Každý měsíc stejné faktury: správa webu, nájem, servisní paušál, účetní služby nebo předplatné. Jejich ruční vystavení nezabere jednotlivě mnoho času, ale přináší stále stejnou drobnou práci. Otevřít minulý doklad, změnit datum, zkontrolovat cenu, odeslat, dohledat, zda se nic nezapomnělo. Opakované fakturace mají tento kolotoč převzít, ne skrýt.
V MyÚčtu vychází pravidelná fakturace ze šablony. Ta obsahuje odběratele, položky, cenu, splatnost i interval. Systém podle ní ve správný čas připraví nový doklad. Člověk se pak věnuje tomu, co se mění: úpravě rozsahu služby, nové ceně nebo neobvyklému požadavku odběratele.
Šablona není kopie staré faktury
Kopírování minulého dokladu je rychlé jen do chvíle, než se v něm něco změní. Šablona má jasně pojmenovat, co se opakuje a za jakých podmínek. Může jít o měsíční servis, čtvrtletní licenci nebo roční pronájem. U každé šablony je vidět další termín a stav vygenerovaného dokladu, takže se nehledá mezi desítkami starších faktur.
Důležité je oddělit tvorbu a odeslání. Některé firmy chtějí pravidelné faktury posílat automaticky, jiné potřebují před odesláním zkontrolovat částku nebo období. Oba postupy jsou legitimní. Rozhodnutí má odpovídat tomu, jak stabilní je smlouva a kdo za komunikaci s odběratelem odpovídá.
Co si nastavit před prvním během
Začněte seznamem služeb, které mají skutečně pevný režim. U každé ověřte cenu bez a s DPH, datum prvního vystavení, splatnost, kontaktní e-mail a to, zda se má doklad pouze připravit, nebo rovnou odeslat. Právě tady se vyplatí pár minut pečlivosti. Předejdete tomu, že šablona pošle správnou fakturu na špatný kontakt.
Pokud se cena mění podle počtu uživatelů, skutečně odpracovaných hodin nebo spotřeby, není nutné z automatizace dělat složitou výjimku. Šablona může sloužit jako výchozí návrh a člověk doplní proměnnou položku. Pravidelný proces pak stále šetří práci, aniž by předstíral, že všechny smlouvy jsou stejné.
Jak se šetří práce v praxi
Největší přínos není jen v samotném vytvoření dokladu. Přehled šablon ukáže, které faktury čekají na další termín, které už vznikly a které se nepodařilo odeslat. Obchodník proto nemusí vést bokem vlastní tabulku a účetní nemusí na konci měsíce hledat, zda chybí jeden pravidelný doklad.
Na pravidelnou fakturaci navazuje i párování plateb a práce s upomínkami. Jakmile je faktura v systému vytvořená správně, má jednoznačné číslo, splatnost i vazbu na odběratele. Bankovní pohyb se pak má s čím spojit a případné zpoždění platby se neřeší podle ručně udržovaného seznamu.
Průběžná kontrola drží šablony v kondici
Smlouvy se mění. Přibude služba, upraví se sazba, odběratel změní kontakt nebo se spolupráce ukončí. Šablony proto nejsou jednorázové nastavení na věky. Jednou za čas je projděte stejně jako ostatní obchodní podklady. Zrušená šablona nemá dál vytvářet koncepty, nová cena se má promítnout před dalším termínem.
Nejlepší začátek bývá u několika nejstabilnějších služeb. Po prvním měsíci uvidíte, co potřebuje doplnit a kde automatizace funguje bez zásahu. Teprve potom přidejte složitější případy. Rutina zmizí postupně, ale faktury zůstávají pod kontrolou od zadání až po úhradu.