Fakturace, u které nemusíte na konci měsíce nic dohánět
Koncept se otevře prvního dne v měsíci, vícepráce do něj přibývají samy a po schválení zákazníkem se faktura vystaví a odešle bez jediného kliknutí.
Faktury, banka i kontakty jsou v jednom systému s účetnictvím, bez limitu na počet dokladů i firem. Ceník a objednávka.
- Koncept se otevře sám 1. dne měsíce a vícepráce do něj přibývají
- Vícepráce schválí zákazník tlačítkem v e-mailu
- Upomínky odcházejí samy podle nastavených dní po splatnosti
- Víte, kdy zákazník fakturu otevřel díky web faktuře s trvalým odkazem
Co všechno fakturace umí
Všechny nástroje fakturace na jednom místě.
- Opakovaná fakturace Koncept se otevře 1. dne měsíce a po konci období se sám vystaví.
- Výkaz práce a materiálu Hodiny, sazby a množství jako druhá strana PDF.
- Schvalování víceprací Faktura s výkazem se vystaví až po schválení zákazníkem.
- Sledovací odkaz Zákazník vidí rozpracované hodiny a průběžnou částku.
- Web faktura Doklad, PDF a stav úhrady v prohlížeči bez přihlášení.
- Upomínky a úrok z prodlení Automatické upomínky a penalizační faktura podle NV č. 351/2013 Sb.
- AI import dokladů Z PDF nebo obrázku vznikne koncept, ISDOC se načte přímo.
- Ekonomika zakázky Výnosy, náklady a marže za celou akci.
- Reverse charge a OSS Režim pro fakturaci do EU se určí automaticky.
Jeden měsíc fakturace od začátku do zaplacení
Většina kroků proběhne bez vás. Ukážeme to na fakturaci za červen pro zákazníka s paušálem a nepravidelnými vícepracemi, což je nejčastější případ.
Koncept se otevře sám
- Systém založí koncept faktury s fixními položkami ze šablony
- Datum vystavení i DUZP jsou hned nastavené na konec období
- Koncept zůstane otevřený celý měsíc
- Klient nemusí nic zakládat ani si to pamatovat
Vícepráce a materiál přibývají
- Do výkazu práce se zapisuje datum, popis, hodiny a sazba
- Zvlášť výkaz materiálu - místo hodin množství a jednotka
- Zákazník má trvalý odkaz a vidí průběžný stav i částku
- Den předem přijde e-mailová připomínka, ať se nic nezapomene
Uzavře se, vystaví a odešle
- Systém koncept přepočítá včetně víceprací a uzavře
- Faktura nese datum a DUZP 30. 6., i když vznikla den poté
- Vystaví se, odešle klientovi a hned se otevře koncept na červenec
- Po splatnosti se upomínky rozjedou samy
Uzávěrka konceptu je schválně o den později
Kdyby se koncept uzavíral 30. 6. v noci, práce z posledního dne období by se do faktury nevešla. Právě poslední den se přitom často dopisuje zbývající práce. Uzávěrka proto běží den po konci období, ale doklad nese datum konce období. Daňově tedy sedí a zároveň zbývá čas dopsat práci z posledního dne.
- Výkaz je editovatelný jen u konceptu - po vystavení se do něj nesahá
- Když klient koncept vystaví ručně dřív, automat to pozná a jen posune rozvrh
- Popisky položek si samy doplní období -
Hosting 06/2026se v dalším měsíci nepřepíše kumulativně
Bez příkras: když automatické generování selže (typicky vypršelá sazba DPH nebo nekladná částka), šablona to zobrazí jako červený banner s poslední chybou. Fakturu ten měsíc pak musíte pustit ručně.
| Šablona | Perioda | Příští vystavení | Částka |
|---|---|---|---|
| Nováková s.r.o. Měsíčně | Měsíčně | 31. 7. 2026 | 4 235,00 |
| Havlík Trade a.s. Měsíčně | Měsíčně | 31. 7. 2026 | 12 100,00 |
| Bečvář stavby s.r.o. Měsíčně | Měsíčně | 31. 7. 2026 | 24 200,00 |
| Kopecká design s.r.o. Měsíčně | Měsíčně | 31. 7. 2026 | 18 150,00 |
| Urban Logistics s.r.o. Čtvrtletně | Čtvrtletně | 01. 10. 2026 | 18 150,00 |
Faktury se vystaví, odešlou, zaúčtují a spárují s platbou - bez zásahu.
