Účetnictví se často pořádá ve dvou vlnách. V první vznikají doklady, bankovní pohyby a dotazy klientů. V druhé, obvykle těsně před termínem, se všechno přenese k účetní. Mezi nimi bývá e-mail, několik sdílených složek a telefonát s otázkou, zda už dorazila ta jedna faktura. Systém pak není společným pracovním místem. Je jen místem, kam se výsledek práce nakonec přepíše.
MyÚčto vzniklo pro opačný postup. Doklad patří do systému ve chvíli, kdy vznikne nebo přijde. Klient ho nahraje, účetní vidí jeho stav a pravidlo ho může zařadit tam, kam podle nastavení patří. Všichni se dívají na stejnou informaci, každý ale jen v rozsahu své role.
Klient nemá čekat, až mu účetní pošle čísla
Majitel firmy potřebuje vědět, jestli má zaplacené faktury, co mu chybí a jak se vyvíjí hospodaření. Ne až po uzávěrce. V klientském portálu si vystaví fakturu, přiloží přijatý doklad nebo otevře seznam položek, které účetní ještě potřebuje. Nevidí účetní deník, nastavení banky ani cizí firmy kanceláře. Vidí práci, která je jeho.
Účetní na stejné firmě neztrácí čas hledáním příloh. Má u dokladu původní soubor, údaje vytěžené z PDF, návrh zaúčtování i návaznost na platbu. Když něco chybí, nevznikne obecný e-mail „pošlete doklady“. Vznikne konkrétní požadavek v kontextu dané firmy a období.
Průběžná práce mění konec měsíce
Konec měsíce nezmizí. Pořád se kontroluje DPH, saldokonto, bankovní pohyby a uzávěrkové kroky. Rozdíl je v tom, že tento den už neslouží k rozbalování hromady příloh. Fronta obsahuje jen položky, které potřebují účetní úsudek: neznámého dodavatele, rozdílnou částku, doklad bez vazby nebo neobvyklé DPH.
MyÚčto proto řadí firmám práci podle naléhavosti. U každé je vidět počet nezaúčtovaných dokladů, nespárovaných plateb a blížící se termín. Účetní kancelář tak nemusí otevírat firmy jednu po druhé jen proto, aby zjistila, kde hoří termín.
Automatizace má mít hranice
Slovo automatizace se v účetnictví používá až příliš volně. Někdy znamená jen předvyplněné pole, jindy slib, že se „všechno zaúčtuje samo“. MyÚčto dělá konkrétní věci: podle pravidla rozpozná bankovní poplatek, opakovaný náklad nebo jednoznačnou úhradu. Pravidlo má podmínky a limity, které si nastaví účetní. Nejasná položka se nezaúčtuje potichu. Zůstane ve frontě s důvodem.
Stejné pravidlo platí pro AI. Umí z přečteného dokladu navrhnout údaje a odpovědět na otázku nad daty, ke kterým má oprávnění. Nemá právo za člověka schválit účetní zápis. To není omezení pro efekt. Je to rozdíl mezi užitečným návrhem a krokem, který by bez kontroly mohl změnit účetnictví firmy.
AI jako rozhraní pro otázky, ne jako černá skříňka
Účetní se může ptát na položky, které má před sebou: proč je doklad ve frontě, co se změnilo proti minulému měsíci nebo které firmy čekají na podklad. Klient se může přes AI asistenta připojeného k MyÚčtu zeptat na své faktury nebo připravit běžný úkol. Oprávnění přitom nezmizí jen proto, že se otázka napsala přirozeným jazykem. Asistent pracuje přes stejné role jako aplikace.
Tohle je podstatné hlavně pro kanceláře, které pracují s mnoha firmami. Rychlejší orientace nemůže znamenat, že se data jedné firmy omylem objeví u druhé. MyÚčto drží firmy odděleně a účetní vidí jen firmy, které spravuje.
