MyÚčto MyÚčto.cz Manuál
Stáhnout PDF Zpět na hlavní stránku

34. Kniha jízd

Kniha jízd je evidence jízd, vozidel a tankování (u elektromobilů nabíjení). Slouží jako *kniha důkazů* pro uplatnění nákladů na pohonné hmoty — u elektromobilů na elektřinu — v daních (§ 24 zákona o daních z příjmů, pokyn GFŘ D-22); bez ní finanční úřad odpočet neuzná. Najdeš ji v menu v sekci Dokumenty, hned pod Dokumenty.

Modul má pět záložek: Kniha jízd (jednotlivé jízdy), Automobily (číselník vozidel), Tankování (i nabíjení), Kategorie cest a Souhrny (roční daňový přehled). Vše je odděleně per dodavatel (firma/IČO).

Co kniha jízd ze zákona musí evidovat:

34.1 Automobily

V záložce Automobily vedeš číselník vozidel. U auta zadáš SPZ (povinné), volitelně značku, model, VIN, druh paliva a počáteční stav tachometru (k datu pořízení / k 1. 1.). U druhu paliva vyber kromě nafty/benzínu/LPG/CNG i Elektro nebo Hybrid — podle toho aplikace pozná, že vozidlo se nabíjí v kWh místo tankování v litrech, a tomu přizpůsobí jednotky a spotřebu. Příznak Výchozí auto určuje, na které vozidlo se nové záznamy a tankování navážou automaticky, když máš aut víc.

34.1.1 Řidič, režim užívání a odpočet DPH

Režimy spolu souvisejí: smíšené užívání vyžaduje poměrný odpočet (podíl odpovídá podnikatelskému užití, které doložíš knihou jízd — poměr služebních a soukromých km najdeš v Souhrnech), soukromé vozidlo odpočet nemá. Formulář nabízí jen povolené kombinace. Koeficient krácení podle § 76 se u vozidla nenastavuje — je celofiremní a počítá se v Daních.

Nastavení odpočtu nic neúčtuje — odpočet uplatňuje doklad. Kniha jízd ale u každého tankování porovná odpočet navázaného dokladu s nastavením vozidla a nesoulad ukáže jako upozornění (viz 32.3.6).

Auto, které má navázané jízdy nebo tankování, nelze smazat (jen archivovat při úpravě) — historie zůstane zachována.

34.2 Kniha jízd — jízdy

Záložka Kniha jízd je seznam jednotlivých jízd, seskupený po měsících s měsíčním součtem ujetých km. Nahoře filtruješ podle auta, roku a měsíce (výchozí = vše); dlouhý seznam se stránkuje.

34.2.1 Nový záznam

Tlačítko Nový záznam otevře formulář jízdy:

34.2.2 Import z CSV / XLSX

Tlačítko Import nahraje knihu jízd z CSV nebo XLSX. Hlavička určuje sloupce (pořadí je libovolné), podporované názvy:

datum, cas, auto, km_zacatek, km_konec, ujeto, ucel, odkud, kam, kategorie

Tlačítkem Stáhnout vzor získáš prázdnou šablonu CSV. Po importu se zobrazí přehled (kolik jízd vzniklo, kolik řádků selhalo a proč) i seznam nově založených kategorií.

34.2.3 Export

Tlačítkem Export vyexportuješ jízdy za zvolené období (datum od/do) a auto do XLSX nebo PDF. Výstup je seskupený po vozidlech, s mezisoučty a celkovým počtem km — vhodné jako příloha k daňové evidenci.

34.3 Tankování a nabíjení

Tankování (u elektromobilů nabíjení) můžeš vést ručně, importovat ze souboru, nebo ho nechat vzniknout z dokladu, kterým bylo zaplaceno — z přijaté faktury od čerpací či nabíjecí stanice, z pokladního dokladu, nebo ho navázat na bankovní pohyb či účetní zápis. Seznam je po měsících s měsíčním součtem částek, s filtrem a stránkováním.