Zákazník vícepráce odklikne - a faktura se vystaví sama
Fakturace za hodiny má jedno slabé místo: zákazník dostane fakturu a teprve pak se diví, co všechno se dělalo. Proto lze u zakázky zapnout, že faktura s výkazem nejde vystavit, dokud ji zákazník neschválí. Po schválení systém dokončí zbytek sám.
Od zápisu hodin k vystavené faktuře
Výkaz se přidává k hodinové položce faktury: datum, popis, hodiny a sazba, kterou lze u každého řádku přepsat. Součet hodiny × sazba se přenese do položky a rozpis se vytiskne jako druhá strana PDF - zákazník má fakturu i doložení v jednom souboru.
- Výkaz materiálu vedle výkazu práce - místo hodin množství a jednotka, s volitelnou sazbou DPH
- Hodinová sazba ze zakázky jako výchozí, u položky přepsatelná; změna sazby se dotkne jen nových položek
- Žádost o schválení odešle samostatné PDF jen výkazu a e-mail s tlačítkem Schválit vícepráce
- Po schválení se faktura vystaví (přidělí variabilní symbol, zafixuje snapshoty) a odešle standardní cestou
- Po zamítnutí zůstane konceptem s uloženým důvodem - výkaz upravíte a pošlete znovu
- Faktura bez výkazu schvalování přeskočí; pevný paušál nikdo potvrzovat nemusí
Schvalovací e-mail nemusí chodit tam, kam faktura. U klienta se nastavují e-mailové kontakty podle účelu - doklady na účtárnu, upomínky na odpovědnou osobu, schvalování na projektového manažera. Zakázka může mít navíc až tři vlastní fakturační e-maily a dá se určit, jestli se ke kontaktům klienta přidávají, nebo je nahrazují.
| Datum | Popis | Hod. | Sazba | Celkem |
|---|---|---|---|---|
| 03. 06. | Konzultace k migraci CRM | 2,00 | 1 500 | 3 000 |
| 04. 06. | Code review a nasazení hotfixu | 1,50 | 1 500 | 2 250 |
| 11. 06. | Úprava importu objednávek | 6,25 | 1 500 | 9 375 |
| 18. 06. | Ladění výkonu katalogu | 4,00 | 1 800 | 7 200 |
| 26. 06. | Školení obsluhy skladu | 3,00 | 1 200 | 3 600 |
| Σ | Celkem k vyúčtování | 56,00 | - | 84 000 |
Schvalovací cyklus
- ✓Odesláno ke schválení1. 7. 8:12 · na fakturační e-maily zakázky
- ✓Zákazník výkaz otevřel1. 7. 9:47 · veřejná stránka bez přihlášení
- !Vystavit zablokovánoFaktura nepůjde vystavit, dokud zákazník výkaz neschválí
- 3Po schválení se vystaví a odešle samaPřidělí variabilní symbol, zafixuje snapshoty, pošle PDF
Odkaz v e-mailu je jednorázový a chráněný CAPTCHOU. Zamítnutí vyžaduje důvod a faktura zůstane konceptem, takže výkaz jde upravit a poslat znovu.
Konec dotazů „na kolika hodinách jsme?“ v polovině měsíce
V detailu klienta i zakázky je tlačítko Poslat odkaz na sledování výkazu práce. Vytvoří trvalý odkaz, na kterém zákazník vidí vždy aktuálně rozpracované, dosud nevyfakturované výkazy - počet hodin i průběžnou částku.
- Odkaz na klienta ukáže všechny otevřené výkazy, odkaz na zakázku jen její
- Náhled je živý - vždy aktuální stav konceptů
- Rozesílá se s předvyplněnými příjemci a jde i zkopírovat ručně
- Vidíte čas posledního odeslání i posledního zobrazení
Odkaz bez účtu, ale s ověřením
Sledovací odkaz nevyžaduje účet v MyÚčtu, přesto je chráněný.
