Docházka a směny

63.1 Účel

Docházka a směny určují plánovaný a skutečně odpracovaný čas. Slouží jako podklad pro mzdu, příplatky, překážky a kontrolu fondu pracovní doby.

63.2 Předpoklady a oprávnění

Zaměstnanec musí mít aktivní vztah a přiřazený pracovní režim. Uživatel potřebuje mzdové oprávnění a schválený podklad docházky; samotná přítomnost záznamu nepotvrzuje jeho správnost.

63.3 Krokový postup

1. Otevřete Mzdy → Docházka a směny a zvolte měsíc.
2. Zkontrolujte pracovní kalendář, úvazek a naplánované směny.
3. Doplňte skutečně odpracovaný čas a údaje potřebné pro příplatky.
4. Porovnejte docházku s absencemi, svátky a změnami vztahu.
5. Vyřešte varování a schvalte měsíc; teprve schválením vzniknou zákonné příplatky a období je připravené pro mzdový běh.

63.4 Import docházky z CSV nebo XLSX

Tlačítko Import slouží pro docházkové systémy i vlastní tabulku. CSV a XLSX používají stejnou datovou větu, stejnou kontrolu a stejný výsledek. Import je dvoukrokový: Zkontrolovat nejdřív vytvoří náhled bez jediného zápisu a až Importovat platné řádky uloží řádky označené v náhledu jako platné. Chybné řádky se vypíšou česky s číslem řádku; neopravují se odhadem.

Povinné sloupce jsou:

• employment_code — označení pracovního vztahu z karty zaměstnance;
• starts_at a ends_at — začátek a konec včetně časového posunu, například 2026-10-05T08:00:00+02:00;
• timezone — IANA časové pásmo, pro českou docházku obvykle Europe/Prague;
• category — regular, overtime, night, weekend, holiday nebo difficult_environment. Pozor: odpracovanou dobu tvoří jen regular a overtime; zbylé čtyři kategorie jsou příznaky nad týmiž hodinami, ne hodiny navíc. Noční směnu proto importujte jako řádek regular (nebo overtime) a k němu řádek night na stejné hodiny. Za jeden den nesmí být příznakových minut víc než odpracovaných;
• external_id — jedinečný identifikátor záznamu ve zdrojovém docházkovém systému.

Volitelně lze přidat employment_id pro přesné párování souběžných vztahů a break_minutes pro délku přestávky v celých nezáporných minutách. Odkaz na zdrojový dokument se nevyžaduje. Za správnost párovacího kódu a importovaných hodnot odpovídá uživatel, který potvrdí náhled.

Stejné external_id u stejného pracovního vztahu se podruhé nezapíše. Opakované odeslání totožného souboru vrátí původní výsledek importu. Lze tedy bezpečně zopakovat požadavek po přerušení spojení, aniž vznikne dvojí docházka. Párování vždy probíhá jen uvnitř právě zvolené firmy a import vyžaduje přihlášenou relaci s oprávněním zapisovat docházku.

63.4.1 Bezpečnost a limity XLSX

Soubor smí mít nejvýše 5 MB, 10 000 datových řádků a 24 sloupců. U XLSX se zpracuje pouze první list. Aplikace přijímá jen statické hodnoty: vzorec, makro, vložený soubor, externí propojení nebo neobvykle rozbalený archiv odmítne ještě před náhledem a nic nezapíše. Bezpečnostní kontrola omezuje také počet částí archivu a jeho rozbalenou velikost, takže komprimovaný soubor nemůže nekontrolovaně spotřebovat paměť serveru.

Import není závislý na tom, kolik zaměstnanců je právě načteno v přehledu. Každý řádek se páruje přímo podle označení vztahu v dané firmě, takže stejný postup lze použít pro deset i pět set zaměstnanců. Pro rozsáhlý soubor nejdřív zkontrolujte souhrn platných, chybných a duplicitních řádků a teprve potom potvrďte zápis.

63.5 Stavy

Období může být rozpracované, úplné nebo blokované nesouladem. Po převzetí do otevřeného běhu se změna projeví až novým výpočtem. Uzavřené období neupravujte bez opravy běhu.

63.6 Kontroly a bezpečnost

Kontrolujte fond, odpočinek, překryv směn, práci ve svátek, přesčas a návaznost na úvazek. Záznamy docházky jsou osobní údaje; exportujte je jen oprávněným osobám a v nezbytném rozsahu.

