31. Pokladna

Pokladna slouží k evidenci hotovostních příjmů a výdajů — příjmové (PPD) a výdajové (VPD) pokladní doklady, pokladní knihu a zaúčtování hotovostních pohybů na účet 211. Modul je dostupný firmám v obou účetních režimech — podvojném účetnictví i daňové evidenci; v daňové evidenci běží pokladna bez účetního deníku (kasová báze), zatímco u podvojného účetnictví se každý doklad promítá do Účetního deníku.

Najdete ji v menu Peníze → Pokladna (hned za položkou Bankovní účty).

31.1 Číselník pokladen

Firma může mít libovolný počet pokladen — typicky jednu hlavní, případně další (např. pro pobočku nebo konkrétní provozovnu). Správa pokladen se otevírá tlačítkem Spravovat pokladny na hlavní stránce pokladny.

31.1.1 Založení pokladny

V modálním okně správy pokladen vyplníte:

• Název pokladny (např. „Hlavní pokladna").
• Měna — CZK, EUR, USD nebo GBP. Měnu zvol při založení; po vzniku pohybů ji nelze zaměnit za jinou.
• Účet — analytika účtu 211 z účtové osnovy firmy (např. 211.100 — o tečkovaném zápisu viz § 84.3.1). Nabízí se jen aktivní účty začínající prefixem 211; pokud vhodná analytika v osnově chybí, je u pole odkaz na založení účtu přímo v osnově. V daňové evidenci se pole s účtem nezobrazuje vůbec (evidence nemá účtovou osnovu ani deník). U valutové pokladny je analytika volitelná; ponecháš-li ji prázdnou, systém vybere volný kód 211 a účet v osnově založí. Už používanou analytiku nepřevezme.
• Výchozí pokladna — zaškrtnutím se nastaví jako výchozí pro nové doklady; při uložení se příznak automaticky odebere ostatním pokladnám firmy.

Každá pokladna musí mít jinou analytiku 211 — nelze založit dvě pokladny na stejný účet (ani neaktivní pokladna účet needsuvolní). Po založení systém pokladnu rovnou zobrazí v seznamu s aktuálním zůstatkem.

31.1.2 Správa existujících pokladen

Tabulka v modálním okně zobrazuje u každé pokladny název, účet (s názvem z osnovy), aktuální zůstatek, přepínač výchozí pokladny a stav aktivní/neaktivní ano/ne. Dostupné akce:

• Nastavit jako výchozí — kliknutím na přepínač (radio button) u řádku pokladny.
• Aktivovat/deaktivovat — kliknutím na badge stavu; neaktivní pokladna se v nabídkách pro nové doklady dále nenabízí, existující doklady zůstávají zachované.
• Smazat — smazání je možné jen u pokladny bez jediného dokladu. Pokud pokladna už doklady má, systém nabídne místo smazání deaktivaci.

31.2 Hlavní stránka pokladny — přehled dokladů

Stránka Peníze → Pokladna zobrazuje:

• Hero panel se zůstatkem vybrané pokladny k aktuálnímu dni, název pokladny a účet analytiky. U valutové pokladny je vedle korunové účetní hodnoty vidět také zůstatek v její měně. Pokud je zůstatek záporný, zobrazí se červené upozornění „záporný zůstatek pokladny" — pokladna do minusu jít nemá (krátkodobý finanční majetek), ale systém to eviduje jako varování, nikoli jako tvrdý blok.
• Výběr pokladny (pokud jich firma má víc) v rozbalovací nabídce v hlavičce.
• Tlačítka Příjem (PPD) a Výdej (VPD) pro vystavení nového dokladu — zelené pro příjem, oranžové pro výdej.
• Odkaz na Pokladní knihu (§ 31.5).

31.2.1 Filtry a sloupce seznamu

Nad tabulkou dokladů jsou filtry: rozsah data (od–do, výchozí je aktuální kalendářní rok), typ dokladu (příjem/výdej), stav (zaúčtováno/stornováno) a fulltextové hledání v popisu. Filtry lze uložit jako výchozí přes nabídku uložených filtrů; zobrazené sloupce a hustotu řádků lze upravit tlačítky Sloupce a Hustota (stejný mechanismus jako v ostatních tabulkových přehledech).