- Při prvním otevření zadá návštěvník e-mail a přijde mu jednorázový kód. Dalších 180 dní už systém kód nevyžaduje
- Povolené jsou jen e-maily klienta a zakázky - na stránce se zobrazují maskované
- Přihlášený uživatel vidí náhled rovnou
- Zneplatnit odkaz ho okamžitě vypne i pro už ověřené návštěvníky
Bez příkras: kdo má odkaz a přístup k některému povolenému e-mailu, výkaz uvidí. Když se dostane k nesprávné osobě, je potřeba ho zneplatnit - samo se to nepozná.
Fronta schvalování
Když běží schvalování na víc zakázkách, potřebujete jedno místo, kde je vidět, na koho se čeká. Obrazovka Schvalování sbírá všechny faktury, které prošly procesem schvalování.
- Přepínače Čeká / Schváleno / Zamítnuto včetně počtů
- Volba Jen po termínu - čeká se déle než pět dní
- Částka, datum žádosti, počet upomínek a důvod zamítnutí na řádku
- U neplatného odkazu se zobrazí stav Expirováno, nikoli zamítnutí
Fronta slouží jen jako přehled, sama nic neschvaluje ani nerozesílá. Nová žádost i ruční změna stavu se dělá v detailu faktury.
U klienta uvidíte, jestli se ta spolupráce vyplácí
Karta klienta se otevře na grafech obratu po měsících, po letech a po jednotlivých zakázkách. Hned vedle je, co zákazník dluží. Jinak byste to museli dohledávat exportem faktur do Excelu.
- IČO přes ARES, DIČ ověřené ve VIES, slovenský klient včetně národního daňového čísla
- Bankovní účty protistrany - ručně, z registru plátců DPH, nebo doplněné po potvrzeném spárování platby; u každého je vidět zdroj
- Vlastní číselná řada pro konkrétního klienta, výchozí měna, jazyk, splatnost i hodinová sazba
- Přenesení daňové povinnosti, spojená osoba podle § 36a ZDPH i výchozí kategorie tržby
- Archivace místo mazání - historie faktur a statistik zůstává
- Obrat ve více měnách se přepočítá a u součtu je přepočet vyznačený
Pod klientem stojí zakázky: vlastní hodinová sazba, měna a splatnost, číslo projektu a smlouvy do hlavičky faktury, rozpočet celkem, ročně i měsíčně s varováním při překročení, a stav Aktivní / Pozastavené / Uzavřené. Fakturovat se dá i bez zakázky - u jednorázové faktury je to jen zbytečná administrativa.
Obrat letos
983 400 Kčze 42 fakturObrat loni
1 204 850 Kčza celý rokNezaplaceno
96 800 Kč2 faktury, 1 po splatnostiObrat po měsících - tis. Kč
| Zakázka | Stav | Sazba | Obrat celkem |
|---|---|---|---|
| SLA a rozvoj webu | Aktivní | 1 500 Kč/h | 612 400 |
| Migrace CRM | Aktivní | 1 800 Kč/h | 284 900 |
| Retainer marketing | Pozastavené | 1 200 Kč/h | 96 000 |
| Redesign 2025 | Uzavřené | 1 400 Kč/h | 338 200 |
Obrat se dá číst po měsících, po letech i po zakázkách. Fakturuje-li klient ve více měnách, přepočet se přiznává, nemíchá se do jednoho čísla potichu.
Faktura, kterou zákazník otevře v prohlížeči - a vy víte, že ji otevřel
PDF v příloze se ztratí ve schránce. Každá vystavená faktura proto může mít trvalý veřejný odkaz, na kterém si ji zákazník bez přihlášení prohlédne v prohlížeči, stáhne PDF i přílohy a vidí živý stav úhrady. Odkaz se do e-mailu vkládá sám.
Web faktura
Stránka ukazuje totéž co PDF - dodavatele, odběratele, položky, rozpad DPH, platební údaje s QR kódem. Odkaz nese 48znakový token, takže ho nelze uhodnout; při úniku vygenerujete nový a starý okamžitě přestane platit.
Zobrazeno klientem
První anonymní návštěva se zapíše a na faktuře se objeví odznak Zobrazeno klientem s časem posledního zobrazení i stažení PDF. Váš vlastní náhled se nezapočítává.