63.7 Časté chyby

• Plánovaná směna považovaná za skutečně odpracovanou dobu.
• Noční, víkendové nebo svátkové hodiny zapsané místo odpracované doby místo k ní — příznak pak chybí v odpracované době a příplatek nevznikne.
• Dvojí započtení hodin při překryvu směny a absence.
• Zadání hodin k jinému souběžnému vztahu.
• Oprava docházky bez přepočtu otevřeného běhu.

63.8 Návaznosti

Nepřítomnosti patří do absencí, jednorázové odměny do rychlého vstupu a výsledný čas do mzdových běhů.

63.9 Podrobný pracovní postup a kontroly

63.9.1 Limity práce přesčas

V Mzdy → Docházka a směny aplikace u každého pracovního vztahu hlídá limity práce přesčas podle § 93 zákoníku práce a stav ukazuje přímo u zaměstnance:

• 8 hodin v jednotlivých týdnech a 150 hodin v kalendářním roce — meze přesčasu, který smí zaměstnavatel nařídit (§ 93 odst. 2). Týden se posuzuje jako pondělí až neděle bez ohledu na hranici měsíce.
• Průměr 8 hodin týdně ve vyrovnávacím období nejvýše 26 týdnů po sobě jdoucích (§ 93 odst. 4). Poměřuje se celkový přesčas, tedy i ten dohodnutý. Na začátku pracovního poměru je okno kratší a strop s ním klesá.

Podkladem je evidence odpracovaného přesčasu v docházce, ne vyplacená částka. Kromě překročení se hlásí i blížící se vyčerpání ročního limitu, aby se dalo zasáhnout včas.

Nad nařízený rozsah lze práci přesčas požadovat jen na základě dohody se zaměstnancem (§ 93 odst. 3). Tu zaznamenáš tlačítkem Souhlas s přesčasem včetně doby platnosti a označení dokumentu. Přesčas ve dnech krytých dohodou se posuzuje jako dohodnutý a limity nařízeného přesčasu se na něj nevztahují; bez evidované dohody se proti nim poměřuje všechen přesčas.

63.9.2 Náhradní volno za přesčas

Náhradní volno se eviduje na dvou místech, protože každý zápis odpovídá na jinou otázku a váže se k jinému dni:

• Absence druhu „Náhradní volno za přesčas" v agendě Absence a dovolená je záznam o dni čerpání — vstup do docházky a mzdy. Za dobu čerpání mzda nepřísluší (§ 114 odst. 3), protože přesčas se už proplatil a volnem se nahrazuje jen příplatek.
• Tlačítko Náhradní volno v Docházce a směnách zapisuje, ke kterému dni přesčasu se volno vztahuje. Podle toho se přesčas vyjímá z vyrovnávacího období (§ 93 odst. 5); z limitů nařízeného přesčasu podle odst. 2 se neodečítá, tam zákon výjimku nemá.

Odvodit jedno z druhého nelze: absence den přesčasu nenese a jeden den čerpání může vyrovnávat přesčas z několika dnů. U vztahu proto přibude upozornění, když je za měsíc zapsaná jen jedna strana — jednostranný zápis by jinak zůstal tichý a projevil by se buď chybějícím vynětím z vyrovnávacího období, nebo neodpracovaným dnem bez důvodu. Zápis bez data poskytnutí volna se do měsíce nezařazuje a hlásí se zvlášť.

63.9.3 Zákonné příplatky ke mzdě (§ 114 až § 118)

Docházka je jediný zdroj zákonných příplatků. Kolik hodin bylo odpracováno v noci, o víkendu, ve svátek nebo ve ztíženém prostředí, se nikde jinde nezadává — mzdovým vstupem ani rychlým měsíčním vstupem tyto příplatky založit nelze.

Za jednu hodinu může náležet víc příplatků

Kategorie night, weekend, holiday a difficult_environment jsou příznaky nad týmiž hodinami, ne hodiny navíc. Do odpracované doby se proto nesčítají — tu tvoří jen regular a overtime. Zároveň z toho plyne, že se příplatky sčítají vedle sebe a nevylučují se:

• přesčas odpracovaný v noci o víkendu nese tři příplatky současně;
• práce ve svátek, který padne na sobotu, nese dva (§ 115 i § 118).

