Fakturace, u které nemusíte na konci měsíce nic dohánět
Účetnictví se dělá jednou za měsíc, ale fakturuje se pořád. Tahle stránka je o agendě, kterou klient otevírá každý den: vystavit fakturu, zapsat vícepráce, poslat klientovi odkaz, hlídat kdo nezaplatil. MyÚčto to řeší tak, aby většina kroků proběhla sama — koncept se otevře 1. dne měsíce, vícepráce do něj přibývají průběžně, zákazník je schválí odkazem a faktura se vystaví a odešle bez jediného kliknutí.
Klient
Nováková s.r.o.DIČ ověřeno ve VIES ✓DUZP
30. 06. 2026splatnost 07. 07.Celkem s DPH
153 670 KčCZK · převodem| Popis | Množ. | Cena/j | DPH | Celkem s DPH |
|---|---|---|---|---|
| Podpora a operativa v pracovní době 06/2026 | 1 ks | 15 000 | 21 % | 18 150 |
| 24/7 operativa a zajištění provozu e-shopu 06/2026 | 1 ks | 15 000 | 21 % | 18 150 |
| Výkaz víceprací — 2026-06 | 1 ks | 84 000 | 21 % | 101 640 |
| Materiál — síťové prvky dle přílohy | 4 ks | 3 250 | 21 % | 15 730 |
Vícepráce i materiál jako běžné položky. VAT klasifikace se přiřadí sama podle sazby DPH.
Jeden měsíc fakturace od začátku do zaplacení
Nejlepší způsob, jak popsat tuhle agendu, není seznam funkcí, ale kalendář. Tohle je fakturace za červen u klienta, který má paušál a k němu nepravidelné vícepráce — tedy nejčastější případ ze všech.
Koncept se otevře sám
- Systém založí koncept faktury s fixními položkami ze šablony
- Datum vystavení i DUZP jsou hned nastavené na konec období
- Koncept zůstane otevřený celý měsíc
- Klient nemusí nic zakládat ani si to pamatovat
Vícepráce a materiál přibývají
- Do výkazu práce se zapisuje datum, popis, hodiny a sazba
- Zvlášť výkaz materiálu — místo hodin množství a jednotka
- Zákazník má trvalý odkaz a vidí průběžný stav i částku
- Den předem přijde e-mailová připomínka, ať se nic nezapomene
Uzavře se, vystaví a odešle
- Systém koncept přepočítá včetně víceprací a uzavře
- Faktura nese datum a DUZP 30. 6., i když vznikla den poté
- Vystaví se, odešle klientovi a hned se otevře koncept na červenec
- Po splatnosti se upomínky rozjedou samy
Uzávěrka konceptu je schválně o den později
Kdyby se koncept uzavíral 30. 6. v noci, práce z posledního dne období by se do faktury nevešla — a přesně to je den, kdy se dodělávají věci. Uzávěrka proto běží den po konci období, ale doklad nese datum konce období. Daňově sedí, provozně se stihne všechno zapsat.
- Výkaz je editovatelný jen u konceptu — po vystavení se do něj nesahá
- Když klient koncept vystaví ručně dřív, automat to pozná a jen posune rozvrh
- Režim otevřeného konceptu je pro měsíční periodicitu a vyžaduje zapnuté automatické vystavení
- Popisky položek si samy doplní období —
Hosting 06/2026se v dalším měsíci nepřepíše kumulativně
Bez příkras: když automatické generování selže (typicky vypršelá sazba DPH nebo nekladná částka), šablona to zobrazí jako červený banner s poslední chybou. Nezmizí to potichu — ale znamená to, že fakturu ten měsíc musíte pustit ručně.
| Šablona | Perioda | Příští vystavení | Částka |
|---|---|---|---|
| Nováková s.r.o. | Měsíčně | 31. 7. 2026 | 4 235,00 |
| Havlík Trade a.s. | Měsíčně | 31. 7. 2026 | 12 100,00 |
| Bečvář stavby s.r.o. | Měsíčně | 31. 7. 2026 | 24 200,00 |
| Kopecká design s.r.o. | Měsíčně | 31. 7. 2026 | 18 150,00 |
| Urban Logistics s.r.o. | Čtvrtletně | 01. 10. 2026 | 18 150,00 |
Faktury se vystaví, odešlou, zaúčtují a spárují s platbou — bez zásahu.
