Zaměstnanci

72.1 Účel

Agenda zaměstnanců spojuje osobní kartu s jedním nebo více pracovními vztahy. Oddělení osoby od vztahu zachovává historii a umožňuje správně zpracovat souběhy.

72.2 Předpoklady a oprávnění

Uživatel potřebuje právo číst nebo měnit osoby a pracovní vztahy. Připravte pouze údaje potřebné pro mzdu, daň, pojištění, platbu, dokumenty a podání a ověřte je z oprávněného podkladu.

72.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Zaměstnanci a založte osobu nebo otevřete existující.
2. Vyplňte identifikační, adresní, daňové, pojistné a platební údaje.
3. Založte samostatný vztah pro každý právně odlišný pracovní poměr či dohodu.
4. Doplňte typ vztahu, data, úvazek, odměňování, pojištění a daňový režim.
5. Změny podmínek zapisujte s účinností; nepřepisujte údaje použité v uzavřených obdobích.
6. Při skončení uzavřete poslední období, připravte dokumenty a proveďte podporovaná hlášení; nepodporované registrace dokončete ručně.

72.4 Stavy

Osoba může existovat bez aktivního vztahu. Vztah může být budoucí, aktivní nebo skončený. Neúplná data lze evidovat, ale výpočet, dokument či podání může vyžadovat jejich doplnění.

72.5 Kontroly a bezpečnost

Ověřte identifikátory, pojišťovnu, účet, data vztahu a souběhy. Osobní a zdravotní údaje zpřístupněte jen podle role. Odkaz na dokument je volitelná stopa k bezpečně uloženému podkladu; nenahrazuje zákonný identifikátor a nesmí obsahovat tajné údaje.

72.6 Časté chyby

• Duplicitní osobní karta místo dalšího vztahu.
• Přepsání historické podmínky bez data účinnosti.
• Nesprávné přiřazení vstupu k jednomu ze souběžných vztahů.
• Skončení vztahu bez poslední mzdy, dokumentů nebo ruční oznamovací povinnosti.

72.7 Návaznosti

Zaměstnavatele a předkontace nastavuje kapitola 58o, pravidelné odměňování 58p, běhy 58e a životní události vůči institucím 58j.

72.8 Podrobný pracovní postup a kontroly

V Mzdy → Zaměstnanci se zobrazují stejné karty jako ve spodní části Mzdové rekapitulace. Změna jména nebo aktivního stavu v původní agendě se proto týká téže osoby; žádné slučování duplicitních karet není potřeba.

Primárním tlačítkem Přidat zaměstnance založíš právě tuto společnou kartu, nikoli druhou osobu jen pro úplné mzdy. Formulář se otevře místo seznamu, takže nemusíš nikam scrollovat ani hledat založenou osobu. Nahoře je jen to, bez čeho uložení neprojde — jméno, druh vztahu a plánovaný nástup. Zbytek je hned pod tím ve sbalitelné části Další údaje: rodné číslo, datum narození, základní mzda, týdenní pracovní doba, mzdová účtárna a zdravotní pojišťovna. Jedno uložení tak založí kartu, první pracovní vztah i jeho podmínky; nový zaměstnanec se pak otevře k doplnění zbytku osobního profilu.

Týdenní pracovní doba je součástí zakládacího formuláře. Zadejte skutečný úvazek hned při založení, aby první interval podmínek odpovídal realitě. U dohod (DPP, DPČ), společníka a člena statutárního orgánu se stanovená týdenní doba do měsíčního hlášení neuvádí: podle pokynů MPSV tam patří hodnota 99 a potvrzení pracovní doby ji předvyplní i vyžaduje. Automatický nárok dovolené tuto sjednanou dobu převezme; není nutné ji znovu opisovat v agendě absencí. Firemní výměra dovolené platí všem vztahům. Pole Výjimka z výměry dovolené vyplňte jen tam, kde má konkrétní vztah jiný nárok; prázdná hodnota znamená převzetí účinné firemní politiky. Změna se ukládá jako nová účinná verze podmínek, takže starší nároky zůstanou dohledatelné. Mzdová účtárna se nabízí firmě s víc než jednou aktivní účtárnou; ostatním ji aplikace dosadí z výchozí účtárny zaměstnavatele. Zdravotní pojišťovna se předvyplní tou, kterou má firma v nastavení jako výchozí, a zapíše se do zákonné evidence osoby k datu nástupu — týmž uložením jako zaměstnanec, takže nemůže vzniknout karta bez ní. Neznámý kód pojišťovny proto celé založení odmítne a nic se neuloží. Zaměstnance bez českého rodného čísla lze založit bez náhradní hodnoty. EČP, VČP a zahraniční identifikátor se vedou samostatně a lze je doplnit přímo v běžné editaci; úplná osobní evidence dál uchovává jejich 1:N historii. Rodné číslo se v seznamu nezobrazuje. Kde se maskované rodné číslo zobrazuje jinde, jsou z něj vidět už jen poslední dvě číslice: se čtyřmi šlo celé rodné číslo dopočítat z data narození a pohlaví. Otevřít celou hodnotu lze jen samostatnou oprávněnou akcí, která se zaznamenává. Tlačítko zůstává viditelné i uživateli bez práva zápisu, ale je neaktivní a vysvětlí chybějící oprávnění.

