Kolik vaše firma platí za to, že někdo přepisuje faktury z jednoho programu do druhého? Fakturujete v jedné aplikaci, vícepráce máte v tabulce, přijaté faktury posíláte e-mailem účetní, ta je ručně přepíše, stáhne výpisy z banky, spáruje platby, zaúčtuje odvody a na konci měsíce vám pošle čísla, podle kterých už se nedá řídit, protože popisují minulost.
MyÚčto tohle celé dělá samo. Vystavíte fakturu, klient schválí vícepráce, AI přečte přijaté faktury a pozná, co je služba a co majetek, banka se spáruje přes API, systém rozpozná vlastní převody i odvody státu a všechno zaúčtuje do podvojného účetnictví. Přiznání k DPH a kontrolní hlášení pak odejdou na finanční úřad. Jedna online aplikace, žádné přepisování a žádné čekání na účetní.
V tomhle článku projdeme, co přesně MyÚčto dělá automaticky, jak pozná, kdy si není jisté, a proč se účetní rutina dá odstranit bez rizika, že se chyba tiše propíše až do přiznání.
Faktura za pár vteřin. I s vícepracemi.
Fakturu vystavíte ručně, ze šablony opakované fakturace, nebo prostě napíšete AI asistentovi „vystav fakturu pro Novák s.r.o. na 10 000 Kč a pošli ji“. Dělali jste pro klienta něco navíc? Přidáte výkaz víceprací a ten se vytiskne jako druhá strana faktury, takže klient přesně vidí, za co platí.
A teď to nejlepší: klient dostane e-mail s tlačítkem Schválit vícepráce a jedním kliknutím souhlasí. Bez přihlašování, bez telefonování, bez dohadování po splatnosti. Fakturu vystavíte, až je odsouhlasená. Konec sporům o to, co bylo a nebylo objednané.
Faktura odejde klientovi e-mailem jako PDF i ISDOC. Když nezaplatí, MyÚčto mu samo pošle upomínku. Kdo je ve zpoždění a o kolik, vidíte na přehledu na první pohled. A jakmile peníze dorazí, faktura se sama zaúčtuje jako uhrazená.
Přijaté faktury: AI přečte doklad a pozná, co jste koupili
Nahrajete PDF, ISDOC nebo vyfotíte účtenku telefonem. AI z dokladu vytáhne dodavatele, datum, částky i rozpis DPH a připraví hotový doklad. Vytěžení je ale jen polovina práce. Druhá polovina je rozhodnout, kam doklad patří, a to je přesně ta část, kterou dnes dělá účetní.
MyÚčto rozpoznává povahu nákupu: pohonné hmoty, energie, materiál, služby, opravy, pojištění nebo drobný majetek. Interní katalog funguje v češtině, slovenštině, němčině i angličtině, takže si poradí i s fakturou od zahraničního dodavatele. Má i záporné pojistky, aby se „doprava notebooku“ nebo „pronájem techniky“ omylem nezařadily mezi pořízení majetku.
Notebook za 25 000 Kč tak skončí jako drobný majetek v nákladech a evidenční kartu k němu založíte jedním krokem přímo z faktury, stroj za 120 000 Kč se nabídne jako kandidát na účet 042 a odpisovou kartu. Každého kandidáta na dlouhodobý majetek potvrzuje člověk jednotlivě, protože o samostatné použitelnosti věci nebo o vnitřní směrnici firmy systém rozhodovat nemá.
Banka napojená přes API a párování bez ruční práce
Účty u Fio, Raiffeisenbank nebo Komerční banky napojíte přímo přes API. Výpisy se načítají samy, bez stahování souborů. Platby se párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky, a to i ve složitějších případech: když klient zaplatí fakturu na několik splátek, nebo naopak jednou platbou uhradí více faktur najednou. U cizoměnových plateb MyÚčto samo spočítá a zaúčtuje kurzový rozdíl.
Platit umí MyÚčto taky. Vyberete přijaté faktury k úhradě a systém z nich připraví hromadný platební příkaz, který u podporovaných bank odešle rovnou přes API. Žádné opisování čísel účtů a variabilních symbolů do internetového bankovnictví.
Co banka rozpozná sama, i bez faktury
Na bankovním výpisu je spousta pohybů, ke kterým žádná faktura neexistuje. Právě ty dnes zabírají účetní nejvíc času. MyÚčto je umí rozpoznat:
- Vlastní převody mezi vašimi účty. Když pošlete peníze z běžného účtu na spořicí nebo mezi dvěma bankami, MyÚčto pozná, že jde o vlastní převod, a zaúčtuje obě strany přes účet 261 Peníze na cestě. Obě nohy převodu propojí, jakmile dorazí do výpisů, takže převod odeslaný 31. prosince a připsaný 2. ledna sedí i přes přelom roku. Pokud už někdo převod zadal ručně, systém upozorní na možné zdvojení.
- Odvody státu a pojišťovnám. Platby finančnímu úřadu, ČSSZ a zdravotním pojišťovnám MyÚčto spáruje s předpisem podle variabilního symbolu, splatnosti a částky a zaúčtuje je na správný zúčtovací účet. Platba DPH míří přesně tam, kde po měsíčním zúčtování leží závazek vůči finančnímu úřadu.
- Platby kartou a kreditní karty. Platby firemní kartou se účtují přes mezičlen každé karty. Výpis z kreditní karty načtete jako PDF a nákupy se spárují s přijatými doklady stejně jako platby z běžného účtu.
- Opakované platby. Nájem, leasing, předplatné nebo bankovní poplatky se účtují podle pravidel, která si MyÚčto odvodí z vaší historie.