Dostupné sloupce: číslo dokladu, datum, typ (P/V), partner, popis, částka, vazba (odkaz na navázanou fakturu nebo účel dokladu), stav, DUZP, vytvořeno a kdo doklad vytvořil (poslední tři jsou ve výchozím zobrazení skryté).

Kliknutím na řádek se rozbalí detail dokladu — účel platby, IČ/DIČ partnera (u daňových dokladů), DUZP, název pokladny a u dokladu s DPH tabulka rozpadu základ/sazba/daň po jednotlivých sazbách. V detailu je také prokliknutí Zobrazit v deníku na konkrétní zápis (jen v podvojném účetnictví — daňová evidence deník nemá).

31.2.2 Přílohy pokladního dokladu

V rozbaleném detailu je sekce Přílohy pro sken účtenky, paragonu nebo podepsaného pokladního dokladu. Příloha patří přímo k pokladnímu dokladu, takže ji lze připojit i ke konceptu a funguje stejně v podvojném účetnictví i v daňové evidenci.

• Nahrát sken — vybrané soubory (PDF nebo obrázek) se uloží do modulu Dokumenty a rovnou se k dokladu připojí.
• Připojit dokument — připojí soubor, který už v Dokumentech je (vyhledání podle názvu nebo obsahu).
• U každé přílohy je náhled (otevře soubor v nové záložce), stažení a odpojení. Odpojení soubor nemaže, jen zruší vazbu; soubor zůstává v Dokumentech.

Obráceně lze pokladní doklad připojit i z detailu dokumentu v sekci Souvisí s (hledá se podle čísla dokladu, partnera nebo popisu). Připojit jde jen doklad téže firmy.

Při smazání pokladního dokladu se jeho vazby na přílohy zruší, soubory samotné zůstanou v Dokumentech. Sekce se zobrazuje uživatelům s přístupem k modulu Dokumenty; nahrávat a připojovat mohou ti, kdo mají práva nahrát a přesunout dokument.

U každého řádku jsou k dispozici:

• Tisk — otevře PDF dokladu (§ 31.4).
• Storno — jen u zaúčtovaného dokladu (§ 31.3.5).

Stránka podporuje serverové stránkování (50 dokladů na stránku).

31.3 Vystavení pokladního dokladu (PPD/VPD)

Formulář nového dokladu se otevírá tlačítkem Příjem nebo Výdej z hlavní stránky pokladny, případně z rychlé akce v menu (ikona plus u položky Pokladna). Předvyplní se typ dokladu podle zvoleného tlačítka a aktuální/výchozí pokladna.

Pokladní doklad ale může vzniknout i bez toho, aniž bys sem vůbec šel/šla — přímo z editoru faktury volbou způsobu úhrady „Hotově" (§ 31.3.6).

31.3.1 Hlavička dokladu

• Typ dokladu — přepínač Příjem/Výdej (P = příjmový pokladní doklad, V = výdajový).
• Pokladna — výběr z aktivních pokladen firmy.
• Datum — datum vystavení dokladu = datum pokladního pohybu. Číslo dokladu (řada PPD-RRRR-#### / VPD-RRRR-####) se přiděluje až při zaúčtování, ne při rozepsání formuláře. Prefix a tvar čísla se nastavují v Nástrojích → Číselné řady, a to v obou účetních režimech — pokladní doklady se z týchž řad číslují i v daňové evidenci (té se naopak nenabízejí řady účetního deníku, které nemá z čeho vydat).

31.3.2 Účel dokladu

Nabídka účelů se liší podle typu dokladu:

U valutové pokladny jsou záměrně dostupné jen účely, které lze bezpečně zaúčtovat bez saldokontního nebo převodového protějšku: PPD Prodej/Ostatní a VPD Nákup/Ostatní. Úhrady faktur a převody přes 261 formulář nenabídne.

Podle zvoleného účelu se formulář dynamicky mění:

Prodej / Nákup — zobrazí se pole partner (s našeptávačem z evidence klientů), IČ a DIČ partnera. Volitelně lze doklad vystavit s DPH (viz § 31.3.3).