Hvězdička u popisku znamená, že bez toho pole uložení neprojde. Při zakládání jsou takové jen tři: jméno, druh vztahu a plánovaný nástup. Rodné číslo, datum narození ani mzda povinné nejsou a jdou doplnit kdykoli později — rodné číslo je potřeba až u přihlášky na ČSSZ (kde stačí i EČP) a u oznámení zdravotní pojišťovně.

Toolbar nad seznamem umožňuje hledání podle jména, přepnutí mezi aktivními, všemi a kartami vyžadujícími doplnění a rychlý přechod na měsíční zadání mezd. Hledání i stránkování probíhá nad celou firmou na serveru po 25 osobách, takže se stejným postupem pracujete s deseti i pěti sty zaměstnanci.

Seznam ukazuje:

• aktivní nebo neaktivní stav osoby;
• co je nejbližší konkrétní krok k dokončení karty, například doplnění bydliště, identifikátoru nebo pracovního vztahu;
• počet a druh pracovních vztahů;
• původní vztah převzatý z Mzdové rekapitulace.

Akce v řádku odpovídá tomuto kroku, například Doplnit bydliště; u hotové karty se jmenuje Otevřít kartu. Detail nejdřív ukáže čtecí souhrn běžných údajů. Citlivé hodnoty zůstávají maskované a odkryjí se jen samostatnou oprávněnou akcí. Editor se otevře až tlačítkem Upravit, takže pouhá kontrola karty nezobrazuje desítky vstupních polí. Technická verze záznamu se uživateli nezobrazuje, ale dál se interně posílá při ukládání a chrání před přepsáním souběžné změny.

V editoru Běžné údaje zaměstnance bez přepínání záložek upravíš jméno a příjmení, rodné číslo, bydliště, e-mail, telefon, týdenní pracovní dobu a pravidelnou hrubou mzdu. Stát bydliště se vybírá ze společného číselníku zemí. Pokud je číselník dočasně nedostupný, formulář dovolí ručně zadat dvoupísmenný ISO kód, aby úpravu adresy nezablokoval výpadek sítě. Změna jména, bydliště, kontaktu, pracovní doby nebo mzdy nevynuluje historii: starší záznam uzavře a založí novou účinnou verzi; záznam založený tentýž den lze ještě opravit na místě. Uzavřená historická adresa se při založení nové adresy nemění. Pokud je u osoby uloženo rodné příjmení, nová verze jména je bez jeho odkrytí bezpečně převezme na serveru. Jméno a příjmení se zadávají samostatně a systém je nikdy neodhaduje z celého zobrazovaného jména. Osobní profil a primární pracovní vztah se ukládají jednou transakcí, takže při chybě nezůstane změněná jen jedna část.

Na telefonu se seznam automaticky mění z tabulky na karty. Historii identit, adres a kontaktů, výplatní účty a další méně časté údaje otevřeš pod formulářem ve sbalené části Úplná osobní evidence a historie. Nejde o nahrazenou nebo ztracenou evidenci: zůstávají zde vazby 1:N pro historické identity, adresy, kontakty, výplatní účty a jejich období účinnosti. Také u všech historických adres se stát vybírá ze stejného číselníku. U citlivých údajů se zobrazuje pouze maska; novou hodnotu zadej jen tehdy, když ji chceš změnit. Po uložení aplikace otevřenou hodnotu z formuláře odstraní.

Každá verze jména má sbalenou část Údaje pro registraci zaměstnance. Zadává se v ní titul před a za jménem, datum a místo narození, stát narození, státní občanství a pohlaví používané registračním formulářem ČSSZ. Běžnou práci s kartou tato pole nezahltí; rozbal je při nástupu nebo při opravě registrační identity. Státy vyber ze stejného číselníku zemí jako u adres. Údaje se uloží do konkrétní historické verze a platí od data Platí od uvedeného nad nimi. Při registraci pracovního vztahu proto aplikace použije verzi účinnou k datu nástupu, nikoli dnešní nebo poslední zadanou hodnotu. Prázdné nepovinné pole lze doplnit později; test registrace pak přesně řekne, který údaj ještě chybí.

