nebo Zamítnout s uvedením důvodu. Opakovaná zamítnutí pravidlo vypnou.
• Hotový automatický zápis — Stornovat na kartě Zaúčtováno dnes, případně Vrátit zpět z oznámení hned po schválení. Vznikne storno ve stejném datu jako původní zápis, obojí zůstane kvůli auditu a kontace se vrátí do fronty. Do dnešního období systém storno potichu nepřesune — je-li původní období už uzavřené, operaci odmítne beze změny dat.
• Zápis u dokladu — oprav zdrojový doklad a zaúčtuj znovu, nebo použij storno. Účetní historie se nepřepisuje.
• Systémová příčina — po storně vždy oprav i vrstvu z § 46.2.1, jinak stejná chyba vznikne příště znovu.

46.3 Denní cyklus

1. Přehled → dlaždice Akce k řešení ukáže nejdůležitější termíny a nehotové doklady.
2. K doúčtování (samostatná kapitola) je pracovní fronta napříč bankou, vydanými a přijatými fakturami a vyžádanými doklady. Začni nejstaršími položkami a důvody označenými jako blokované nebo bez pravidla.
3. Přijaté faktury (§ 23) — zkontroluj výsledek AI extrakce a navržený druh výdaje. Návrh je pomůcka; účet, daňovou uznatelnost, DPH a případné zařazení do majetku potvrzuje účetní.
4. Banka (§ 27) — potvrď jednoznačná párování, vyřeš rozúčtované a cizoměnové pohyby a položky, pro které nevznikl návrh. Automatika zaúčtuje jen operace povolené firemní politikou; ostatní ponechá ke schválení.
5. Automat — v kokpitu rozlišuj Zaúčtováno dnes, Ke schválení a Vyžaduje zásah. U každého návrhu je dostupné vysvětlení zdroje pravidla a náhled kontace. Hromadně potvrzuj jen stejnorodé položky, jejichž dopad jsi zkontroloval(a).
6. Účetní deník (§ 48.2) — filtr Koncept ukáže rozpracované ruční zápisy. Oprava zaúčtovaného zápisu se provádí auditovanou změnou povolených údajů, stornem nebo opravou zdrojového dokladu, ne přepisem účetní historie.

46.4 Měsíční cyklus

1. Dokonči K doúčtování a projdi Úplnost dokladů. Pohyb bez dokladu není automaticky náklad; vyžádej podklad, nebo účetně dolož, proč je zaúčtován bez něj.
2. Mzdy. Vede-li firma zjednodušenou Mzdovou rekapitulaci, zkontroluj zaměstnance, měsíční vstupy a náhled předpisu. Vede-li úplné mzdy, jdi podle § 61.3 a výsledek ověř na Shodě účtování mezd. V obou případech odpovídá za správnost vstupů, zvláštní režimy a shodu s podklady mzdové agendy účetní.
3. Měsíční kontrolu spusť před DPH a po dokončení měsíce. Výsledek je kontrolní seznam, nikoli automatická oprava.
4. Saldokonto — otevřené pohledávky a závazky per partner; použij k inventarizaci účtů 311/321 a k rozhodnutí, co poslat na upomínku nebo na zápočet.
5. Hlavní kniha a předvaha — prověř neobvyklé zůstatky, průběžné účty, pokladnu a vazbu banky na účetní analytiky.
6. DPH výkazy (§ 35) — přiznání a kontrolní hlášení; před podáním zkontroluj, že se čísla shodují s knihou DPH (§ 36) a s účtem 343 v deníku.
7. Po skutečném podání nahraj XML a potvrzení do EPO podání a archívu. Samotné vytvoření ani stažení XML zámek neposouvá. Po kontrole doručenky označ validní DPH/KH snapshot jako odeslaný ručně. Tím se příslušný zámek posune. (§ 48.9 Zámek účtování k datu).
8. Měsíční přehled klientovi — pokud firmu vede externí účetní pro klienta, jedno tlačítko sestaví PDF report za měsíc.

46.5 Roční cyklus — účetní uzávěrka

Celý postup vede uzávěrkový průvodce v § 50, krok za krokem:

1. Předběžné kontroly — totéž jako měsíční kontrola, ale za celý rok.
2. Odpisy majetku — hromadné zaúčtování ročních odpisů, viz i § 49.
3. Kurzové rozdíly — přecenění cizoměnových zůstatků k rozvahovému dni.
4. Dohadné položky a časové rozlišení, včetně návrhů předplacených nákladů a zvolené politiky drobného majetku. Návrhy vycházejí z pravidel nákladů označených jako opakovaný předplacený náklad; jde o read-only doporučení, které uzávěrka teprve zaúčtuje po potvrzení.
5. Opravné položky k pohledávkám — navazuje na saldokonto ze § 46.4.
6. Daň z příjmů — mezikrok na Daň z příjmů.
7. Sklad — je-li aktivní a firma používá způsob B, zkontroluj inventuru a ocenění. Backend umí zaúčtovat konečný stav, manka a přebytky, ale současný webový průvodce skladový krok nezobrazuje; firma se skladem proto standardní UI cestou uzávěrku nedokončí. Bez skladu se krok přeskočí.
8. Uzavření knih a otevření nového roku.
9. Uzávěrkový balíček — před schválením stáhni doložitelný ZIP sestav, inventarizací a daňových podkladů.
10. Schválení závěrky — rozdělení výsledku hospodaření (431 → 428/429/364).

Po celý rok si drž Rozvahu a Výsledovku po ruce jako průběžnou kontrolu, jestli VH ve výsledovce sedí s A.V. rozvahy — u firem s bankovním úvěrem zkontroluj i řádek nákladových úroků (562).

46.6 Víc firem — účetní kancelář

Vedeš-li víc firem najednou, sekce Účetnictví začíná položkou Přehled firem — cross-firemní pohled na termíny DPH/KH, nezaúčtované doklady a stav uzávěrky, s proklikem a přepnutím firmy bez návratu na dashboard.

Předkontace, pravidla, šablony i fronty jsou vždy firemní. Automat ani Šablony účtování nemají vlastní výběr firmy — pracují s firmou zvolenou v hlavní liště aplikace, takže data dvou účetních jednotek se nikdy nesmíchají. Naučené kontace se rovněž nikdy neporovnávají přes firmy.

46.7 Mapa kapitol Účetnictví