Zákazník vícepráce odklikne — a faktura se vystaví sama
Fakturace za hodiny má jedno slabé místo: zákazník dostane fakturu a teprve pak se diví, co všechno se dělalo. Proto lze u zakázky zapnout, že faktura s výkazem nejde vystavit, dokud ji zákazník neschválí. Schválení není jen zdvořilost — je to spouštěč, po kterém systém dokončí zbytek.
Od zápisu hodin k vystavené faktuře
Výkaz se přidává k hodinové položce faktury: datum, popis, hodiny a sazba, kterou lze u každého řádku přepsat. Součet hodiny × sazba se přenese do položky a rozpis se vytiskne jako druhá strana PDF — zákazník má fakturu i doložení v jednom souboru.
- Výkaz materiálu vedle výkazu práce — místo hodin množství a jednotka, s volitelnou sazbou DPH
- Hodinová sazba ze zakázky jako výchozí, u položky přepsatelná; změna sazby se dotkne jen nových položek
- Žádost o schválení odešle samostatné PDF jen výkazu a e-mail s tlačítkem Schválit vícepráce
- Po schválení se faktura vystaví (přidělí variabilní symbol, zafixuje snapshoty) a odešle standardní cestou
- Po zamítnutí zůstane konceptem s uloženým důvodem — výkaz upravíte a pošlete znovu
- Faktura bez výkazu schvalování přeskočí; fixní paušál nikdo odklikávat nemusí
Schvalovací e-mail nemusí chodit tam, kam faktura. U klienta se nastavují e-mailové kontakty podle účelu — doklady na účtárnu, upomínky na odpovědnou osobu, schvalování na projektového manažera. Zakázka může mít navíc až tři vlastní fakturační e-maily a dá se určit, jestli se ke kontaktům klienta přidávají, nebo je nahrazují.
| Datum | Popis | Hod. | Sazba | Celkem |
|---|---|---|---|---|
| 03. 06. | Konzultace k migraci CRM | 2,00 | 1 500 | 3 000 |
| 04. 06. | Code review a nasazení hotfixu | 1,50 | 1 500 | 2 250 |
| 11. 06. | Úprava importu objednávek | 6,25 | 1 500 | 9 375 |
| 18. 06. | Ladění výkonu katalogu | 4,00 | 1 800 | 7 200 |
| 26. 06. | Školení obsluhy skladu | 3,00 | 1 200 | 3 600 |
| Σ | Celkem k vyúčtování | 56,00 | — | 84 000 |
Schvalovací cyklus
- ✓Odesláno ke schválení1. 7. 8:12 · na fakturační e-maily zakázky
- ✓Zákazník výkaz otevřel1. 7. 9:47 · veřejná stránka bez přihlášení
- !Vystavit zablokovánoFaktura nepůjde vystavit, dokud zákazník výkaz neschválí
- 3Po schválení se vystaví a odešle samaPřidělí variabilní symbol, zafixuje snapshoty, pošle PDF
Odkaz v e-mailu je jednorázový a chráněný CAPTCHOU. Zamítnutí vyžaduje důvod a faktura zůstane konceptem, takže výkaz jde upravit a poslat znovu.
Náhled výkazu v průběhu měsíce
V detailu klienta i zakázky je tlačítko Poslat odkaz na sledování výkazu práce. Vytvoří trvalý odkaz, na kterém zákazník vidí vždy aktuálně rozpracované, dosud nevyfakturované výkazy — počet hodin i průběžnou částku. Konec dotazů „na kolika hodinách jsme?“ v polovině měsíce.
- Odkaz na klienta ukáže všechny otevřené výkazy, odkaz na zakázku jen její
- Náhled je živý — vždy aktuální stav konceptů
- Rozesílá se s předvyplněnými příjemci a jde i zkopírovat ručně
- Vidíte čas posledního odeslání i posledního zobrazení
Veřejné, ale ne otevřené
Sledovací odkaz je veřejný v tom smyslu, že nevyžaduje účet v MyÚčtu — ale není nechráněný.
- Při prvním otevření zadá návštěvník e-mail a přijde mu jednorázový kód; pak se 180 dní neptá
- Povolené jsou jen e-maily klienta a zakázky — na stránce se zobrazují maskované
- Přihlášený uživatel vidí náhled rovnou
- Zneplatnit odkaz ho okamžitě vypne i pro už ověřené návštěvníky
Bez příkras: kdo má odkaz a přístup k některému povolenému e-mailu, výkaz uvidí. Když se dostane k nesprávné osobě, je potřeba ho zneplatnit — samo se to nepozná.