Výplatní účet musí mít název, období účinnosti a rozdělení výplaty. Před zařazením do platební dávky jej samostatně ověř tlačítkem Ověřit účet a uveď druh podkladu i datum ověření. Máš-li ve formuláři neuloženou změnu účtu, ověření je zablokované: nejdříve kartu ulož, aby se nikdy neověřila předchozí uložená hodnota pod nově zobrazenými údaji. Každá pozdější změna čísla účtu, účinnosti nebo aktivního stavu ověření automaticky zneplatní.

72.8.1 Vyživované osoby a daňové zvýhodnění na dítě

Ve sbalené části Úplná osobní evidence a historie je pod osobním profilem sekce Vyživované osoby a daňové zvýhodnění. Eviduje děti, na které se uplatňuje měsíční daňové zvýhodnění podle § 35c zákona o daních z příjmů, a manžela nebo partnera, u kterých lze slevu uplatnit až v ročním zúčtování.

U osoby zadáš vztah k poplatníkovi, jméno, datum narození, volitelné rodné číslo, průkaz ZTP/P, soustavné studium a období, po které je osoba vyživovaná. Rodné číslo dítěte se ukládá šifrovaně, v seznamu i v detailu se zobrazuje jen maskované a odkrýt je lze pouze auditovaným odhalením citlivých údajů.

Samotná evidence osoby ještě nezakládá nárok. Ten vzniká až uplatněním s vlastním obdobím účinnosti, kde uvedeš:

• kdo zvýhodnění uplatňuje — zaměstnanec, nebo jiná osoba ve společně hospodařící domácnosti (dítě s pořadím N, viz níže);
• pořadí dítěte — pořadí dítěte ve společně hospodařící domácnosti; určuje výši zvýhodnění a počítají se do něj i děti, které uplatňuje druhý rodič; dvě děti nesmí mít v jednom měsíci stejné pořadí;
• ZTP/P — zvýhodnění za dítě s průkazem ZTP/P je dvojnásobné a zaškrtnout je lze jen tehdy, je-li ZTP/P vedeno i u samotné osoby;
• důvod a stav ověření — podepsané prohlášení poplatníka musí být platné k počátku nároku; volitelně lze přidat odkaz do mzdové dokumentace, ale jeho vyplnění není podmínkou uložení ani výpočtu;
• potvrzení společně hospodařící domácnosti a druhého poplatníka — chybí-li, výpočet skončí v ruční kontrole;
• jiná osoba vyživující tytéž děti v téže domácnosti — na tuhle otázku se ptá měsíční hlášení pro ČSSZ. Dokud u nároku zůstane „zatím nerozhodnuto", hlášení se nesestaví; odpovíš-li „ano", doplň jméno, příjmení a datum narození druhé osoby, jinak podání odmítne kontrola ČSSZ. Odpověď musí být u všech dětí téže domácnosti stejná.

Jméno a příjmení dítěte zadávej i zvlášť, ne jen v jednom poli — měsíční hlášení pro ČSSZ je vykazuje odděleně a aplikace celé jméno sama nedělí. Rodné číslo ani datum narození dítěte se do měsíčního hlášení neodesílají.

Dítě uplatňované jinou osobou (pořadí N). Pořadí dítěte se určuje za celou domácnost a v jednom měsíci smí dítě uplatnit jen jeden z rodičů. Uplatňuje-li zaměstnanec například jen druhé dítě, protože první uplatňuje partner, zapiš i první dítě a u uplatnění zvol Jiná osoba v domácnosti (pořadí N) s jeho pořadím v domácnosti (1). Takové dítě nezakládá žádnou částku, ale drží pořadí, takže druhé dítě dostane sazbu druhého dítěte a mzda se nezastaví na mezeře v pořadí. U dítěte s pořadím N musí být potvrzená společná domácnost a uvedená osoba, která zvýhodnění uplatňuje (jméno, příjmení, datum narození); tvrzení „druhý poplatník neuplatňuje" se u něj nevyplňuje. Do měsíčního hlášení pro ČSSZ jde dítě s kódem N a otázka na jinou vyživující osobu s odpovědí ano, v ročním zúčtování s kódem N ve všech měsících. Uvádí-li zaměstnanec jen děti s pořadím N, zvýhodnění na děti neuplatňuje vůbec.

Aplikace nedovolí dvě překrývající se uplatnění na totéž dítě u jednoho poplatníka ani uplatnění mimo období, kdy je osoba vedena jako vyživovaná. Uplatňuje-li totéž dítě (rozpoznané podle rodného čísla) ve stejném měsíci jiný zaměstnanec téže firmy, uložení se odmítne. Výjimkou jsou oba rodiče u téže firmy: jeden dítě uplatňuje a druhý ho uvádí s pořadím N. Odmítne se naopak, když ho oba uvádějí s pořadím N — zvýhodnění musí jeden z nich uplatňovat.