Akce záložky jsou v liště vpravo nahoře: Nové tankování, Import, Načíst z faktur, Z pokladny a v nabídce „…" Export (XLSX/PDF, stejně jako u jízd).

Tankování je čistě evidenční vrstva nad dokladem — náklad a DPH účtuje sám doklad (přijatá faktura, pokladní doklad), tankování ho jen rozpadá na jednotlivá čerpání/nabití a auta. Do DPH ani nákladů nevstupuje dvakrát.

34.3.1 Ruční záznam

Tlačítko Nové tankování otevře formulář s datem, množstvím, částkou a místem. U množství je přepínač jednotky l / kWh — automaticky se předvyplní podle vybraného vozidla (u elektromobilu kWh, jinak litry). U plug-in hybridu přepínač necháváš na sobě: tankování benzínu zadáš v litrech, dobíjení v kWh. Pole Tachometr se dá nechat prázdné — aplikace doplní *orientační* stav z knihy jízd (zobrazí se jako ≈), pro přesnost ho ale raději vyplň.

34.3.2 Vazba na doklad

Ve formuláři tankování je sekce Vazba na doklad. Vybereš druh dokladu — pokladní doklad, bankovní pohyb (typicky platba kartou) nebo účetní zápis — a aplikace nabídne doklady kolem data tankování; ty se shodnou částkou jsou nahoře a označené. Seznam zúžíš hledáním (číslo dokladu, partner, popis). Vazbu zrušíš tlačítkem Zrušit vazbu.

Navážeš-li tankování bez vybraného vozidla na bankovní pohyb kartou, aplikace dohledá vozidlo podle karty (viz 32.3.7).

Tankování vytěžené z přijaté faktury má vazbu na fakturu pevnou (vznikla vytěžením). V seznamu tankování je u každé vazby proklik: na přijatou fakturu, na tisk pokladního dokladu, na bankovní výpis nebo na účetní zápis v deníku. Navázat lze jen doklad vlastní firmy.

34.3.3 Načíst z faktur od stanic

  1. V detailu dodavatele zaškrtni Čerpací / nabíjecí stanice (sekce dodavatele). Tím se jeho faktury začnou nabízet ke zpracování — funguje jak pro benzínky, tak pro provozovatele nabíjení (ČEZ, PRE, E.ON, Ionity apod.), kteří účtují v kWh.
  2. V záložce Tankování klikni na Načíst z faktur. Zobrazí se faktury od stanic; každá má odznak Nová / Zpracováno a tlačítko Detail, které rozbalí položky faktury (pohonné hmoty i nabíjení jsou zvýrazněné).
  3. Vyber auto a klikni Rozpoznat — z faktury se vytvoří záznamy tankování / nabíjení navázané na zvolené vozidlo a na původní doklad (číslo dokladu je v seznamu proklikem na fakturu).

Tlačítko Vytěžit historii projede zpětně jen dosud nezpracované faktury od stanic a hromadně z nich vytvoří záznamy. Vozidlo se u nich určí automaticky (SPZ v řádku výpisu, platební karta dokladu, výchozí vozidlo — viz 32.3.7). Každá faktura se zpracuje jen jednou, opakované spuštění nic nezdvojí.

U dokladů s detailním rozpisem (např. Axigon) se aplikace pokusí dohledat jednotlivá tankování včetně data, času, druhu paliva a ceny. Děje se to interně přímo z PDF; když to u staršího/zhuštěného formátu nevyjde a máš zapnutou AI extrakci, použije se jako záloha AI (přes tvůj vlastní API klíč — viz upozornění v okně). Když ani to není možné, uloží se jeden souhrnný záznam s datem vystavení, popisem a částkou z faktury. Architektura parserů je rozšiřitelná — další karetní společnost s jiným formátem výpisu lze doplnit bez zásahu do zbytku.