Asistent nastavení účtování: pravidla z vaší vlastní historie
Když k MyÚčtu přecházíte z jiného systému, nemusíte pravidla účtování psát ručně. Asistent nastavení účtování projde převzatou historii, tedy položky přijatých faktur, jejich dosavadní zaúčtování a opakované bankovní pohyby, a navrhne:
- analytické účty pro opakovaně rozpoznané skupiny nákladů (pohonné hmoty, energie, opravy, pojištění, služby, drobný majetek),
- pravidla nákladů, podle kterých se budoucí faktury rozřadí samy,
- bankovní pravidla pro opakované platby,
- kandidáty na dlouhodobý majetek,
- upozornění na neúplná nebo nekonzistentní data.
Chytře sčítá i napříč dodavateli: dva notebooky od dvou různých prodejců vytvoří jedno obecné pravidlo pro výpočetní techniku místo dvou slabých osamocených vzorů. Pokud máte zapnutou AI, doplní i položky, které interní katalog nepoznal. Odesílá přitom jen zkrácené typové texty bez názvů protistran, čísel dokladů, dat a částek. O účtu a o hranici majetku vždy rozhoduje lokální účetní vrstva, ne jazykový model.
Automat: ráno jeden přehled a hotovo
Každodenní práci soustředí Automat účtování. Na jedné obrazovce vidíte, co systém zaúčtoval sám, co připravil ke schválení a kde potřebuje lidské rozhodnutí. U každé položky je vidět, proč skončila právě tam: jestli rozhodla faktura, pravidlo, vestavěné rozpoznání, dříve naučený vzor nebo AI návrh, a s jakou jistotou.
Automatiku zapínáte postupně ve čtyřech úrovních: vypnuto, jen návrhy, asistovaná a plná automatika. Začnete návrhy, několik dní kontrolujete výsledky a ověřeným typům operací pak dovolíte účtovat samy. Ranní e-mail vám shrne, co čeká na schválení, a to za všechny firmy, ke kterým máte přístup. Když není co řešit, nepřijde nic.
Systém, který se učí z oprav
Každá oprava je pro MyÚčto informace. Když účetní změní navržený účet, systém si zapamatuje, z jaké kontace na jakou přešla, a příště navrhne novou. Pravidlo, které pětkrát za sebou potvrdíte beze změny, se nabídne k povýšení na automatiku. Tři konzistentní ruční opravy stejné protistrany vytvoří nový návrh pravidla. A pokud automatický zápis stornujete, pravidlo se samo vrátí do režimu návrhů a začne znovu sbírat důvěru.
Automatika tak roste s vámi. První měsíc schvalujete desítky návrhů, po pár měsících už ráno jen mrknete na několik výjimek.
Proč automatika nic nerozbije
Rychlost je k ničemu, pokud chyba doputuje až do přiznání k DPH. Proto má Automat pojistky, které se nedají vypnout žádnou úrovní automatiky:
- do uzavřeného nebo zamčeného období nic nezaúčtuje ani nestornuje,
- účtuje jen tam, kde je výsledek jednoznačný, nejasné případy odloží ke kontrole,
- hlídá limity částek a denní objem, velké nebo neobvyklé položky předloží člověku,
- AI návrh nikdy nezaúčtuje sám a nejde schválit hromadně,
- nevytvoří nepodložený zůstatek na saldokontu, odvod státu zaúčtuje jen proti existujícímu předpisu,
- chybný zápis se nemaže, ale stornuje, takže auditní stopa zůstává.
Pokud necháte AI pomáhat i s bankovními pohyby, údaje se před odesláním pseudonymizují. Jména, čísla účtů, IBAN ani e-mailové adresy k poskytovateli AI nedorazí.
DPH a kontrolní hlášení odejdou samy
Z účetních dat se spočítá přiznání k DPH, kontrolní hlášení i souhrnné hlášení. Před odesláním proběhnou kontroly, které ověří, že výkazy sedí na doklady a na účetní deník. Pak podání odešlete tak, jak vám to vyhovuje: přímo do EPO podepsané vaším certifikátem, přes datovou schránku, nebo přes předvyplněný formulář Finanční správy. Podání, dodejka i stav se uloží do archivu, takže víte, co a kdy odešlo.
Zisk vidíte hned, ne jednou měsíčně
Když se všechno účtuje průběžně, víte, jak na tom firma je, kdykoli se podíváte. Zisk, tržby, náklady, pohledávky po splatnosti i kolik zaplatíte tento měsíc na DPH. Účetní deník, hlavní kniha, rozvaha i výsledovka jsou aktuální každý den, ne až po uzávěrce. A když se nechce klikat, zeptáte se AI asistenta: „Kolik letos vyděláváme?“
A co účetní?
Rutinu, za kterou dnes platíte hodinovou sazbu, dělá MyÚčto: přepisování faktur, rozřazování nákladů, párování plateb, vlastní převody, odvody, účtování a sestavení výkazů. Na člověka zbydou jen skutečná rozhodnutí, typicky pár výjimek denně. Pokud chcete mít účetnictví pod palcem sami, zvládnete ho s MyÚčtem bez externího účetního. A pokud účetní kancelář máte, bude s vámi pracovat online nad stejnými daty a platit budete jen za odbornou práci, ne za přepisování.
Vyzkoušejte to na vlastních dokladech
Otevřete si živé demo a projděte si celý tok: vystavte fakturu s vícepracemi, nahrajte přijatou fakturu a sledujte, jak se sama rozřadí, objeví v účetním deníku a promítne do výkazu DPH. Podrobnosti najdete v manuálu v kapitolách Automat účtování, Šablony a asistent nastavení účtování a Banka. Fakturace a AI vytěžování dokladů jsou v MyÚčtu navždy zdarma, podvojné účetnictví a daňová podání najdete v ceníku.