Sazby zvýhodnění se berou z legislativního rulesetu. Pokud pro dané období žádná účinná sazba neexistuje, aplikace částku neodhaduje — označí nárok k ruční kontrole.

Nárok zasahující do měsíce uzavřeného schválenou mzdovou revizí se věcnou změnou nepřepisuje. Původní záznam se ukončí posledním zmrazeným měsícem a vznikne nová účinná verze od měsíce následujícího, takže historický výsledek zůstane nedotčený. Ukončení nároku mimo zmrazené období se provede běžnou úpravou data „Nárok do".

72.8.2 Zákonná evidence osoby

Pod běžnými údaji zaměstnance je sekce Zákonná evidence osoby. Vede právní skutečnosti, ze kterých vychází zákonný výpočet:

• prohlášení poplatníka k dani — rozhoduje, zda se uplatní měsíční slevy a zvýhodnění, nebo se sráží daň bez nich; podrobně v § 72.8.4;
• daňová rezidence — rezident, nerezident (se zemí), nebo neověřeno;
• příslušnost k sociálnímu pojištění včetně formuláře A1 u zahraničního režimu;
• sleva pro pracujícího poplatníka v důchodu;
• příslušnost ke zdravotnímu pojištění a zdravotní pojišťovna;
• měsíční evidence zdravotního minima — kdo za daný měsíc doplácí do minimálního vyměřovacího základu.

Chybí-li kterýkoli z prvních pěti údajů, mzdový běh zákonný výpočet této osoby nespočítá a skončí v ručním posouzení. Sekce proto v hlavičce ukazuje počet chybějících údajů a uvnitř je vyjmenuje pro konkrétní měsíc; datum Ke kterému dni určuje, který měsíc se kontroluje.

Měsíční evidence zdravotního minima je nepovinná. Není-li za měsíc zadaná, platí zákonný výchozí stav podle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.: doplatek do minimálního vyměřovacího základu hradí zaměstnanec. Zadává se tedy jen tehdy, když je skutečnost jiná — doplatek jde k tíži zaměstnavatele, protože nižší základ způsobily překážky na jeho straně, nebo si zaměstnanec při souběhu zvolil pro doplatek jiného zaměstnavatele. Rozklad pojistného u schválené mzdy pak ukazuje i to, jestli hodnota vznikla zápisem, nebo odvozením ze zákona. Volba neověřeno dál znamená ruční posouzení.

Minimální vyměřovací základ se krátí sám podle schválených nepřítomností, nic se k tomu nezadává. O dny nemoci, karantény, ošetřování člena rodiny a dlouhodobého ošetřovného se minimum poměrně snižuje (§ 3 odst. 9 písm. b) zákona č. 592/1992 Sb.). Za dny peněžité pomoci v mateřství a rodičovské dovolené platí pojistné stát (§ 7 odst. 1 písm. d) zákona č. 48/1997 Sb.), takže se minimum za ně nepoužije; trvá-li to celý měsíc, doplatek nevzniká vůbec. Neplacené volno ani neomluvená absence minimum nesnižují a doplatek za ně hradí zaměstnanec.

Ověřené hodnoty (český nebo zahraniční režim, ověřená pojišťovna, platný A1) jsou rozhodnutím uživatele. Odkaz na podklad je všude volitelný: lze zvolit typický podklad nebo přes volbu Jiné zapsat konkrétní číslo dokladu (písmena, číslice a znaky ., :, /, _, -), ale prázdné pole uložení, výpočet ani podání neblokuje. Aplikace žádný domnělý odkaz sama nevytváří. Za ověření správnosti právní skutečnosti odpovídá uživatel. Varianta neověřeno se dál ukládá jako důvod ručního posouzení.

Tlačítko Přidat záznam předvyplní běžný český případ: daňový rezident ČR, český sociální i zdravotní režim, formulář A1 se netýká, sleva pracujícího důchodce se neuplatňuje a zdravotní pojišťovna je ta, u které je osoba dosud vedená (jinak výchozí pojišťovna zaměstnavatele z nastavení mezd). U běžného zaměstnance tak není co vyplňovat — stačí zkontrolovat a uložit.

Na co se evidence neptá, to si odvodí: u českého daňového rezidenta je stát vždy ČR, u českého sociálního režimu je A1 vždy „netýká se". Tato pole se proto nezobrazují a objeví se až po přepnutí na cizí režim — tehdy si evidence vyžádá stát ze seznamu; odkaz k režimu zůstává nepovinný. Stát i zdravotní pojišťovna se vždy vybírají ze seznamu, nepíšou se. Chybí-li něco, co server nepřijme, napíše to evidence rovnou u záznamu i s tím, co s tím udělat.

