Účetní kancelář nemá být překladiště e-mailových příloh. Přesto tak práce v mnoha firmách vypadá: klient pošle pět faktur, za týden další tři, potom fotku účtenky a nakonec otázku, jestli něco nechybí. Účetní musí nejdřív zjistit, co vlastně dostal, a teprve potom může řešit účetnictví.
Klientský portál MyÚčta dává klientovi jednoduché pracovní místo. Neotevírá mu účetní systém v celé šíři. Nabízí mu jen to, co potřebuje pro svou část práce: vydané a přijaté doklady, kontakty, seznam chybějících podkladů a nápovědu.
Doklad patří rovnou k firmě a období
Klient nahraje přijatou fakturu do své firmy. Účetní ji hned vidí v agendě, ne ve společné schránce. U souboru je jasné, kdo jej vložil, kdy se to stalo a v jakém je stavu. Pokud se z PDF vytěží údaje, účetní je zkontroluje vedle originálu. Nemusí dohledávat, který soubor z e-mailu byl ten správný.
Stejným způsobem klient vystaví fakturu. Vyplní partnera a položky, systém připraví doklad a účetní má jeho návaznost v účetnictví. Klient tedy nemusí znát účty, předkontace ani pravidla DPH. Dává do systému obchodní informaci, za její účetní zpracování odpovídá účetní.
Chybějící doklady mají být konkrétní
Obecná prosba o doklady téměř vždy vyvolá další kolo zpráv. „Za jaké období? Jaké doklady? Vždyť jsem něco posílal.“ MyÚčto místo toho umožní pracovat se seznamem konkrétních chybějících podkladů. Klient vidí, co má dodat. Účetní vidí, zda už položka přišla a co s ní udělal.
To je důležité i pro pravidelnost. Když klient otevře systém během měsíce a uvidí dvě konkrétní položky, vyřeší je snáz než velký požadavek poslední pracovní den před DPH. Účetní získá čas na kontrolu místo dohánění podkladů.
Klient vidí vlastní přehled, účetní drží odbornou část
Role klienta má omezené menu a omezená oprávnění. Nevidí účetní deník, sestavy, banku ani nastavení kanceláře. Nemůže se k nim dostat jen tím, že upraví adresu v prohlížeči. Oprávnění kontroluje aplikace i rozhraní, které pracuje s daty.
Účetní naopak může doklad zaúčtovat, vrátit k doplnění nebo spojit s platbou. Jakmile je doklad zpracovaný, klient do jeho účetní části nezasahuje. To snižuje zmatek, protože každý ví, kterou část má udělat právě on.
Jak klientovi změnu vysvětlit
Nezačínejte větou „odteď prosím používejte nový systém“. Ukažte mu jeden konkrétní postup. Přijde faktura e-mailem: přetáhne ji do Přijatých dokladů. Vystavuje fakturu: vytvoří ji v portálu místo šablony ve Wordu. Něco chybí: otevře seznam požadavků, kde je přesně vidět, co dodat.
Pro prvních několik týdnů se vyplatí vybrat jen tyto dva nebo tři návyky. Až potom přidávejte další funkce. Klient má pocit, že mu práce ubývá, ne že dostal další administrativu. Účetní kancelář naopak vidí, že podklady přicházejí jednotně a včas.
Vyzkoušejte si obě strany
V živém demo MyÚčta se můžete podívat do pohledu účetní i klienta. Projděte stejný doklad z obou stran: klient jej vloží, účetní jej zkontroluje a zařadí do další práce. Podrobný návod k portálu najdete také v manuálu.
Účetní dostává informace, ne jen soubory
Soubor bez kontextu nutí účetní hádat. Je to nový náklad, úhrada zálohy, doklad k zakázce nebo oprava starší faktury? Klientský portál vede klienta k tomu, aby doklad vložil do správné agendy. Účetní pak nemusí první hodinu věnovat třídění příloh. Může se podívat na obsah a rozhodnout, jak jej zpracovat.
Když je potřeba něco doplnit, vrátí se otázka ke konkrétnímu záznamu. Klient nemusí hledat, o kterou přílohu šlo. Otevře položku, doplní chybějící informaci nebo nahraje správný soubor. Komunikace zůstane vedle dokladu a neztratí se v dlouhém vláknu pošty.
Pravidelnost se učí na malých krocích
Klientovi nepomůže dlouhý návod na celé účetnictví. Pomůže mu jednoduchá dohoda: faktury z tohoto týdne vložte do pátku, účtenku vyfoťte hned po nákupu, odpovězte na položku, kterou účetní označil jako neúplnou. Tyto kroky se lépe stanou rutinou než jednorázový „úklid“ dokladů před termínem.
Účetní kancelář si pro nové klienty může připravit krátký úvodní postup a projít jej na prvním setkání. Nechte klienta vložit jeden přijatý doklad a vystavit jednu fakturu přímo před vámi. Za pět minut pochopí svou část práce lépe než po přečtení dlouhého e-mailu. Další funkce přidávejte podle toho, co firma opravdu používá.
Přístup znamená odpovědnost, ne jen pohodlí
Účetní data jsou citlivá. Klient proto vidí jen vlastní firmu a vlastní omezené rozhraní. Nemůže otevřít data jiné firmy kanceláře ani účetní agendy, které nepotřebuje. Účetní naopak vidí celou cestu dokladu od vložení po zaúčtování a může dohledat, kdo s ním pracoval.
Takové rozdělení zároveň chrání klienta před nechtěnou úpravou hotové účetní práce. Jakmile účetní doklad zpracuje, klient ho nepřepíše jen proto, že si všiml překlepu. Může dodat správný podklad nebo napsat dotaz. Účetní potom provede změnu postupem, který zůstane dohledatelný.
Co získá klient hned první měsíc
Klient přestane přemýšlet, na kterou e-mailovou adresu poslat fakturu a zda příloha prošla. Po vložení ji vidí ve své agendě. Když účetní potřebuje něco doplnit, požadavek najde na stejném místě. Má tak průběžný přehled bez čekání na měsíční souhrn a účetní se nemusí opakovaně vracet k otázce, jestli dokument dorazil.
Pro firmu s více lidmi je užitečné i to, že do portálu může vstupovat člověk, který doklady skutečně pořizuje. Majitel nemusí přeposílat každou účtenku z telefonu a účetní nemusí řešit, komu v organizaci připomenout chybějící podklad. Práce se rozdělí podle reality firmy, ale účetní kontrola zůstane na jednom místě.
Pořádek pro obě strany
Dobře připravené podklady nejsou služba, kterou klient dělá účetní kanceláři z laskavosti. Jsou to data, podle nichž se firma rozhoduje a plní své povinnosti. Když jsou ve správný čas na správném místě, účetní může dodat lepší přehled a klient dostane odpověď dřív. MyÚčto pomáhá, aby tato spolupráce měla jednoduchý, opakovatelný rytmus.
Od vložení k rozhodnutí bez slepých míst
Klient vloží doklad, účetní jej převezme a systém u obou ukáže odpovídající stav. Pokud je vše v pořádku, doklad pokračuje do zpracování. Pokud něco chybí, vrací se konkrétní požadavek. Klient vidí, že je potřeba doplnit účel cesty nebo správný soubor, ne jen neurčité „ozvěte se účetní“.
Výsledek je klidnější průběh celého měsíce. Klient ví, co má udělat, a účetní ví, co ještě čeká. Jakmile se z dokladů stane průběžná práce místo jednorázového balíku, může kancelář věnovat více času kontrole a méně času dohledávání.