Úhrada faktury / Úhrada přijaté faktury — zobrazí se našeptávač nezaplacených dokladů (vyhledávání podle čísla nebo partnera); po výběru dokladu se automaticky předvyplní partner, popis a částka. U úhrady vydané faktury lze uhradit i částečnou částku (do výše zbývající k úhradě). U úhrady přijaté faktury (VPD) je nutné uhradit celou zbývající částku najednou — částka je po výběru dokladu needitovatelná (pole je uzamčené). Zbývající částkou se rozumí brutto snížené o už uhrazenou zálohu a o dřívější úhrady (bankovní i hotovostní); doklad, na kterém po záloze nic nezbývá, se v našeptávači vůbec nenabídne. Po zaúčtování se faktura označí jako uhrazená. U přijaté hotovostní úhrady zálohové faktury se stejně jako u bankovní platby automaticky připraví koncept daňového dokladu k částečné platbě, nebo koncept finální faktury při úplném uhrazení zálohy — v našeptávači jsou proto i zálohové (proforma) faktury, označené jako záloha.

Našeptávač zobrazuje nejvýše 20 shod. Pokud jich odpovídá víc, dá to na konci seznamu vědět poznámkou — hledaný doklad tedy může existovat, jen se do nabídky nevešel; upřesněte hledání (např. celým číslem dokladu).

Převod — pokladní strana převodu hotovosti mezi bankou a pokladnou (druhá strana — bankovní pohyb — se řeší samostatně mimo pokladní doklad).

Ostatní — volný protiúčet z účtové osnovy (musí být jiný než účet vybrané pokladny) pro případy, které nespadají pod žádný z předchozích účelů (např. manko/přebytek pokladny). Protiúčet se vybírá polem s hledáním — píše se číslo účtu nebo část názvu, takže se rozsáhlá osnova nemusí procházet celá. DPH u tohoto účelu není podporována.

31.3.3 DPH na pokladním dokladu

DPH lze zapnout pouze u účelů Prodej a Nákup (u úhrad faktur, převodů a ostatního je DPH vynuceně vypnuté — u úhrady faktury DPH nese už samotná faktura). Po přepnutí přepínače na „S DPH" se zpřístupní:

• DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění), výchozí shodné s datem vystavení.
• Rozpad DPH podle sazeb — komponenta umožňuje přidat řádky se sazbou (nabízí se aktuální sazby > 0 z číselníku sazeb pro daný rok), základem a daní; celková částka rozpadu se musí přesně rovnat celkové částce dokladu.
• Nárok na odpočet DPH a daň z příjmů — jen u účelu Nákup, zadávají se na každý řádek rozpadu zvlášť. „Krácený nárok (poměrný §75)" zpřístupní procento, kterým se odpočet zkrátí; „Krácený koeficientem (§76)" bere roční koeficient nastavený za celou firmu. Volba daně z příjmů (uznatelný / neuznatelný náklad / není náklad) ovlivňuje jen DPFO/DPPO, na DPH nemá vliv. Výchozí stav je plný nárok a daňově uznatelný náklad.

Volba se promítá do výkazů DPH stejně jako u přijaté faktury: výdajový doklad označený „bez nároku na odpočet" (reprezentace, osobní spotřeba) do Knihy DPH, přiznání ani kontrolního hlášení nevstoupí, krácený nárok § 75 se uplatní zadaným procentem a § 76 se vykáže ve sloupci „Krácený odpočet". U příjmového dokladu je to tržba, na kterou se nárok na odpočet nevztahuje — tam se nastavení neuplatní.

• Pořízení dlouhodobého majetku — zaškrtávátko na řádku rozpadu, opět jen u účelu Nákup. Označí tu část základu, která připadá na majetek vymezený v § 4 odst. 4 (vozidlo, stroj); hodnota se v přiznání uvede navíc na ř. 47 jako doplňující údaj, odpočet zůstává na ř. 40/41. Příznak je na řádku, ne na dokladu, protože jeden výdajový doklad běžně kombinuje pořízení majetku s drobným nákupem v jiné sazbě. U příjmového dokladu se nenabízí.