Evidence se zadává po celých měsících a záznamy jedné řady musí na sebe navazovat den po dni — čtecí cesta vyhodnocuje evidenci k prvnímu dni měsíce, takže změna uprostřed měsíce by se buď ztratila, nebo by pro daný měsíc vznikly dvě současně platné verze. Díra v řadě se odmítne už při uložení; jinak by se projevila až tím, že mzdový běh za chybějící měsíc spadne do ručního posouzení.

Záznam, který začal před koncem posledního schváleného mzdového období, je uzavřený: jeho začátek nejde posunout ani ho smazat. Věcná změna se do něj nezapíše — původní záznam se ukončí posledním uzavřeným dnem a nová právní skutečnost vznikne jako nový záznam od dalšího měsíce. Doplnit dosud chybějící záznam do uzavřeného období naopak jde; nic tím nepřepisuje.

Uzamčený řádek proto nemá jen zašedlá pole, ale dvě akce. Změnit od s datem prvního dne následujícího měsíce ukončí platný záznam na hranici zmrazení a rovnou založí jeho novou verzi, kterou upravíš. Otevřít mzdu k opravě je pro případ, kdy se změna musí projevit už v uzavřeném měsíci: spustí korekční tok a otevře všechny běhy, které tu hranici drží. Otevřít jen jeden by hranici neposunulo, protože ji určuje nejpozdější z nich. Tlačítko se nabídne jen tam, kde ho server přijme a kde na to máš oprávnění; do historie běhu se zapíše důvod „Oprava zákonné evidence osoby". Panel nad historií vždy ukazuje, do kterého dne je historie uzavřená schválenou mzdou.

Celá sekce se ukládá jedním tlačítkem Uložit. Čtení stačí obecné oprávnění pro mzdy, zápis vyžaduje Spravovat zaměstnance (payroll.person.write) — evidence je vedená na osobě, ne na jednotlivém pracovním vztahu.

72.8.3 Pobytová a pracovní oprávnění cizinců

Ve sbalené části Úplná osobní evidence a historie je samostatná sekce Pobytová a pracovní oprávnění. Každé oprávnění eviduje druh, označení, stát vydání, počátek účinnosti, konec platnosti a autoritativní podklad ve firemních Dokumentech. Osobní dokument, dokument jiné firmy nebo dokument v koši aplikace nepřijme.

Historie se nepřepisuje. Prodloužení založte akcí Navázat obnovení u předchozího oprávnění; aplikace zachová původní podklad a vytvoří nový neměnný záznam. Jedno oprávnění může mít jen jedno přímé pokračování a překrývající se záznam bez uvedeného předchůdce se odmítne.

Sekce upozorňuje na oprávnění, jejichž platnost skončila nebo skončí do 30 dnů. Čtenář mezd bez oprávnění k Dokumentům uvidí věcnou historii a upozornění, nikoli odkaz na podklad. Zápis vyžaduje současně právo Spravovat zaměstnance a právo číst firemní Dokumenty.

72.8.4 Prohlášení k dani má jediné místo

Prohlášení poplatníka k dani se nastavuje výhradně v zákonné evidenci osoby, v sekci Prohlášení poplatníka k dani. Na kartě pracovního vztahu už není zaškrtávátko, jen popsaný řádek se stavem a odkazem Nastavit v zákonné evidenci, který cílový panel rovnou otevře.

Proč to stojí za pozornost: dřív šel tentýž údaj měnit i na kartě vztahu, ve formuláři nové verze smluvních podmínek. Obě místa se rozcházela a mzdový běh na to padal blokátorem o konfliktu prohlášení. Rozejít se přitom musela: prohlášení se podepisuje i odvolává kdykoli v průběhu vztahu, kdežto smluvní podmínky jsou verze smlouvy, kterou kvůli podpisu nikdo neverzuje. Nově se hodnota na kartě vztahu odvozuje z evidence, mzdový snímek i měsíční hlášení berou hodnotu ze stejného zdroje, a blokátor tím zmizel. Na kartě vztahu tedy vidíš stav, ale měníš ho jinde.

Stavy jsou čtyři a rozlišuj je:

Nezadáno není totéž co Nepodepsáno, i když se počítá stejně opatrně: bez záznamu se prohlášení bere jako nepodepsané, protože podle § 38k odst. 4 zákona o daních z příjmů se bez prohlášení měsíční sleva uplatnit nesmí a za nesraženou zálohu ručí plátce (§ 38s). Dřív karta chybějící evidenci ukazovala jako „nepodepsáno", takže nebylo poznat, jestli to někdo rozhodl, nebo jen zapomněl.

