Přijatá faktura může přijít jako PDF z e-mailu, ISDOC z jiného systému nebo fotka účtenky z telefonu. V každém případě účetní potřebuje stejný základ: kdo doklad vystavil, jaké má číslo, datum, částku, sazbu DPH a případně co na něm chybí. Ruční přepis těchto údajů je přesný jen tak dlouho, dokud na něj zbývá čas a pozornost.
AI vytěžování v MyÚčtu připraví údaje z dokumentu do návrhu. U strukturovaného ISDOCu se nejprve použijí data, která soubor už obsahuje. U PDF nebo fotografie AI rozpozná text a označí nejistá místa. Účetní nepracuje s výsledkem naslepo: porovnává vyplněná pole s originálem uloženým u stejného dokladu.
Originál je pořád zdroj pravdy
Vytěžení není převod dokumentu na neomylnou databázi. Je to zkratka k prvnímu návrhu. Při čitelné faktuře může systém připravit dodavatele, číslo, data, částky a položky. Pokud je na účtence rozmazané datum nebo součet nesouhlasí, musí se to projevit ve stavu dokladu. Účetní pak ví, že nemá pokračovat bez kontroly.
Právě proto je důležité mít originál vždy po ruce. Jedním kliknutím se otevře PDF nebo obrázek, vedle kterého jsou vytěžená pole. Není nutné dohledávat přílohu v e-mailu a přemýšlet, zda jde o stejnou verzi. Při kontrole DPH, auditu i běžném dotazu klienta zůstává vazba mezi číslem a dokladem zachovaná.
ISDOC a AI se doplňují
Strukturovaný doklad není potřeba znovu číst jako obrázek. Když dodavatel pošle platný ISDOC, MyÚčto použije jeho pole přímo. AI se hodí tam, kde struktura chybí: u PDF, skenu nebo fotografie. Tento rozdíl je praktický i z hlediska kontroly - účetní ví, zda hodnoty přišly přímo od dodavatele, nebo byly rozpoznány z dokumentu.
U obou variant následuje stejná účetní práce. Systém může porovnat dodavatele s existující evidencí, nabídnout dříve používanou předkontaci nebo upozornit na neobvyklou částku. Neuzavírá tím však otázku, zda náklad patří do daného období nebo zda má firma k výdaji potřebné podklady.
Co dělat s neúplným dokladem
Ne každá účtenka obsahuje vše, co účetní potřebuje. Může chybět účel cesty, středisko, vazba na zakázku nebo samotný doklad k platbě z banky. Místo neurčitého e-mailu může MyÚčto připravit konkrétní požadavek pro klienta. Ten vidí, který soubor je potřeba doplnit a na co přesně odpovědět.
Tento postup je užitečný i pro klienta. Nemusí vědět, jak se doklad účtuje, ani kam ho účetní zařadí. Stačí mu nahrát originál a dodat informaci, kterou jako jediný zná. Účetní dostane odpověď přímo k dokumentu, ne v dlouhém vlákně odděleném od podkladů.
Začněte s rozumným nastavením kontroly
První týdny se vyplatí projít každý návrh. Ne proto, že by AI neměla smysl, ale proto, že si ověříte kvalitu dodavatelských dokumentů a nastavíte, na co upozorňovat. U známých formátů bude práce rychlá. U komplikovaných víceřádkových faktur nebo špatně čitelných účtenek uvidíte, kde má zůstat ruční kontrola.
Cílem není protlačit každou přílohu bez dotazu. Cílem je, aby účetní nezačínal opisováním. Když má před sebou návrh, originál a jasně označené výjimky, může se rychleji soustředit na účetní souvislosti, které žádný skener nezná.