Fronta schvalování
Když běží schvalování na víc zakázkách, potřebujete jedno místo, kde je vidět, na koho se čeká. Obrazovka Schvalování sbírá všechny faktury, které schvalovacím workflow prošly.
- Přepínače Čeká / Schváleno / Zamítnuto včetně počtů
- Volba Jen po termínu — čeká se déle než pět dní
- Částka, datum žádosti, počet upomínek a důvod zamítnutí na řádku
- Prošlý odkaz je Expirováno, ne zamítnutí — rozdíl, který se snadno splete
Fronta je přehled, ne automat — sama nic neschvaluje ani nerozesílá. Nová žádost i ruční změna stavu se dělá v detailu faktury.
U klienta uvidíte, jestli se ta spolupráce vyplácí
Karta klienta není jen adresa a IČO. Otevře se na grafech obratu — po měsících, po letech a po jednotlivých zakázkách — a hned vedle je, co zákazník dluží. To je informace, kterou jinak nikdo nedohledává, protože by musel exportovat faktury do Excelu.
- IČO přes ARES, DIČ ověřené ve VIES, slovenský klient včetně národního daňového čísla
- Bankovní účty protistrany — ručně, z registru plátců DPH, nebo doplněné po potvrzeném spárování platby; u každého je vidět zdroj
- Vlastní číselná řada pro konkrétního klienta, výchozí měna, jazyk, splatnost i hodinová sazba
- Reverse charge, spojená osoba podle § 36a ZDPH i výchozí kategorie tržby
- Archivace místo mazání — historie faktur a statistik zůstává
- Vícemenový obrat se přiznaně přepočítá, ne potichu sečte
Pod klientem stojí zakázky: vlastní hodinová sazba, měna a splatnost, číslo projektu a smlouvy do hlavičky faktury, rozpočet celkem, ročně i měsíčně s varováním při překročení, a stav Aktivní / Pozastavené / Uzavřené. Fakturovat se dá i bez zakázky — u jednorázové faktury je to jen zbytečná administrativa.
Obrat letos
983 400 Kčze 42 fakturObrat loni
1 204 850 Kčza celý rokNezaplaceno
96 800 Kč2 faktury, 1 po splatnostiObrat po měsících — tis. Kč
| Zakázka | Stav | Sazba | Obrat celkem |
|---|---|---|---|
| SLA a rozvoj webu | Aktivní | 1 500 Kč/h | 612 400 |
| Migrace CRM | Aktivní | 1 800 Kč/h | 284 900 |
| Retainer marketing | Pozastavené | 1 200 Kč/h | 96 000 |
| Redesign 2025 | Uzavřené | 1 400 Kč/h | 338 200 |
Obrat se dá číst po měsících, po letech i po zakázkách. Fakturuje-li klient ve více měnách, přepočet se přiznává, nemíchá se do jednoho čísla potichu.
Faktura, kterou zákazník otevře v prohlížeči — a vy víte, že ji otevřel
PDF v příloze se ztratí ve schránce. Každá vystavená faktura proto může mít trvalý veřejný odkaz, na kterém si ji zákazník bez přihlášení prohlédne v prohlížeči, stáhne PDF i přílohy a vidí živý stav úhrady. Odkaz se do e-mailu vkládá sám.
Web faktura
Stránka ukazuje totéž co PDF — dodavatele, odběratele, položky, rozpad DPH, platební údaje s QR kódem. Odkaz nese 48znakový token, takže ho nelze uhodnout; při úniku vygenerujete nový a starý okamžitě přestane platit.
Zobrazeno klientem
První anonymní návštěva se zapíše a na faktuře se objeví odznak Zobrazeno klientem s časem posledního zobrazení i stažení PDF. Váš vlastní náhled indikaci neovlivní — jinak by byla bezcenná.
Historie PDF
Každá verze PDF zůstane uložená s důvodem vzniku — vystavení, úprava, změna výkazu, změna bankovních údajů. U odeslané verze navíc komu konkrétně šla. Odeslané PDF se nikdy nemaže.
Automatické upomínky
Upomínky běží na pozadí: práh kolik dní po splatnosti a cooldown mezi dvěma upomínkami téže faktury. Ruční i hromadná upomínka funguje vždy, automatické lze vypnout u klienta i u jedné faktury.
Úrok z prodlení
Když upomínky nepomohly, vznikne penalizační faktura podle NV č. 351/2013 Sb. — repo sazba ČNB fixovaná ke vzniku prodlení + 8 p. b. Navazující penalizace počítá jen dosud nevyúčtované dny, takže nevznikne dvojí nárok.