Evidence se vede po celých měsících s platností od a do, řady na sebe musí navazovat a otevřený smí zůstat vždy jen jeden záznam. Vyhodnocuje se ke dni, který nastavíš v hlavičce panelu. Bez podepsaného prohlášení se v daném měsíci neuplatní žádná měsíční sleva ani daňové zvýhodnění na dítě. Dva současně účinné záznamy panel odmítne jako vzájemný konflikt; jde ale o kontrolu dvou překrývajících se záznamů u tebe, ne o detekci prohlášení u jiného zaměstnavatele - do cizí firmy aplikace nevidí, souběh u víc plátců si musíš ohlídat sám.

72.9 Pracovní vztah a předkontace

Jedna osoba může mít více samostatných právních vztahů. Rozlišení je důležité pro výpočet, podání i účetnictví:

Odměna jednatele za výkon funkce tedy není totéž co pracovní poměr jednatele mimo výkon funkce ani jiný příjem společníka. Souběh se vede jako více vztahů jedné osoby.

Převzatý legacy vztah zachovává dosavadní kontaci Mzdové rekapitulace. Před ostrým použitím úplných mezd zkontroluj, zda právní titul odpovídá skutečnosti; zejména starší karta „jednatel-společník“ sama nerozliší smlouvu o výkonu funkce od ostatní závislé činnosti.

72.10 Životní cyklus vztahu

Nový vztah začíná jako Plánovaný. Stav se nemění volným přepsáním pole, ale jen nabízenými akcemi:

Plánovaný → Předregistrovaný → Aktivní → Přerušený → Skončený → Archivovaný

Z přerušeného vztahu se lze vrátit do aktivního stavu nebo jej ukončit. Plánovaný či předregistrovaný vztah lze samostatně označit jako Nenastoupil a potom archivovat. U každé akce zvolíš datum účinnosti. Přeskočení povinného kroku nebo návrat ze skončeného vztahu aplikace odmítne.

Skončení vztah nemaže. Zůstává dostupný pro pozdější doplatek, opravu, podání a dohledání tehdy platných údajů. Archivace jej pouze odklidí z aktivního workflow.

Oznamovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně se odvozují od skutečného nástupu, je-li vyplněný; teprve když není, použije se plánovaný. Vztah označený jako Nenastoupil ani archivovaný vztah už žádnou oznamovací povinnost nevytváří.

72.11 Historie smluvních podmínek a souběhy

Tlačítko Nová verze podmínek založí další účinný interval. Předchozí verzi uzavře dnem před novou účinností; starší mzdové období proto pozdější změna nepřepíše. Historie drží zejména:

• uzavření smlouvy, plánovaný a skutečný nástup a dobu určitou;
• úvazek, týdenní hodiny, místo práce, pravidelné pracoviště, CZ-ISCO a druh činnosti;
• mzdovou účtárnu, pojistnou účast, A1 a cizí předpisy, rizikovou práci a daňový režim;
• příznak primárního pracovního vztahu a důvod změny.

Formulář nové verze podmínek je rozdělený na dvě části. Nahoře je jen to, co se běžně mění: účinnost, plánovaný nástup, mzdová účtárna, týdenní hodiny, úvazek, data smlouvy, příznak primárního vztahu a nepovinný důvod změny. Zbytek — evidence pro JMHZ, režimy sociálního a zdravotního pojištění, daňový režim, cizí předpisy, sazbová kategorie § 5a a sleva § 7a — je ve sbalené části Další údaje; ta se sama otevře jen u vztahu, kde už je něco z ní vyplněné.

Hvězdička u popisku označuje pole, bez kterého uložení neprojde. Důvod změny mezi ně nepatří — vyplň ho, jen když chceš, aby v časové ose bylo vidět proč.

Mzdovou účtárnu vybíráš přímo na kartě vztahu. Je to jediné místo, kde jde změnit: z účtárny vychází variabilní symbol zaměstnavatele pro odvod sociálního pojistného a mzdový běh se dá na účtárnu zúžit, takže vztah bez ní nemá čím vykázat odvod. Novému vztahu ji aplikace dosadí z výchozí účtárny zaměstnavatele; firmě s víc účtárnami nabídne výběr už při zakládání vztahu. Vztah, který účtárnu nemá (typicky převzatá data), na to na kartě upozorní — uložení to ale nikde neblokuje, blokátorem se to stane až při uzamčení vstupů mzdového běhu. V nabídce se objeví jen aktivní účtárny; deaktivovaná účtárna, kterou vztah drží, v ní zůstává, aby ji úprava podmínek tiše nezměnila.