34.3.4 Tankování z pokladních dokladů

Účtenku za PHM zaplacenou hotově zaúčtuješ v Pokladně jako výdajový doklad. Když firma vede knihu jízd (má aspoň jedno vozidlo), vznikne ze zaúčtovaného dokladu tankování samo, pokud:

Mytí, dálniční známka, parkování a podobné služby tankováním nejsou. Úhrada přijaté faktury se tu nepočítá — tankování té faktury se vytěží z faktury, jinak by bylo v knize dvakrát.

Z popisu dokladu aplikace přečte, co v něm je: litry (nebo kWh), cenu za litr (chybí-li, dopočítá ji z částky), druh paliva, SPZ a stav tachometru („Nafta 42,5 l, tach. 98 765, 1AB 2345"). Částka a DPH se převezmou z dokladu. Vozidlo se přiřadí podle SPZ (bez ohledu na mezery a velikost písmen), jinak podle SPZ uvedené kdekoli v popisu, jinak podle platební karty, je-li v popisu její maskované číslo („karta **** 1234"), jinak výchozí vozidlo (viz 32.3.7).

Tlačítko Z pokladny ukáže všechny takové doklady s odznakem Nová / Zpracováno. U každého můžeš zvolit vozidlo (nebo nechat automaticky) a kliknout Rozpoznat, resp. Přiřadit pro změnu vozidla u již vytvořeného tankování. Vytěžit historii zpracuje dosud nezpracované doklady. Jeden pokladní doklad dá vždy nejvýš jedno tankování — opakované vytěžení jen doplní chybějící údaje. Tlačítko Z pokladny vidí jen uživatel, který smí číst pokladnu; samotné právo na knihu jízd na pokladní doklady nestačí.

34.3.5 Import tankování z CSV / XLSX

Tlačítko Import nahraje tankování ze souboru (třeba výpis od karetní společnosti nebo převod z jiné evidence). Po výběru souboru se nejdřív ukáže náhled — každý řádek s tím, co by se stalo (nové, už evidováno, chyba s důvodem). Teprve tlačítko Importovat tankování založí.

Podporované sloupce (hlavička určuje pořadí, CZ i EN názvy):

datum, cas, spz, palivo, litry, jednotka, cena_za_litr, celkem,
bez_dph, dph, mena, tachometr, stanice, cislo_uctenky, karta, poznamka

Opakovaný import nic nezdvojí. Každý řádek má otisk z data, času, SPZ, částky, litrů a čísla účtenky; řádek, který už v knize je, se jen doplní o dříve chybějící údaje (litry, cenu, tachometr, vozidlo) — nikdy se nepřepíše. Stejně se pozná i řádek uvedený v souboru dvakrát. Tlačítkem Stáhnout vzor získáš prázdnou šablonu CSV.

34.3.6 Upozornění

Nad seznamem tankování se zobrazí žlutý panel Upozornění k tankování, když u některého vozidla:

Řada tachometru se posuzuje z celé historie vozidla, filtr roku jen zúží, co se vypíše. Tlačítko Detail rozbalí konkrétní data a stavy. U dotčených řádků seznamu je odznak ⚠ tachometr / ⚠ DPH s vysvětlením po najetí myší.

Chybí-li u tankování stav tachometru, nabídne panel tlačítko Nastav tachometr na odhad s počtem tankování, u kterých jde stav odhadnout. Po potvrzení aplikace doplní odhad jen tam, kde tachometr chybí; zadané stavy nikdy nemění. Tlačítko respektuje filtr vozidla a roku. Odhad vychází ze skutečných stavů u tankování, z jízd v knize jízd a z počátečního stavu vozidla:

Odhad nikdy neporuší návaznost řady: není nižší než dřívější stav ani vyšší než pozdější. U vozidla, kde odhad nejde, uvede panel důvod (vozidlo nemá žádný známý stav, zná ho jen k jednomu datu, nebo sousední zadané stavy jdou proti sobě). Odhadnutý stav nese v seznamu štítek odhad a v exportu znak ≈. Přepíšeš-li ho ve formuláři skutečnou hodnotou, nebo přijde-li skutečný stav z dokladu, odhad se nahradí.