31.3.4 Částka, popis a náhled zaúčtování

Povinná pole jsou celková částka včetně DPH (u úhrady přijaté faktury needitovatelná, viz výše) a popis (obsah účetního případu). V podvojném účetnictví se vpravo zobrazuje živý náhled zaúčtování — tabulka MD/D podle zvoleného účelu a částky, s účty a jejich názvy z osnovy; v daňové evidenci se náhled nezobrazuje (evidence žádný deníkový zápis nevytváří).

Ve valutové pokladně zadáváš částku v měně pokladny. Systém použije kurz ČNB k datu dokladu; není-li pro daný den dostupný, použije dostupný kurz v povoleném náhradním okně, jinak uložení odmítne. Do deníku se uloží korunový ekvivalent, zatímco na řádku 211 zůstane částka v cizí měně a použitý kurz. U rozpisu DPH zadáváš základ a daň v měně pokladny; jednotlivé řádky se převedou do CZK a jejich korunový součet musí přesně odpovídat zaúčtované částce.

Po vyplnění formuláře se doklad ukládá tlačítkem Uložit — doklad se rovnou zaúčtuje (nevzniká mezikrok rozpracovaného dokladu, který by bylo nutné dodatečně zaúčtovat). Po uložení se zobrazí číslo přiděleného dokladu a případná varování (např. záporný zůstatek pokladny po zaúčtování).

31.3.5 Storno dokladu

Ručně vystavený zaúčtovaný doklad nelze opravit ani smazat — jedinou cestou k opravě je storno (tlačítko s ikonou zpětné šipky u řádku v seznamu). Storno vyžaduje:

• Důvod storna — povinné textové pole (minimálně 3 znaky), vloží se do popisu protizápisu.
• Datum storna — volitelné. Necháš-li je prázdné, protizápis se zaúčtuje k datu původního zápisu, takže oprava zůstane ve stejném období jako doklad. Na dnešní datum se posune jen tehdy, když je původní období uzamčené.

Po potvrzení systém vytvoří zrcadlový protizápis, doklad se označí jako stornovaný (v seznamu přeškrtnutý a ztlumený) a číslo dokladu zůstává v řadě obsazené (nedorovnává se). Pokud šlo o úhradu faktury, storno zruší i příslušný záznam úhrady a stav faktury/přijaté faktury se vrátí do předchozího stavu.

Doklad v uzamčeném období stornovat lze — protizápis se automaticky posune do prvního otevřeného data. Odmítne se jen tehdy, když zámek zasahuje i aktuální datum; pak je nutné nejdřív posunout zámek v nastavení účetnictví. O posunu data protizápisu systém informuje upozorněním hned po stornu, aby se rozdíl nezjistil až z deníku.

Druhé upozornění přijde, pokud je pokladna po stornu v mínusu — typicky když se stornuje příjmový doklad, ze kterého už byly vydané další výdajové doklady. Storno se tím nezastaví, ale je to signál, že navazující doklady je potřeba projít.

Storno úhrady zálohové faktury, ze které už vznikla finální faktura nebo daňový doklad k přijaté platbě, systém odmítne — takový doklad by po sobě zůstal vystavený. Zruš proto nejdřív navazující doklad, teprve pak pokladní doklad; hláška uvede jeho číslo.

31.3.6 Doklad vzniklý z faktury (hotovostní vyrovnání)

Pokladní doklad nemusí vzniknout jen tady. Zvolíš-li v editoru vydané nebo přijaté faktury způsob úhrady Hotově a k tomu pokladnu, systém při vystavení (resp. uložení či přijetí) sám vystaví a zaúčtuje PPD nebo VPD s účelem *Úhrada faktury* — přesně takový, jaký bys tady vyplnil/a ručně. Faktura se tím stane uhrazenou.

Takový doklad se od ručního liší v jediné věci: řídí ho faktura.

• Zrušíš-li volbu v editoru faktury, doklad se stornuje protizápisem a evidovaná úhrada zmizí. Doklad i protizápis zůstávají v evidenci a v pokladní knize, aby číselná řada zůstala souvislá.
• Změníš-li na faktuře pokladnu, původní doklad se stornuje a v nové pokladně vznikne nový s novým číslem z její řady.
• Změna částky nebo data vystavení faktury se propíše stejně — starý doklad se stornuje a vznikne nový.
• U přijaté faktury se vyrovnává zbytek k úhradě, tedy brutto snížené o už uhrazenou zálohu a o dřívější úhrady. Doklad, na kterém po záloze nic nezbývá, se hotovostně nevyrovnává.
• Ručně pořízeného dokladu se tenhle mechanismus nikdy nedotkne, ani když je navázaný na tutéž fakturu. Rozlišují se v datech.

