Účetní nepotřebuje, aby klient uměl pracovat s účetním deníkem. Potřebuje, aby včas dodal doklad, odpověděl na konkrétní otázku a měl přehled o tom, co zbývá. Když se to řeší přes e-mail, přílohy se ztrácejí, odpovědi chodí bez kontextu a na konci měsíce se znovu hledá, co už vlastně dorazilo.
Klientský portál v MyÚčtu dává klientovi jednoduché pracovní místo. Nahraje fakturu nebo účtenku, vidí otevřené požadavky od účetní a může reagovat přímo u daného dokladu. Nepotřebuje přístup k celé účetní agendě. Vidí jen to, co má skutečně vyřídit.
Doklad se neztratí mezi přílohami
Klient může vložit PDF, ISDOC nebo fotografii účtenky. Dokument se uloží k firmě a účetní ho vidí v pracovní frontě. Není nutné pátrat v poště, zda už něco přišlo, ani posílat další kopii přílohy kolegovi. U každého dokladu zůstává stav: přijatý, čeká na doplnění, zkontrolovaný nebo zaúčtovaný.
Tohle usnadňuje i běžnou komunikaci. Když účetní potřebuje vysvětlit účel výdaje, napíše požadavek přímo k účtence. Klient otevře stejný dokument a doplní odpověď tam, kde ji účetní očekává. Všichni pracují nad jedním podkladem.
Klient má vidět pouze smysluplné úkoly
Přístup do portálu nemá klienta zahltit seznamem účetních kroků. Úkol má být napsaný jeho jazykem: nahrát chybějící fakturu, uvést účel cesty, zkontrolovat kontaktní e-mail nebo potvrdit, zda šlo o firemní nákup. Účetní pravidla a zaúčtování zůstávají tam, kde mají být - u účetní kanceláře.
Jasné úkoly jsou výhodné i pro účetního. Nemusí si vést vedlejší seznam rozeslaných dotazů. Vidí, co čeká na klienta, co už bylo doplněno a které věci vyžadují připomenutí. Při zastupování se druhý člověk rychle zorientuje bez čtení celé historie e-mailů.
Průběžná práce je snazší pro obě strany
Klient obvykle ví, co účtenka znamenala, v den, kdy ji pořídil. O měsíc později už si často nevzpomene. Když doklad nahraje hned a účetní se ozve s konkrétním dotazem včas, odpověď je rychlejší a přesnější. Uzávěrka pak není hon za minulostí, ale kontrola věcí, které už mají své místo.
Portál se hodí i pro firmy, kde doklady dodává více lidí. Každý může vložit svou přílohu, ale účetní stále vidí jednu společnou frontu. Pověřený člověk ve firmě pak dostane přehled otevřených požadavků, aniž by musel přeposílat cizí e-maily a přílohy.
Začněte jedním jednoduchým zvykem
Nejlepší první pravidlo bývá prosté: každý doklad hned do portálu, ne do e-mailu. Potom přidejte konkrétní požadavky a průběžnou kontrolu. Klientovi předem řekněte, co od portálu čekat a co naopak nemusí řešit. Získáte přirozený návyk místo dalšího složitého procesu.
Výsledkem není méně komunikace. Je to komunikace, která neztrácí podklady a která se dá vyřídit ve chvíli, kdy dává oběma stranám smysl.