34.3.7 Přiřazení vozidla

Když tankování vzniká z dokladu nebo importu, aplikace vozidlo určí sama. Rozhoduje první krok, který vozidlo najde:

  1. vozidlo vybrané ručně (v okně Načíst z faktur / Z pokladny nebo ve formuláři),
  2. SPZ z dokladu — porovnává se bez mezer, pomlček a velikosti písmen,
  3. SPZ uvedená v textu dokladu,
  4. platební karta — karta platná k datu tankování → její držitel (zaměstnanec) → vozidlo, jehož je řidičem (32.1.1). Jen aktivní vozidla; řídí-li držitel víc vozidel, nepřiřadí se podle karty nic, protože nejde poznat, kterým tankoval,
  5. výchozí vozidlo firmy (nebo jediné aktivní).

Aby krok s kartou fungoval, veď kartu v Platebních kartách s držitelem vybraným ze zaměstnanců a u vozidla vyplň Řidiče. Použije se vždy jen karta i vozidlo vlastní firmy.

V seznamu tankování je pod SPZ drobně uvedeno, podle čeho bylo vozidlo přiřazeno: „vybráno ručně", „podle SPZ", „SPZ v textu dokladu", „podle karty •••• 1234" nebo „výchozí vozidlo". Tankování založená před zavedením tohoto údaje ho nemají.

34.3.8 Tankování ze skenů účtenek

Když dávka skenů připojí sken k přijaté faktuře nebo pokladnímu dokladu (sama, nebo po vašem potvrzení), aplikace z vytěžené účtenky vytvoří tankování, pokud firma vede knihu jízd a účtenka je tankování:

Z účtenky se převezmou datum, částka, litry, cena za litr, druh paliva, stanice, SPZ a koncovka platební karty; vozidlo se určí podle 32.3.7. Tankování je navázané na doklad, ke kterému se sken připojil.

Jeden doklad dá vždy nejvýš jedno tankování. Když doklad tankování už má (vzniklo z pokladního dokladu nebo z faktury od stanice), sken jen doplní chybějící údaje, vyplněné hodnoty nepřepíše. Stejně tak pozdější Načíst z faktur doplní tankování vzniklé ze skenu, místo aby založilo druhé.

34.4 Kategorie cest

Záložka Kategorie cest je číselník pro rozlišení účelu jízdy. Výchozí jsou Služební a Soukromá; příznak *soukromá* označuje daňově neuznatelné jízdy. Kategorie můžeš přidávat, upravovat a archivovat; kategorii s navázanými jízdami nelze smazat. Nové kategorie vznikají i automaticky při importu (viz výše).

34.5 Souhrny

Záložka Souhrny dává roční daňový/účetní přehled počítaný z jízd a tankování/nabíjení — per vozidlo: ujeté km (služební / soukromé / nezařazené) včetně poměru pro krácení, stav tachometru od → do, náklady na energii a spotřebu. U vozidla na palivo se zobrazí l/100 km, u elektromobilu kWh/100 km; u plug-in hybridu se obě spotřeby počítají odděleně a zobrazí se vedle sebe (litry se s kWh nikdy nesčítají). Hvězdička * u spotřeby značí, že u některých tankování/nabíjení nebylo známé množství, takže je spotřeba jen orientační.

Souhrn dál hlídá návaznost tachometru (skoky mezi po sobě jdoucími jízdami) a informativně srovnává s paušálem na dopravu (5 000 / 4 000 Kč/měs). Pod přehledem jsou grafy najetých km po měsících a kumulativně; vše vyexportuješ do XLSX nebo PDF jako přílohu k daňové evidenci.

34.6 Tipy