61. Šablony a pravidla

Cesta: Nástroje → Šablony

Stránka soustřeďuje tři rozdílné druhy pomůcek. Nejde o jeden univerzální automat: každá záložka vstupuje do jiné části zpracování.

Všechny tři záložky jsou firemní a zobrazují se jen v podvojném účetnictví. Globální katalog šablon bankovních pravidel je systémová agenda a má vlastní stránku Systém → Šablony bank. pravidel (viz 59.4). Změna pravidla se použije na nové návrhy; již zaúčtované zápisy sama zpětně nepřepočítává.

61.1 Šablony účetních zápisů

Šablona ukládá název, popis a libovolný počet řádků:

• aktivní účet z účtového rozvrhu,
• stranu MD nebo Dal,
• volitelnou výchozí částku,
• popis řádku,
• volitelné nákladové středisko.

Tlačítkem Použít se otevře ruční zápis s předvyplněnými řádky. Účetní před zaúčtováním doplní datum, číslo dokladu, popis a chybějící částky. Šablona není účetním dokladem a její výchozí částky nejsou důkazem správnosti; výsledný zápis musí být vyrovnaný.

Stejný výběr šablon je dostupný také v náhledu kontace dokladu. Použití šablony změní návrh řádků, nikoli zdrojový doklad. Backend při uložení znovu ověří aktivitu účtů, otevřené období, datumový zámek a rovnost MD/Dal.

61.1.1 Systémové a vlastní šablony

Při prvním načtení seznamu repozitář idempotentně doplní doporučenou mzdovou šablonu a předuzávěrkové šablony. Každá má stabilní seed_key, takže opakované načtení nevytvoří kopie. Firemní šablony lze zakládat, upravovat a mazat.

API nad journal_entry_templates a journal_entry_template_lines vždy ukládá hlavičku i řádky společně. Účet šablony patří stejné firmě a musí být aktivní. Kód střediska se ověřuje proti firemnímu číselníku. Endpoint /journal-templates/{id}/import-csv slouží jen k náhledu napárování externí rekapitulace; samotný import bez potvrzení nic nezaúčtuje.

61.2 Pravidla klasifikace nákladů

Pravidlo předvyplní na řádku přijaté faktury jeden z druhů:

• služba — výchozí účet 518,
• materiál — výchozí účet 501,
• drobný majetek — výchozí účet 501,
• dlouhodobý majetek — výchozí účet 042.

Pravidlo může místo výchozího účtu určit konkrétní aktivní nákladový účet. Saldokonto, DPH, banku a pokladnu nelze nastavit jako cílový nákladový účet.

61.2.1 Podmínky shody

Formulář dovoluje omezit pravidlo:

• konkrétním dodavatelem,
• fragmentem názvu dodavatele,
• fragmentem popisu položky,
• dolní a horní hranicí částky.

Všechna vyplněná kritéria se vyhodnocují současně (AND). Samotné cenové pásmo nestačí; pravidlo musí mít dodavatele nebo textový fragment, jinak by nebezpečně zachytávalo nesouvisející nákupy.

Aktivní pravidla se zkoušejí podle nejnižšího čísla priority. Při stejné prioritě má přednost pravidlo s více úspěšnými použitími a poté nižší ID. Vyhraje první shoda. Po potvrzeném použití se zvýší počet zásahů a uloží čas posledního použití.

Volba opakovaný předplacený náklad může označit pravidelně hrazenou službu pro návrh časového rozlišení. Nejde o automatické zaúčtování: uzávěrková logika musí stále ověřit období, významnost a podklad.

61.2.2 Od návrhu k deníku

Klasifikátor může spojit firemní pravidlo, text položky a výsledek importu nebo AI vytěžení. Do uložení řádku jde jen o návrh. Potvrzený expense_kind následně určí předkontaci při zaúčtování dokladu; DPH jde odděleně přes VatLedgerService.

U drobného majetku lze z potvrzených řádků vytvořit evidenční karty. Karta nevytváří druhý nákladový zápis; podrobnosti jsou v kapitole Drobný majetek.

61.3 Pravidla účtování banky

Tato záložka spravuje opakované bankovní pohyby bez spolehlivě párovatelného dokladu, například bankovní poplatky, odvody, úroky nebo splátky úvěru. Podrobný pracovní postup fronty K zaúčtování je v kapitole Bankovní účty.

Pravidlo obsahuje směr platby, účet MD/Dal a alespoň jeden rozpoznávací znak: protiúčet, variabilní symbol nebo fragment zprávy. Lze přidat rozsah částky. Bankovní strana musí odpovídat účtu 221; saldokontní účty 311, 321, 314, 324 a 325 patří párování dokladů, ne obecnému pravidlu.

Nové pravidlo začíná v režimu navrhovat. Na automatický režim se povýší až po úspěšném použití a s bezpečným rozsahem částky. Dry-run na historii nic nezapisuje. Volitelný backfill vytvoří návrhy i pro starší nezaúčtované pohyby; nikdy nepřeúčtuje již zaúčtovanou transakci.

Schválení návrhu vytvoří idempotentní zápis, odmítnutí uloží důvod a auditní stopu. Opakovaně odmítané pravidlo se může deaktivovat. Historický backfill vždy degraduje automatický režim na návrh, aby stará data neúčtoval bez kontroly.

61.4 Šablony bankovních pravidel (globální katalog)

Cesta: Systém → Šablony bank. pravidel

Administrátor instance může spravovat katalog typických pravidel. Šablona má stabilní klíč, popis, výchozí kontaci, kritéria, režim a aktivní stav. Firemní uživatel z ní vytvoří vlastní pravidlo; další změna globální šablony již instalovanou firemní kopii potichu nepřepíše.

Instalace ověřuje existenci účtů v osnově konkrétní firmy. Neplatná nebo neaktivní šablona se neinstaluje. Globální CRUD je oddělený od tenantových bankovních pravidel a je dostupný pouze administrátorovi.

61.5 Předkontace nejsou šablony

Předkontace v Nástrojích je systémová mapa operace na základní dvojici účtů, například invoice.services.issued nebo offset.mutual. Šablona naproti tomu předvyplňuje celý ruční zápis. Pravidlo nákladů vybírá druh řádku dokladu a bankovní pravidlo rozpoznává transakci.

Při řešení chyby proto postupuj podle vrstvy:

1. špatně rozpoznaný druh nákladu — oprav pravidlo nákladů nebo řádek dokladu,
2. správný druh, ale chybný základní účet — oprav předkontaci,
3. nestandardní vícerádkový zápis — použij nebo uprav šablonu,
4. opakovaná platba bez dokladu — oprav bankovní pravidlo.

61.6 Oprávnění, audit a chyby

Čtení šablon vyžaduje accounting.templates; jejich změna zápisovou variantu téhož oprávnění. Pravidla nákladů používají účetní oprávnění, bankovní pravidla bank.rules. Globální katalog je jen pro administrátora. Demo režim může mutace blokovat i tehdy, když je tlačítko zobrazené.

Backend všechny objekty omezuje na aktuální firmu a zaznamenává vytvoření, změnu, smazání, použití či instalaci do auditní stopy. Typické chyby jsou:

• neaktivní nebo neexistující účet,
• chybějící kritérium pravidla,
• obrácené cenové pásmo,
• priorita mimo povolený rozsah 0–999,
• dodavatel nebo šablona patří jiné firmě,
• účetní období je uzavřené nebo datum uzamčené.