Doklad vzniklý z faktury nemá vlastní rozpad DPH — daň nese sama faktura a úhrada ji neduplikuje. Zaúčtuje se tedy jen dvouřádkově, saldokonto proti pokladně (§ 31.6). Analytika 211 se i tady bere z karty zvolené pokladny.

Hotovostní vyrovnání nefunguje u zálohových (proforma) faktur, u pravidelně a hromadně vystavovaných faktur, u cizoměnových dokladů a u valutových pokladen — seznam s vysvětlením je v § 15.2.7. Zálohu inkasovanou v hotovosti tedy pořiď rovnou tady, účelem *Úhrada faktury* (§ 31.3.2) — pokladna umí i navazující daňový doklad k platbě.

31.4 Tisk pokladního dokladu

Tlačítko tisku u řádku v seznamu otevře PDF verzi dokladu (příjmový/výdajový pokladní doklad s označením PPD/VPD, číslem, údaji firmy, partnerem, datem vystavení a DUZP, částkou, účelem platby, rozpadem DPH u daňových dokladů a podpisovými bloky Vystavil/Schválil/Pokladník/Příjemce). Tisk je dostupný jen u dokladů, které už byly zaúčtovány (případně stornovány) — u rozpracovaného dokladu nedává tisk smysl. Tisk je dostupný v obou účetních režimech.

U valutového dokladu PDF uvádí původní částku a měnu, korunový ekvivalent i použitý kurz. Tyto údaje před archivací zkontroluj.

31.5 Pokladní kniha

Stránka Pokladní kniha (odkaz z hlavní stránky pokladny) zobrazuje chronologický přehled všech pohybů na vybrané pokladně za zvolené období — obdoba výpisu z bankovního účtu, jen pro hotovost.

31.5.1 Filtry a souhrn

Nahoře lze zvolit pokladnu (pokud jich firma má víc), rozsah data od–do (výchozí je od začátku kalendářního roku do dneška), typ dokladu (příjem/výdej), účel a fulltextové hledání přes popis, partnera a číslo dokladu. Tlačítkem Zrušit filtry se vrátí výchozí nastavení.

Čtyři souhrnné karty ukazují:

• Počáteční zůstatek k začátku období,
• Příjmy celkem za období,
• Výdaje celkem za období,
• Konečný zůstatek ke konci období (červeně, pokud je záporný).

U valutové pokladny jsou souhrnné karty a deníkové pohyby v korunové účetní hodnotě. Množstevní zůstatek v měně pokladny je vidět v přehledu pokladen; PPD/VPD a jejich PDF nesou obě hodnoty.

Pokud je zůstatek kdekoli v zobrazeném období záporný, nad tabulkou se zobrazí výstražný pruh.

31.5.2 Tabulka pohybů

Řádky obsahují datum, číslo dokladu (proklik zpět na doklad v seznamu), typ (P/V), partnera, popis, účel (skrytý ve výchozím zobrazení), DUZP (skrytý), odkaz na zápis v deníku (skrytý — jen podvojné účetnictví), příjem, výdej a průběžný zůstatek po každém řádku. První řádek tabulky vždy zobrazuje počáteční zůstatek období. Sloupce a hustotu řádků lze upravit stejně jako u ostatních tabulek v aplikaci.

Zdrojem pravdy pro zůstatek je vždy účetní kniha (zaúčtované obraty na analytice pokladny), nikoli součet pokladních dokladů — pokud by na účet pokladny vznikl i ruční zápis mimo pokladní doklady, projeví se v knize s prázdným popisem vazby, ale zůstatek zůstává konzistentní.

31.5.3 Export do PDF

Tlačítko PDF pokladní knihy vygeneruje tiskovou sestavu za celý zvolený rozsah data (bez stránkování, ale s uplatněnými filtry, aby odpovídala obrazovce) s hlavičkou pokladny, počátečním a konečným zůstatkem a přehledem příjmů/výdajů — vhodné jako podklad k roční uzávěrce nebo pro kontrolu. Sestava funguje v podvojném účetnictví i v daňové evidenci.