U odměny člena statutárního orgánu, u dohody o pracovní činnosti a u práce společníka pro vlastní společnost přibývá v podmínkách pole Účast na nemocenském pojištění z odměny. Rozhoduje o tom, jak se odměna zdaní, když zaměstnanec nepodepsal prohlášení k dani (§ 6 odst. 4 písm. b) zákona o daních z příjmů):

• Zakládá účast — sjednaná odměna dosahuje rozhodné částky, takže se sráží zálohová daň v každém měsíci.
• Nezakládá účast — měsíce, ve kterých odměna rozhodné částky nedosáhne (pro rok 2026 je to 4 500 Kč), se daní srážkovou daní 15 % ze samostatného základu; ostatní měsíce zálohou.
• Neurčeno — výchozí stav. Aplikace odpověď neodhaduje, protože za zařazení ručí plátce daně, a zákonný výpočet skončí ručním posouzením, dokud ji někdo nedoplní.

U pracovního poměru, zaměstnání malého rozsahu a dohody o provedení práce se pole nenabízí — tam zařazení plyne přímo z druhu vztahu a aplikace si ho odvodí sama.

Ve stejné verzi podmínek je skupina JMHZ – vykonávaná pozice. Eviduje strukturovanou obec pracoviště, kód obce a stát, druh činnosti, bližší určení pracovněprávního vztahu, příspěvek od úřadu práce (aktivní politika zaměstnanosti) a jeho nástroj, funkční požitky podle § 6 odst. 10 zákona o daních z příjmů a dočasné přidělení k jinému zaměstnavateli. Druh činnosti i bližší určení se vybírají z připnutých číselníků JMHZ. U druhů 1 až 9 je bližší určení povinným podkladem pro výběr scénáře; chybějící hodnota se nikdy nevykládá jako „Žádné“.

Na příspěvek od úřadu práce, funkční požitky a dočasné přidělení se aplikace ptá už při zakládání zaměstnance i pracovního vztahu, celou větou a s předvybraným Ne — u drtivé většiny firem je odpověď třikrát ne. Otázky jsou ve sbalitelné sekci a povinné nejsou. Na kartě vztahu mají tři stavy Nevyplněno, Ne a Ano. Nevyplněno měsíční hlášení pro ČSSZ nezastaví: vyloží si ho jako „ne“. Uložená hodnota se přitom nepřepisuje — v evidenci zůstane nevyplněná, aby bylo zpětně poznat, že ji nikdo výslovně nepotvrdil, a zmrazený snímek podání si u ní poznamená, že vznikla výkladem výchozího stavu, ne prohlášením. Ostatní údaje skupiny se nadále nedomýšlejí: obec, její kód a stát se ukládají jen jako úplná trojice. Dokud nejsou údaje vybrané z autoritativních číselníků CISOB a CZEM, aplikace kontroluje shodu názvu obce s kódem i platnost státu. Obec se vybírá našeptávačem; stát z připnuté nabídky. Podmínky před začátkem účinnosti připnutých číselníků nelze takto označit jako ověřené. Budoucí personální změnu lze naplánovat podle posledního připnutého snapshotu, ale mzdový snapshot ji pro JMHZ označí jako neověřenou, pokud vykazované období přesahuje jeho ověřené pokrytí. Taková data nesmějí projít budoucí readiness bránou ani se odeslat bez novějšího snapshotu. Při dočasném přidělení Ano je navíc nutné doplnit identitu alespoň jednoho uživatele; samotný příznak nestačí k přípravě podání.

Jedna osoba může mít souběžně například HPP a DPP nebo samostatný pracovní poměr a odměnu za výkon funkce. V aktivním workflow může být právě jeden vztah označen jako primární. Každý souběh má vlastní kód, stav, historii a budoucí registrační identitu.

72.11.1 OIČ / IK MPSV a ID PPV pro JMHZ

Po přidělení identifikátorů ČSSZ otevřete na kartě konkrétního pracovního vztahu sbalenou sekci Identifikátory JMHZ od ČSSZ. Sekce se načte až po otevření, takže ani firma se stovkami zaměstnanců neposílá zbytečně stovky dotazů.

Rozlišujte, komu údaj patří:

• OIČ / IK MPSV identifikuje osobu a použije se u jejích pracovních vztahů;
• ID PPV identifikuje právě jeden pracovní vztah. Souběžný HPP a DPP téže osoby proto mají stejný osobní identifikátor, ale každý vlastní ID PPV.

Identifikátory pro Testovací prostředí a Produkci jsou oddělené. Před uložením vždy zkontrolujte zvolené prostředí, datum platnosti a oba údaje podle protokolu ČSSZ. Přepnutí prostředí rozepsané hodnoty zahodí, aby se testovací identifikátor omylem neuložil do produkce. Odkaz na zdroj je nepovinná interní poznámka; uložení neblokuje. Povinné je pouze výslovné potvrzení, že jste údaje ověřili v podkladu ČSSZ.