Odeslané e-maily
Přehled všeho, co aplikace rozeslala — faktury, upomínky, žádosti o schválení, poděkování za platbu. Včetně toho, co se odeslat nepodařilo, s textem chyby a filtrem Neodesláno.
Hromadné akce pro měsíc, který se opakuje
Kdo nechce plnou automatizaci, zvládne měsíční kolo za pár minut ručně: označit loňské nebo minulé faktury, Vystavit znovu (vzniknou koncepty s automaticky posunutým měsícem v popiscích), projít, vystavit a odeslat. Klony vždy vzniknou jako koncepty — schválně, aby se omylem neodeslalo něco nedokončeného.
- Hromadné odeslání, označení zaplacené, upomínka a zaúčtování do deníku
- Stažení PDF v ZIPu nebo sloučené do jednoho souboru, volitelně elektronicky podepsaného
- Export ISDOC a Pohoda XML pro odběratele, který chce data
- Ikony nad seznamem přepínají filtr — zaplacené, čekající, po splatnosti, upomínkované
- Zálohová faktura → daňový doklad k platbě → vyúčtování jako propojený cyklus
- Storno nebo dobropis místo editace vystaveného dokladu; snapshoty klienta a banky se nemění
Bez příkras: „Odesláno“ znamená, že e-mail převzal SMTP server. Doručení do schránky ani spam filtr příjemce nikdo netrackuje — a kdo tvrdí, že ano, slibuje víc, než e-mail umí.
| Číslo | Klient | K úhradě | Dní po | Stav upomínání |
|---|---|---|---|---|
| 2606015 | Nováková s.r.o. | 153 670,00 | 23 | 2× upomínka |
| 2605042 | Havlík Trade a.s. | 48 400,00 | 11 | 1× upomínka |
| 2606008 | Bečvář stavby s.r.o. | 96 800,00 | 4 | cooldown 14 dní |
| 2606011 | Kopecká design | 18 150,00 | 2 | pod prahem |
| 2605037 | Urban Logistics | 31 460,00 | 38 | penalizace |
Upomínku dostane jen faktura přes nastavený práh a po uplynutí cooldownu. Přeskočení není chyba — v přehledu odeslaných e-mailů se proto jako selhání neobjeví.
Doklad přetáhnete do okna a zbytek dopíše AI
Přijaté i vydané faktury jde importovat z PDF nebo obrázku. Pokud soubor obsahuje platný ISDOC, systém použije strukturovaná data a AI vůbec nevolá — je to přesnější i levnější. Teprve když data chybí, nastoupí AI extrakce a z dokladu vytěží odběratele, data, měnu, platební údaje i položky.
- Vždy vznikne jen koncept — import fakturu nevystaví, neodešle ani nezaúčtuje
- Sanity check po extrakci — když se součet řádků liší od základu daně o víc než 2 %, doklad se označí Ke kontrole a žlutě zvýrazní
- Duplicita se pozná — ISDOC se stejným variabilním symbolem se vrátí jako duplicita, ne jako druhá faktura
- Dávkový import přetažením více souborů; zpracovává se po jednom, u každého vlastní výsledek a odkaz na koncept
- Reverse charge ze zahraničí a dodavatel neplátce se rozpoznají automaticky
- Výběr poskytovatele AI včetně EU rezidence dat; u každého importu je vidět zdroj, model a region
Bez příkras: AI se u složitých vícesloupcových servisních faktur umí netrefit. Když se součet rozejde extrémně, systém nechá popisy řádků, vynuluje množství a ceny a přidá korekční řádek — takže součet sedí a je vidět, co dopsat. Poslední kontrola zůstává na člověku, protože doklad podepisuje on.
| Soubor | Zdroj | Poznámka | Koncept |
|---|---|---|---|
| Faktura_2026_0184.isdocx | ISDOC | bez volání AI | 2607021 |
| sluzby-cerven.pdf | AI | Sonnet · EU | 2607022 |
| servis-multicol.pdf | AI | součet o 3,4 % jinak | Ke kontrole |
| FV-2026-0184.isdoc | Duplicita | stejný var. symbol | Neimportováno |
Je-li v souboru platný ISDOC, AI se vůbec nevolá. Import vždy končí konceptem — nevystavuje, neodesílá ani nezaúčtuje.
Projdeme to na vašem měsíci
Nejlepší test je vzít jednoho svého klienta s paušálem a vícepracemi a projít celý měsíc od otevření konceptu po zaplacení. Ukázka trvá zhruba půl hodiny a nic vás nezavazuje.