Program má být použitelný dnes i za několik let
MyÚčto navazuje na MyInvoice. Základní funkce původního systému zůstávají dostupné zdarma. Kdo potřebuje podvojné účetnictví, uzávěrku, majetek, sklad nebo EPO, zapne si účetní nadstavbu. Rozhodnutí o licenci tak nemění vlastnictví vašich dat ani vás nezamkne do slepé uličky.
Systém lze provozovat v cloudu, na Azure i na vlastním serveru. Pro kancelář to znamená reálnou volbu podle toho, jak má nastavenou infrastrukturu a práci s daty. Pro klienta to znamená, že účetnictví není rukojmím jednoho počítače v kanceláři.
Nejlepší způsob, jak si rozdíl ověřit, není další prezentace. Otevřete živé demo MyÚčta, přepněte se do pohledu účetní a potom do pohledu klienta. Uvidíte, které informace patří komu a co se stane s dokladem od nahrání až po zaúčtování.
Jedna firma, jeden souvislý příběh
V běžné kanceláři se informace o firmě rozpadnou rychle. Faktura je v e-mailu, úhrada v bance, poznámka v chatu a důvod zvláštního zaúčtování v hlavě kolegyně, která má právě dovolenou. MyÚčto drží tyto souvislosti u stejné firmy a stejného dokladu. Z účtu v hlavní knize se prokliknete na zápis, ze zápisu na fakturu a z faktury na originální přílohu. Když klient dodatečně doplní podklad, je vidět i tento krok.
Takový detail není ozdoba uživatelského rozhraní. Pomáhá při zastupování v týmu, při měsíční kontrole i při otázce, která přijde po několika měsících. Účetní nemusí dokazovat, že si něco pamatuje. Vidí stopu práce přímo u záznamu.
Účetní kancelář může pracovat jako tým
Když má kancelář několik desítek firem, potřebuje rozdělit práci bez toho, aby každá kolegyně vedla vlastní seznamy. MyÚčto pracuje s rolemi a přiřazením firem. Vedoucí účetní má přehled, která firma čeká na doklady a kde se blíží termín. Kolega, který firmu zastupuje, otevře stejnou agendu a vidí dosavadní postup. Klient přitom dál pracuje pouze se svou částí portálu.
Takové uspořádání se hodí i pro rostoucí firmu. Majitel může mít přístup k vlastnímu přehledu, člověk z obchodního týmu připravuje faktury a účetní zpracuje účetní část. Každý má své oprávnění a jeden systém místo několika exportů posílaných sem a tam.
Začněte tam, kde vás práce bolí nejvíc
Není nutné měnit celý proces během jednoho týdne. Někdo začne klientským portálem pro přijaté doklady. Jiná kancelář nejdřív nastaví banku a pravidla pro pravidelné pohyby. Další si vezme jednu firmu, u které chce mít průběžný přehled před dalším přiznáním k DPH. Důležité je mít první konkrétní postup, který zůstane v systému a dá se zopakovat.
Právě tady se ukáže rozdíl mezi programem, který eviduje hotovou práci, a programem, který ji pomáhá dělat. MyÚčto má účetní uvolnit ruce pro kontrolu, metodiku a komunikaci s klientem. Rutinní přesuny dat musí zvládnout bez toho, aby o nich tým každý měsíc znovu přemýšlel.
Přehled má být připravený dřív než otázka
Majitel se nemusí nejdřív rozhodnout, jaký report si má vyžádat. Otevře si přehled firmy a vidí tržby, náklady, zisk, nezaplacené faktury i doklady, které čekají na zpracování. Účetní vedle toho vidí účetní souvislosti a pracovní frontu. Oba pracují nad stejnou firmou, ale každý má pohled přiměřený své roli.
Tím se mění i komunikace. Místo posílání exportu na konci měsíce se účetní může bavit o konkrétní věci, která je vidět už teď: o faktuře po splatnosti, chybějícím podkladu nebo vývoji nákladů. Systém nepřidává další reportovací povinnost. Dává lidem stejné aktuální výchozí informace.