Po uložení aplikace zobrazuje jen masky a otevřené hodnoty už do formuláře nevrací. Již platný identifikátor nelze tiše přepsat jinou hodnotou. Pokud ČSSZ identifikátor opravila nebo změnila, nejprve ověřte datum účinnosti a navazující protokol; nesprávnou hodnotu neobcházejte založením druhé osobní karty.

Pro zobrazení stačí právo číst mzdy. Uložení mění údaj osoby i pracovního vztahu, a proto vyžaduje současně oprávnění spravovat zaměstnance i pracovní vztahy. Nejde o pravidlo čtyř očí: uživatel s oběma oprávněními provede celý krok sám.

72.12 Checklist a časová osa

Detail ukazuje povinnosti nástupu, změny a skončení. Patří sem smlouva nebo dohoda, registrace a změny pro zdravotní pojišťovnu a ČSSZ/JMHZ, daňové prohlášení, výstupní doklady, kontrola exekucí či insolvence a kontrola pozdějšího doplatku. U každé položky je termín a stav Nesplněno, Splněno nebo Netýká se.

Ve výstupní části jsou navíc Evidenční list důchodového pojištění (ELDP) a Potvrzení o zdanitelných příjmech. Položka, která na konkrétní vztah nedopadá, se vůbec nezaloží — ELDP se u vztahů skončených od 1. 4. 2026 nezakládá, protože jej podle pravidel JMHZ sestavuje ČSSZ z měsíčního hlášení. Potvrzení o zdanitelných příjmech termín nemá záměrně: § 38j odst. 3 zákona o daních z příjmů počítá lhůtu od žádosti zaměstnance, a tu aplikace neeviduje.

Termíny u položek checklistu se neodvozují ode dne události, ale z pravidel, která už aplikace používá jinde, takže se s nimi nemohou rozejít. U několika lhůt aplikace přiznává, že je nemá doložené z ověřeného zdroje — u prohlášení poplatníka (§ 38k odst. 4 ZDP), pracovní smlouvy ke dni nástupu (§ 34 odst. 2 zákoníku práce) a zápočtového listu ke dni skončení (§ 313 odst. 1 zákoníku práce, jehož rozsah novela pro rok 2025 zúžila). U těchto položek si termín ověřte podle platného znění předpisu.

72.12.1 Upozornění na chybějící přihlášku zaměstnance

Není-li zaměstnanec přihlášen na ČSSZ nebo u zdravotní pojišťovny, mzdový běh to ohlásí jako varování, ne jako blokaci — mzda za odpracovanou práci náleží bez ohledu na to, jestli přihláška odešla. Varování je nutné vzít na vědomí, aby šel běh schválit.

Aby nevznikal planý poplach, ozve se jen tehdy, když platí všechno naráz: příslušná položka nástupního checklistu je nesplněná, k vztahu není evidovaná žádná odpovídající povinnost podání, vztah není označen jako Nenastoupil ani archivovaný, nástup už nastal a vztah zakládá účast na pojištění. Dohoda s automatickým posouzením účasti, vztah bez účasti i cizinec s formulářem A1 tedy mlčí. Podali-li jste přihlášku mimo aplikaci, odškrtněte položku checklistu — tím varování umlčíte.

Časová osa zachovává stavové přechody, změny checklistu i rozdíl každé smluvní verze. Pokud jiný uživatel mezitím vztah změnil, starší formulář se neuloží a je nutné načíst aktuální verzi.

72.12.1 Navazující agendy

Karta vztahu má sekci Navazující agendy. Vede z ní jedno kliknutí do každé agendy, kde se k tomuto člověku dá něco pořídit — docházka a směny, nepřítomnosti, mzdové vstupy, pracovní cesty, opakované složky, průměrný výdělek, dohody o srážkách, exekuce, dokumenty a roční zúčtování. Cílová obrazovka se otevře už zúžená na daného zaměstnance; zúžení je vidět v horní liště a jedním tlačítkem se ruší. Zužuje server, ne jen zobrazená stránka — hledaný člověk se najde, i kdyby jeho záznamy ležely až na několikáté straně, a stránkování i počty mluví o zúženém seznamu. Když zúžení nedá žádný záznam (cizí nebo zaniklý vztah, zestaralý odkaz), řekne to lišta větou; prázdná tabulka bez vysvětlení se nezobrazí.

Pod tlačítky je souhrn: u agend, ve kterých něco je, počet záznamů, datum posledního a případně částka. Agendy, ve kterých zatím nic není, se jmenují jednou nenápadnou větou pod souhrnem. Agenda, na kterou uživatel nemá oprávnění, se nenabízí ani nezapočítává.