Historie PDF
Každá verze PDF zůstane uložená spolu s důvodem vzniku: vystavení, úprava, změna výkazu nebo změna bankovních údajů. U každé odeslané verze je navíc uveden příjemce. Odeslané PDF se nikdy nemaže.
Automatické upomínky
Upomínky běží na pozadí. Nastavíte počet dní po splatnosti i minimální odstup mezi dvěma upomínkami stejné faktury. Ruční i hromadnou upomínku lze odeslat kdykoli, automatické upomínky můžete vypnout u klienta i u jedné faktury.
Úrok z prodlení
Když upomínky nepomohly, vznikne penalizační faktura podle NV č. 351/2013 Sb. - repo sazba ČNB fixovaná ke vzniku prodlení + 8 p. b. Navazující penalizace počítá jen dosud nevyúčtované dny, takže nevznikne dvojí nárok.
Odeslané e-maily
Přehled všeho, co aplikace rozeslala - faktury, upomínky, žádosti o schválení, poděkování za platbu. Včetně toho, co se odeslat nepodařilo, s textem chyby a filtrem Neodesláno.
Hromadné akce pro měsíc, který se opakuje
Kdo nechce plnou automatizaci, zvládne měsíční kolo za pár minut ručně: označit loňské nebo minulé faktury, Vystavit znovu (vzniknou koncepty s automaticky posunutým měsícem v popiscích), projít, vystavit a odeslat. Klony vždy vzniknou jako koncepty - schválně, aby se omylem neodeslalo něco nedokončeného.
- Hromadné odeslání, označení zaplacené, upomínka a zaúčtování do deníku
- Stažení PDF v ZIPu nebo sloučené do jednoho souboru, volitelně elektronicky podepsaného
- Export ISDOC a Pohoda XML pro odběratele, který chce data
- Ikony nad seznamem přepínají filtr - zaplacené, čekající, po splatnosti, upomínkované
- Zálohová faktura → daňový doklad k platbě → vyúčtování jako propojený cyklus
- Storno nebo dobropis místo editace vystaveného dokladu; snapshoty klienta a banky se nemění
Bez příkras: „Odesláno“ znamená, že e-mail převzal SMTP server. Doručení do schránky ani výsledek kontroly spamu u příjemce sledovat nejde.
| Číslo | Klient | K úhradě | Dní po | Stav upomínání |
|---|---|---|---|---|
| 2606015 | Nováková s.r.o. 2× upomínka | 153 670,00 | 23 | 2× upomínka |
| 2605042 | Havlík Trade a.s. 1× upomínka | 48 400,00 | 11 | 1× upomínka |
| 2606008 | Bečvář stavby s.r.o. cooldown 14 dní | 96 800,00 | 4 | cooldown 14 dní |
| 2606011 | Kopecká design pod prahem | 18 150,00 | 2 | pod prahem |
| 2605037 | Urban Logistics penalizace | 31 460,00 | 38 | penalizace |
Upomínku dostane jen faktura přes nastavený práh a po uplynutí cooldownu. Přeskočení není chyba - v přehledu odeslaných e-mailů se proto jako selhání neobjeví.
Doklad přetáhnete do okna a zbytek dopíše AI
Přijaté i vydané faktury jde importovat z PDF nebo obrázku. Pokud soubor obsahuje platný ISDOC, systém použije strukturovaná data a AI vůbec nevolá - je to přesnější i levnější. Teprve když data chybí, nastoupí AI extrakce a z dokladu vytěží odběratele, data, měnu, platební údaje i položky.
- Vždy vznikne jen koncept - import fakturu nevystaví, neodešle ani nezaúčtuje
- Kontrola součtů po extrakci: když se součet řádků liší od základu daně o víc než 2 %, doklad se označí Ke kontrole a žlutě zvýrazní
- Duplicita se pozná - ISDOC se stejným variabilním symbolem se označí jako duplicita a druhá faktura nevznikne
- Dávkový import přetažením více souborů; zpracovává se po jednom, u každého vlastní výsledek a odkaz na koncept
- Přenesení daňové povinnosti ze zahraničí a dodavatel neplátce se rozpoznají automaticky
- Výběr poskytovatele AI včetně EU rezidence dat; u každého importu je vidět zdroj, model a region
Bez příkras: AI se u složitých vícesloupcových servisních faktur umí netrefit. Když se součet rozejde extrémně, systém nechá popisy řádků, vynuluje množství a ceny a přidá korekční řádek - takže součet sedí a je vidět, co dopsat. Doklad pak musí zkontrolovat člověk.