31.6 Zaúčtování a vazba na deník

V podvojném účetnictví se každý zaúčtovaný pokladní doklad promítá standardním způsobem do Účetního deníku — konkrétní účtovací předpis (MD/D) se liší podle účelu dokladu:

Firmy s analytikami DPH (§ 84.3.2) účtují daň z pokladních dokladů na 343.100 (vstup) a 343.200 (výstup), takže hotovostní doklady vstupují i do měsíčního zúčtování DPH (§ 84.3.3). Firma, která analytiky nemá, účtuje jako dřív na holou 343.

Strana účtu 211 v zápisu vždy odpovídá konkrétní analytice zvolené pokladny. Z detailu dokladu i z řádku pokladní knihy lze prokliknout přímo na odpovídající zápis v deníku. V daňové evidenci žádný deníkový zápis nevzniká — pokladní pohyb se eviduje jen v rámci pokladny samotné (kasová báze).

U valutové pokladny jsou všechny deníkové řádky vedené v CZK a řádek analytiky 211 navíc obsahuje měnu, kurz a cizí částku. Díky tomu ji závěrková kontrola kurzových pozic zahrne mezi účty k přecenění. Samotné PPD/VPD typu Prodej, Nákup a Ostatní se zaúčtují automaticky stejně jako korunové doklady, včetně rozpadu DPH; nejde o pouhý evidenční záznam čekající na ruční deník.

Zálohová přijatá faktura. Pokud u účelu Úhrada přijaté faktury vybereš zálohovou (proforma) přijatou fakturu, zaúčtuje se místo saldokonta 321 jako poskytnutá záloha — MD 314 Poskytnuté zálohy / D 211 Pokladna. Když později zaúčtuješ vyúčtovací fakturu vázanou na tuto zálohu, zápis automaticky doplní i zúčtovací řádek (321/314) ve výši skutečně zaplacené zálohy — viz Přijaté faktury § 23.3.1.

31.7 Omezení a tipy

• Valutová pokladna je dostupná jen v podvojném účetnictví. Podporuje samostatný hotovostní Prodej, Nákup a Ostatní, nikoli úhradu cizoměnové vydané/přijaté faktury. Ta vyžaduje saldokontní vypořádání 311/321 v cizí měně a systém ji záměrně odmítne místo vytvoření neúplného zápisu.
• Převod mezi valutovou pokladnou a bankou nebo jinou pokladnou přes účet 261 není podporovaný. Různé měny vyžadují doložený kurz a kurzový rozdíl; zaúčtuj je ručně v deníku.
• Úhradu přijaté faktury z pokladny lze provést jen v plné zbývající výši; částečné úhrady přijatých faktur hotově systém nepodporuje. Zbývající výše je brutto snížené o uhrazenou zálohu a o dřívější úhrady.
• Trvalé smazání zaúčtovaného dokladu (na rozdíl od storna po sobě nenechá žádnou stopu a v číselné řadě zůstane díra) vyžaduje samostatné právo Uzavřít pokladnu a trvale mazat doklady. Běžné právo na pokladní doklady na to nestačí; standardní cestou k opravě je storno.
• Z korunové pokladny lze uhradit jen korunovou fakturu; z valutové pokladny není účel úhrady faktury dostupný ani pro fakturu ve stejné měně.
• Korunový daňový doklad při nákupu (VPD) formulář blokuje od 10 000 Kč včetně DPH. U valutového VPD kontroluj limit ručně podle korunové protihodnoty.
• Doklad, jednou zaúčtovaný, se needituje ani nemaže — jedinou opravou je storno s uvedením důvodu a případné vystavení nového dokladu. Výjimkou je doklad vzniklý z faktury (§ 31.3.6), který faktura umí zase zrušit.
• Hotovostní vyrovnání z editoru faktury (§ 31.3.6) neumí zálohové faktury, pravidelné a hromadně vystavované faktury ani valutové pokladny — ty se hradí ručním dokladem tady.
• Smazat lze jen pokladnu bez jediného dokladu; jinak nabídne systém deaktivaci.