Hodinu odpracovanou v noci proto zapište jako běžnou (nebo přesčasovou) odpracovanou dobu a k ní příznak noční práce. Aplikace hlídá, že příznakových minut za den není víc než minut odpracovaných.

Z čeho se počítají

Za noční práci se považuje doba mezi 22. a 6. hodinou. Sazba § 117 se nepřepočítává na kratší úvazek: příplatek je kompenzace vlivu prostředí, ne odměna za odpracovaný čas.

Sazby, základy i noční okno bere aplikace z legislativní sady účinné pro dané období, takže je nepřepisujete ručně. Sjednat lze vyšší sazbu vždy; nižší jen u noční práce (§ 116) a u práce v sobotu a neděli (§ 118), protože jen tato dvě ustanovení dovolují sjednat jinou minimální výši. U § 114, § 115 a § 117 je zákonné „nejméně" tvrdá podlaha a aplikace nižší sjednanou sazbu vůbec neuloží.

Náhradní volno místo příplatku

Zákon ho zná jen u přesčasu (§ 114) a u svátku (§ 115); u ostatních tří příplatků žádnou takovou alternativu nemá.

• Přesčas — náhradní volno zapsané tlačítkem Náhradní volno se odečítá přesně, podle dne přesčasu. Dokud lhůta běží, příplatek se nevyplácí. Není-li volno poskytnuto v dohodnuté době, nejpozději do konce třetího kalendářního měsíce po měsíci přesčasu, nárok na příplatek podle § 114 odst. 2 obživne a aplikace ho dopočítá. Totéž platí, když je volno zapsané bez data poskytnutí — takový zápis lhůtu nestaví. Je-li mzda sjednána s přihlédnutím k práci přesčas (§ 114 odst. 3), nepřísluší příplatek ani náhradní volno.
• Svátek — zákon má ve výchozím stavu náhradní volno; příplatek 100 % jen tehdy, je-li tak dohodnuto. Evidenci „za tento konkrétní svátek bylo poskytnuto volno" ale aplikace nevede — záznam o náhradním volnu nese den čerpání, ne den svátku. Bez sjednané zásady se proto výpočet bezpečně zastaví a nevyplatí nic. Je to záměr: tiše vyplacený příplatek bez dohody by byl výdaj bez právního titulu a nevyčerpané volno by zůstalo viset. Na rozdíl od přesčasu nárok po marném uplynutí lhůty neobživne — obdobnou větu jako § 114 odst. 2 zákon u svátku nemá.

Kdy příplatky vzniknou a co je zastaví

Příplatky se do mzdy promítnou ve chvíli, kdy schválíte měsíc docházky, ve stejné transakci. Není to samostatné tlačítko, na které by šlo zapomenout — u zákonného nároku by zapomenutí znamenalo nedoplatek, který nikdo neuvidí.

Chybějící podklad proto shodí i schválení měsíce a aplikace uvede konkrétní důvod. Nejčastější jsou:

• není sjednaná zásada pro svátek — nelze určit, zda náleží náhradní volno, nebo příplatek;
• není doložený počet ztěžujících vlivů pro § 117 — bez něj se příplatek nepočítá, protože počet vlivů plyne z nařízení vlády a konkrétního pracoviště;
• chybí schválený průměrný výdělek pro rozhodné čtvrtletí (u § 117 není potřeba, ten se počítá z minimální mzdy);
• příznakových minut je za den víc než odpracovaných;
• noční nebo víkendový příznak leží mimo noční dobu, resp. mimo sobotu a neděli, nebo svátkový příznak nepadá na svátek;
• týž přesčas je zadaný i v rychlém měsíčním vstupu — jeden přesčas nelze vykázat dvakrát; rozhodněte se pro jednu z obou cest.

Měsíc s prací ve svátek bez sjednané zásady nebo s prací ve ztíženém prostředí bez počtu vlivů prostě není schválitelná evidence — nedá se z ní spočítat mzda.

Docházku schvalte dřív, než u mzdového běhu uzamknete vstupy. Po uzamčení už se příplatky do běhu nedostanou a schválení měsíce skončí chybou.

Znovuotevření měsíce už zapsané příplatky neruší. Opětovné schválení dopočítá jen rozdíl proti tomu, co už je zapsáno; snížení vznikne jako opravný záporný vstup, ne přepsáním původního. Opakované schválení beze změny nezapíše nic.