| Soubor | Zdroj | Poznámka | Koncept |
|---|---|---|---|
| Faktura_2026_0184.isdocx | ISDOC | bez volání AI | 2607021 |
| sluzby-cerven.pdf | AI | Sonnet · EU | 2607022 |
| servis-multicol.pdf | AI | součet o 3,4 % jinak | Ke kontrole |
| FV-2026-0184.isdoc | Duplicita | stejný var. symbol | Neimportováno |
Je-li v souboru platný ISDOC, AI se vůbec nevolá. Import vždy končí konceptem - nevystavuje, neodesílá ani nezaúčtuje.
U zakázky uvidíte, kolik vám z ní zbylo
K zakázce přiřadíte vedle výnosů i náklady. Z jejich rozdílu je vidět, jestli se vyplatila.
Ekonomika zakázky: výnosy, náklady, marže
Jedna akce může mít několik odběratelů i několik dodavatelů - hotel, dopravu, vstupenky. Výsledkem je jedno číslo za celou akci.
- Náklady přiřadíte z přijaté faktury i z pokladního dokladu, hromadně i u dokladů, které už jsou zaúčtované
- Filtr „Bez zakázky“ najde doklady, které do ekonomiky nikdo nezařadil
- V podvojném účetnictví se počítá z deníku (5xx proti 6xx), takže to sedí na výsledovku a správně počítá dobropisy i storna
Nezaúčtovaný doklad se do součtu nezapočítá - aplikace na to upozorní přímo u zakázky.
Fakturujete do EU? Zařazení se odvodí samo
Reverse charge i režim OSS se určují automaticky ve všech kanálech - v editoru, při importu, u pravidelné fakturace i přes API. Ruční označování řádků odpadá.
- Ověření DIČ přes VIES jedním tlačítkem; bez platného VAT ID partner na reverse charge nárok nemá
- Zákonná poznámka do PDF podle § 92a, u zahraničního klienta podle čl. 196 směrnice, plus vykázání v souhrnném hlášení
- Hlídání prahu 10 000 EUR s rozpadem po státech; hlásí už od 80 % vyčerpání
- Sazba se bere z číselníku členských států; neznámá sazba se nikdy nevykáže jako tuzemské plnění
MyÚčto vede jen režim EU. Režim mimo EU ani dovozní IOSS nepodporuje. OSS přiznání se podává v aplikaci MOSS/OSS Daňového portálu, ne obecnou cestou EPO.
Historii z iDokladu nebo Fakturoidu si stáhnete přes API
MyÚčto se připojí přímo ke zdroji a natáhne kontakty, vydané i přijaté faktury, dobropisy, účtenky a bankovní pohyby po rocích.
- Náhled nanečisto nejdřív spočítá, kolik záznamů vznikne a kolik se přeskočí - a proč
- Platební stav se přebírá ze zdroje. Na historické faktury tak nezačnou odcházet upomínky
- Druhý import téhož období nic nezduplikuje - každý záznam si nese původní identifikátor
PDF pro dlouhodobou archivaci, ověřené validátorem
Všechny doklady se generují v PDF/A‑3b (ISO 19005‑3): faktury, přijaté faktury, výkazy práce, kniha DPH i kniha jízd. Výstup je validovaný referenčním validátorem veraPDF ve všech variantách - s logem v RGB i CMYK, podepsané i nepodepsané.
- Fonty jsou vložené v souboru, takže text jde vyhledávat a kopírovat a dokument se vykreslí všude stejně
- Strukturovaná data faktury jsou vložená přímo v PDF jako ISDOC - odběratel dostane čitelný doklad i strojová data v jednom souboru
- Elektronický podpis archivní konformitu zachová
- QR platba ve formátu SPAYD pro CZK a SEPA EPC pro EUR
Projdeme to na vašem měsíci
Nejlepší test je vzít jednoho svého zákazníka s paušálem a vícepracemi a projít celý měsíc od otevření konceptu po zaplacení. Ukázka trvá zhruba půl hodiny a nic vás nezavazuje.
Ukázku nepotřebujete? Ceník a objednávka.